Точний облік робочого часу водіїв – це основний елемент ефективного функціонування транспортних компаній. Але, найчастіше, власники компаній ним нехтують. У статті ми розберемо 5 основних помилок, які здійснюють не тільки особи, призначені для ведення обліку, але і бухгалтери, власники компаній і самі водії.
Причин, через які здійснюють помилки, багато. Головними, залишаються відсутність знань і небажання заглиблюватися в закони. В результаті, при прийнятті рішень, люди, часто, притримуються більш ранньої версії чинного законодавства, або на чутках. Популярне “я чув, що …” приймає форму істини. Втрачають на цьому усі: водії, власники підприємств і галузь, в цілому.
Помилка 1: Відрядження, оплата проживання і відрядних? До перевезень по країні це не відноситься
Іноді можна почути з вуст представників галузі такі слова: “відрядження стосуються тільки поїздок за кордон”. Адже дехто вважає, що перевезення товарів по країні не вимагає ведення обліку робочого часу, розрахунку витрат на відрядження та оплати нічлігів.
Це істотне перекручування чинного трудового законодавства. Наведемо приклад: якщо головний офіс компанії X знаходиться в Києві, а водій їде за товаром до Львова, то це регулюється положеннями про обов’язки розрахунку, зокрема, на відрядження, в ситуації, коли він перебуває за межами компанії довше, ніж 8 годин.
Помилка 2: Порушення? Навіщо мені про них знати?
Багато компаній, по абсолютно невідомих причинах, не аналізують порушення, допущені їхніми водіями.
Подібне ставлення є вкрай недалекоглядним і, в цілому, не дуже вигідним для компанії. Більш того, відсутність контролю над водіями призводить до того, що і вони самі не звертають уваги на свої порушення і перестають слідкувати за тим, щоб їх не допускати.
На щастя, вже придумано і винайдено велику кількість різних інструментів, які дозволять Вам тримати руку на пульсі і не залишитися в незнанні. Часто трапляється так, що помилки, які роблять співробітники, ними ігноруються, але через незнання, а не спеціально.
Зростаючі таким чином проблеми, врешті-решт, дадуть про себе знати в самий невідповідний момент, щоб цього уникнути досить просто систематично перевіряти роботу водіїв. Якщо у Вас немає досвіду, необхідних знань або бажання цим займатися, Ви можете доручити це компаніям, які займаються веденням обліку робочого часу. Вони повинні вказувати порушення і точно їх описувати.
Помилка 3: Не точний час перетину кордонів. Адже декілька годин нічого не значать
Порядок в таких записах, всупереч загальній думці, має дуже велике значення.
Уявіть собі таку ситуацію: співробітник компанії X перетинає кордон у Згожельці рівно о 10:21. Він, можливо, і хоче зробити запис про перетин кордону, проте, не має можливості зупинитися на відстані ще, припустимо, 50 км. Доїхавши до стоянки і провівши там перерву, просто забуває записати факт перетину кордону. Згадує про це тільки перед повторним відправленням, і, як момент перетину кордону, помилково вказує час 10:01.
І які ж наслідки?
Водій заявляє більш тривале перебування на території Німеччини, ніж було насправді, і, як наслідок, викликає у компанії великі витрати на відрядження і мінімальну заробітну плату. Уявіть собі, що такі помилки відбуваються декілька разів протягом місяця. Проблема наростає, а разом з нею і витрати підприємства.
Рішенням може стати вже давно всім відомий GPS. Сьогодні багато компаній щодня користуються пристроями з GPS для виконання різних завдань. Однак, з якоїсь причини, далеко не всі використовують їх для обліку робочого часу водіїв. Адже це, можливо, допомогло б Вашій компанії заощадити значні кошти. Щоб розрахунки були максимально точні, варто придбати відповідну програму для обліку, яка без проблем проаналізує події з різних GPS систем.
Помилка 4: Архівування документів. Кому і навіщо це потрібно?
Видача документів водіям (в тому числі довідки, виписки або дозволу), а також отримання від них даних (діаграмні диски, протоколи контролю) вимагає відповідного підтвердження від кожної зі сторін.
Слід пам’ятати про кожне підтвердження виданих та отриманих документів, із зазначенням кількості отриманих діаграмних дисків або роздруківок з цифрового тахографа. Адже в разі їх втрати саме підприємець зобов’язаний подати необхідні документи.
Уявіть собі випадок, коли водій повинен віддати 20 діаграмних дисків, а віддав тільки 15. У ситуації, коли компанія перестає співпрацювати зі своїм робітником, вже немає можливості щось довести. Саме для уникнення проблем в подібних ситуаціях і слід ретельно вести запис прийому і передачі документів.
Помилка 5: Один за всіх і всі за одного. Делегування стосується всіх?
Поява правових норм, що стосуються мінімальної заробітної плати, принесло багато запитань. І, як завжди в подібних випадках, працює принцип натовпу – всі роблять, роблю і я.
Делегування водіїв за кордон фактично покладає обов’язок по реєстрації цього факту у відповідних інстанціях. Однак, слід звернути увагу на слово делегування. У разі індивідуального підприємця і здійснення перевезень по власній ліцензії, немає необхідності повідомляти про самого себе в іноземні служби. Відповідно до закону, ці обов’язки діють тільки в разі делегованих співробітників.
Як видно, за роки дії транспортного закону, його застосування на практиці може виглядати часом трохи інакше. Ці ситуації породжують безліч інтерпретацій і спекуляцій, які, згодом, бентежать не тільки водіїв, а й транспортні компанії. Щоб уникнути помилок, варто заглибитися в тему і перевірити свої знання законів, або довіритися думці експертів, що працюють у транспортній галузі.
