Posielanie potrebných údajov, dokumentov, správa tovaru a analýza výdavkov je jednoduchšia v tabuľkovom editore či v programe triedy TMS? Pozrime sa ktoré riešenie lepšie organizuje fungovanie firmy.
Čo robíte v tabuľkovom editore?
Tabuľkový editor je univerzálny program, ktorý umožňuje tvorbu dokumentov vo forme tabuliek. Zadávate do nich údaje a vykonávate výpočty, rôzne úkony a analýzy.
Čo robíte v TMS?
TMS je systém určený špeciálne na riadenie prepravy a špedície. Obsahuje funkcie, ktoré zjednodušujú každodenné úlohy – a zaujímavé je, že mnohé z nich vykonáva automaticky.
Firmy, ktoré využívajú TMS, môžu napríklad: riadiť zákazky, pracovať s faktúrami a zároveň vyhotovovať zložité správy a analýzy. Všetko to a ešte oveľa viac v jednom programe.
V cloude alebo na pevnom disku? Dostupnosť je dôležitá.
Programy môžeme rozdeliť do dvoch skupín:
- Dostupné on-line – v tomto prípade program je dostupný cez internetový prehliadač (prihlasujeme sa doňho rovnako ako do internet bankingu alebo do elektronickej schránky). Výhodou tohto riešenia je dostup takmer 24/7 z ľubovoľného miesta, kde sa práve nachádzate a máte pripojenie na internet.
- Inštalované na počítači – v tomto prípade program je dostupný priamo z počítača užívateľa. Problém sa môže vyskytnúť v prípade poruchy (počítača, internetu, programu) – užívateľ ho musí vyriešiť sám a počas poruchy program alebo počítač (a teda aj dokumenty uložené na disku) je často nedostupný.
Úlohy a prístup ku kľúčovým informáciám
Je dôležité, aby program mohol komplexne rozdeľovať prístup užívateľov k vybraným oblastiam informácií. Na rozdiel od tabuľkových editorov najlepšie systémy TMS majú zabudované prerozdelenie úloh podľa funkcie: špeditér, účtovníčka, riaditeľ.
Rozdelenie podľa úloh umožňuje rozdeliť oblasti informácií, ku ktorým majú prístup jednotliví užívatelia. Špeditér nemusia zaujímať všetky faktúry a účtovníčka nemusí vidieť každý tovar. Žiadny pracovník firmy, ktorý na to nie je určený, by nemal mať prístup k finančným výsledkom firmy. Na to je oprávnený riaditeľ alebo členovia správnej rady. Rozdelenie podľa úloh je kľúčové. Zaručuje bezpečnosť údajov a umožňuje pracovníkom sústrediť sa na ich úlohy.
Prenesenie právomocí jedným kliknutím
Predstavte si, že špeditér ide na dovolenku. Všetky svoje dôverné údaje, tovar určený na realizáciu v najbližšom čase a najdôležitejšie informácie môže odovzdať jedným kliknutím.
Náklady na zavedenie
Mali by sme sa tiež zamyslieť nad tým, či nám kúpou programu vzniknú dodatočné výdavky. Časť z nich môže byť jednorazová, no niekedy sa poplatky účtujú za každý rok. Poplatky sa obyčajne vyberajú za:
- zavedenie programu
- inštaláciu údržbu (server)
- technickú podporu
Brať vôbec do úvahy zavedenie TMS namiesto tabuľkového editora?
Samozrejme. Program triedy TMS je nástroj, ktorý ideálne splní požiadavky každej prepravnej a prepravno-špedičnej firmy. V tabuľkovom editori môžete vykonávať výpočty.
Hľadáte nástroj na riadnu, organizovanú a bezpečnú prácu? Chcete zvýšiť zisky Vašej firmy? Neváhajte a siahnite po TMS – pracujte v programe určeným na riadenie prepravnej alebo prepravno-špedičnej firmy.
1. Lepšie organizujete prácu a ušetríte čas.
2. Zjednodušíte proces správy tovaru a zákaziek.
3. Získate nástroj na jednoduchú kontrolu finančnej situácie firmy.
4. Vaši zamestnanci získajú prístup k potrebným údajom.
