15 dôvodov, pre ktoré moderné prepravné firmy využívajú programy TMS a sú úspešné

Martina Zatkalikova 1.09.2017

15 features of good tms

Zamýšľali ste sa niekedy nad tým, prečo jedny prepravné spoločnosti prítomné na trhu zaznamenávajú neustály rast príjmov a ziskov, kým iné bojujú s problémami takými ako nedostatok šoférov, zlá organizácia práce a vyplývajúci z toho pokles likvidity? Aký je rozdiel medzi úspešnými a neúspešnými prepravnými spoločnosťami? Prístup ku kontrole nákladov a príjmov? Skoro…
Schopnosť získavať hodnotných partnerov? Samozrejme. Spokojní šoféri? Určite. Efektívne riadenie firmy? Presne tak!

Ale v čom vlastne spočíva efektívne a moderné riadenie prepravnej spoločnosti? V zavedení na to určeného softvéru, čiže TMS. Akým spôsobom môže tento softvér pomôcť Vašej firme? Vďaka správne zvolenému programu prepravca získava všetky potrebné nástroje určené na komplexné riadenie zákaziek, meranie ziskov a nákladov a na vyúčtovanie zamestnancov.

Aké funkcie by teda mal mať dobrý TMS?

1. Jednoduchá správa zákaziek

Dobrý TMS Vám umožní rýchlo a jednoducho zadať zákazky do systému. Mal by mať tiež možnosť meniť podľa potreby iné detaily. Medzi také funkcie patrí napríklad: výmena paliet, ADR alebo náročnejšie scenáre prekládky v skladoch.

2. Vyúčtovanie diét, delegácií a paušálnych platieb

Pre prepravcov veľmi nápomocné je vyúčtovanie prepravných nákladov na základe údajov z cestovných kariet. Dobrý TMS Vám umožní rýchlo a v súlade s právnymi predpismi vyúčtovať diéty, delegáciu a paušálne platby pre šoféra.

3. Kontrola nákladov na vozidlá

Jednou z najdôležitejších úloh (a najnáročnejších cieľov) majiteľov prepravných spoločností je kontrola nákladov na vozidlá. Uvedomovanie si výšky nákladov Vám umožní nielen tieto náklady optimalizovať, ale aj správne hodnotiť ziskovosť jednotlivých zákaziek. Už len samotnou kontrolou nákladov môžete naplánovať rast ziskov a vývoj firmy.

4. Kontrola polohy vozidiel pomocou GPS

Integrácia s dodávateľmi telematík GPS je ďalšou mimoriadne dôležitou výhodou programu typu TMS. Vďaka nej môžete prostredníctvom aplikácie priebežne kontrolovať polohu svojich vozidiel. Vždy viete na akej etape realizácie je daná zákazka. Ak dodávateľ telematiky poskytuje také údaje, môžete skontrolovať tiež rýchlosť vozidla a spotrebu paliva.

5. Vyhľadávanie dodatočných objednávok pre vozidlá

Každý prepravca chce realizovať čo najväčší počet zákaziek, najmä tých, ktoré sa vyskytnú „po ceste“, čo teda umožňuje zvýšiť výnosy bez toho, aby významne stúpli výdavky. Každému prepravcovi záleží tiež na čo najmenšom počte prázdnych jázd, čiže situácií, v ktorých vozidlo generuje výdavky a zároveň nerealizuje žiadne objednávky.

Moderný program TMS sám vyhľadáva náklady na prepravu spomedzi dostupných na burze, ktoré sú v blízkosti Vášho vozidla na ceste. Umožňuje zvýšiť príjmy.

6. Efektívny plán nakládky

Plánovanie objednávok vopred je kľúčové pre každú firmu. Optimalizácia trás, poslanie vozidla na správne miesto v správnom čase pomáha nielen znižovať náklady, ale predovšetkým realizovať objednávky presne podľa dohody.

