Manažér, špeditér a účtovníčka – môžu všetci pracovať v jednom programe?

Kamila Bejnar 7.09.2017

one program for all

Práca v prepravnej alebo prepravno-špedičnej firme je práca v časovej tiesni. Špeditér sa zaoberá tovarom a je neustále v spojení so šoférmi. Účtovníčka vystavuje na základe zákaziek faktúry pre zákazníkov. Manažér potrebuje protokoly a prístup k aktuálnym finančným výsledkom firmy.

Môžu manažér, špeditér a účtovníčka efektívne pracovať v jednom programe? Pozrime sa ako to v skutočnosti vyzerá.

Náplň práce manažéra

Manažér musí vedieť, ktorí špeditéri generujú najväčšie prirážky, ktoré objednávky boli najvýhodnejšie a ktoré faktúry ešte neboli uhradené.

Problém vzniká pri rozsahu týchto úkonov. Riadna analýza, dlhodobé hodnotenie zohľadňuje stovky premenných a vyžaduje si jasný a priehľadný spôsob prezentácie údajov.

Čo potrebuje na prácu špeditér?

Práca špeditéra to je predovšetkým rozdeľovanie tovarov, vytváranie zákaziek a kontakt so šoférom. Vykonávanie týchto úloh musí byť jednoduché, intuitívne a rýchle – najlepšie by bolo, keby väčšina každodenných a opakovaných úkonov bola automatická.

Ako možno zjednodušiť prácu účtovníčky?

Úkony súvisiace s vystavovaním faktúr sú náplňou práce účtovníčky. Účtovníčka na základe dokumentácie týkajúcej sa zákazky vyhotoví dokument, ktorý pošle zákazníkovi.

Nič lepšie neorganizuje prácu v účtovníctve ako rýchly prístup k potrebným dokumentom. Napríklad s zákazkám sa automaticky priložia príslušné faktúry. To znamená, že špeditéri nemusia prerušovať svoju prácu, ak chcú poskytnúť požadované informácie alebo dokumenty účtovnému oddeleniu.

TMS – najlepší na prácu vo firme

Prirodzene môžete i naďalej ručne vyplňovať dokumenty. Hľadať vo fascikloch vybrané faktúry a ručne zadané údaje analyzovať v tabuľkách.
Prečo by ste to však mali robiť, ak celú túto prácu Vám zjednoduší TMS? Jednou z hlavných výhod programu je efektívne spájanie práce všetkých zamestnancov – a to aj vtedy, ak sú roztrúsení po rôznych oddeleniach.
Výhod je veľa – od tých, ktoré budú prospešné pre celú firmu, až po také, ktoré budú na osoh pre jednotlivých zamestnancov.

Výhody pre manažéra:

  • rýchly prístup k priehľadným protokolom,
  • denná uzávierka tržieb,
  • uzávierka tržieb podľa oddelenia,
  • prirážka daných špeditérov,
  • správa podľa zákazníkov,
  • možnosť otvoriť internú burzu,
  • jednoduchá deľba práce,
  • bezproblémové odovzdávanie povinností.

Výhody pre špeditéra

  • intuitívne zadávanie tovaru
  • možnosť kopírovať náklad
  • rýchla tvorba zákaziek
  • automatizácia mnohých úkonov, napr. program si zapamätá raz zadané údaje, ktoré sa neskôr zobrazia ako nápoveda.

Výhody pre účtovníčku

  • okamžitý prístup k potrebným dokumentom,
  • dokumenty sú priložené k daným zákazkám, tovarom
  • priamo zo záložky zákazky môžete prejsť napr. k faktúre za túto zákazku,
  • možnosť vystaviť faktúry pro forma, opravné faktúry, ťarchopisy,
  • jednoduché sledovanie platieb,
  • exportovanie dokumentov do účtovníckych programov.

TMS – výhody pre celú firmu

  • efektívne spája prácu všetkých zamestnancov,
  • je dostupný on-line,
  • manažér, špeditér, účtovníčka
  • všetci pracujú v rámci jedného nástroja,
  • všetci zamestnanci majú prístup k potrebným údajom súčasne,
  • každý pracovník vidí len tie údaje, ktoré potrebuje.