Zabudnite na papier a Excel – moderný TMS prináša funkciu Plán nakládky, ktorá tento proces zjednodušuje a teda oveľa ľahšie môžete naplánovať nakládky pre všetky vozidlá.

7. Fakturovanie prepravných zákaziek

Dobrý TMS je viacúčelový a umožňuje automatizovať mnoho každodenných a časovo náročných úkonov. Fakturovanie realizovaných zákaziek patrí medzi ne. Je to síce dôležité a potrebné, no škoda Vášho času. Pomocou tejto aplikácie už na to nemusíte strácať čas. TMS po zakončení realizácie zákazky vyhotoví faktúru. Vašou úlohou bude ju len skontrolovať a schváliť.

8. Sledovanie platieb

Faktúru môžete po vystavení rýchlo poslať zákazníkovi cez e-mail priamo z programu.

Vďaka tomu kontrola platieb pripísaných na účet spoločnosti a odpísaných z účtu bude oveľa jednoduchšia a Vy budete presne vedieť kedy a koľko peňazí ste dostali.

9. Plánovanie trás na realizáciu zákazky

Počas zadávania zákazky do systému môžete používať mapy, vďaka čomu presne viete, kadiaľ pôjde Vaše vozidlo. Môžete určiť buď najkratšiu alebo najrýchlejšiu cestu, alebo takú, ktorá nebude spoplatnená.

10. Cestovné karty na základe údajov z GPS

Zabudnite na zdĺhavé prepisovanie údajov z cestovných kariet do systému. Vďaka integrácii s dodávateľom GPS, o čom sme už skôr písali, môžete stiahnuť údaje z cestovných kariet a behom niekoľkých sekúnd ich zadať do systému!

Na základe takto pripravených cestovných kariet môžete rýchlo vyúčtovať šoférovu delegáciu, diétu a paušálne platby.

11. Vyhotovovanie správ

Všetci, ktorí riadia prepravnú firmu, potrebujú podrobné správy. Dobrý TMS by mal automaticky vytvárať takéto správy v priehľadnej forme.

Vďaka správam môžete kontrolovať o. i. náklady na vozidlá, denné výnosy, províziu pobočky, prirážky podľa zákazníkov alebo príjem aký generujú jednotlivé vozidlá alebo šoféri.

12. Pohodlie a jednoduchosť

Programy TMS vznikli preto, aby Vám pomohli efektívnejšie a lepšie pracovať. Preto by mali byť pre každého užívateľa intuitívne a jednoduché na obsluhu a dostupné prostredníctvom internetového prehliadača.

13. Rýchle a lacné zavedenie

Nemenej dôležité, najmä pre menšie firmy, sú náklady na zavedenie programu typu TMS. Dôležité je, aby zavedenie bolo rýchle a nevyžadovalo si veľké výdavky. V prípade http://firetms.com stačí, že sa registrujete a môžete využívať všetky funkcie aplikácie.

Vďaka intuitívnosti, vysokej estetike a bezplatnej technickej podpore zavedenie tohto programu nespôsobí žiadne problémy ani veľkým firmám.

14. Prístup k údajom z viacerých miest súčasne

V prípade väčších firiem, ktoré majú mnoho zamestnancov, ba dokonca majú niekoľko pobočiek, je dôležitá efektívna výmena údajov. Moderný TMS funguje ako program v cloude (čiže v oblaku). Každý zamestnanec má prístup k aktuálnym údajom a celá firma pracuje v rámci jedného nástroja.

Stojí za to podotknúť, že aplikácia by mala umožňovať prideľovanie úloh jednotlivým zamestnancom tak, aby každý z nich videl len tie informácie, ktoré sú určené priamo jemu.

15. Integrácia s prepravnými platformami

Spojenie s transakčnými platformami ponúk je kľúčovou funkciou, pretože šetrí čas a pomáha optimalizovať využitie vozidiel.