Точный учет рабочего времени водителей – это основной элемент эффективного функционирования транспортных компаний. Но, зачастую, владельцы фирм им пренебрегают. В статье мы разберем 5 основных ошибок, которые совершаются не только лицами, назначенными для ведение учета, но и бухгалтерами, владельцами фирм и самими водителями.
Причин, по которым совершаются ошибки, много. Главными, однако, остаются отсутствие знаний и нежелание углубляться в законы. В результате, при принятии решений, люди, зачастую, основываются на более ранней версии действующего законодательства или, того хуже, на слухах. Популярное «я слышал, что…» принимает форму истины. Теряют на этом все: водители, владельцы предприятий и отрасль, в целом.
Ошибка 1: Командировки, оплата проживания и командировочных? К перевозкам по стране это не относится
Иногда можно услышать из уст представителей отрасли такие слова: «командировки касаются только поездок за границу». Ведь некоторые считают, что перевозка товаров по стране не требует ведения учета рабочего времени, расчета командировочных и оплаты ночлегов.
Это существенное переиначивание действующего трудового законодательства. Приведем пример: если главный офис компании X находится в Москве, а водитель едет за товаром в Омск, то это регулируется положениями об обязанности расчета, в частности, командировочных, в ситуации, когда он пребывает за пределами компании дольше, чем 8 часов.
Ошибка 2: Нарушения? Зачем мне о них знать?
С глаз долой, из сердца вон – это девиз многих предприятий. Многие компании, по совершенно неизвестным причинам, не анализируют нарушений, допущенных их водителями.
Подобное отношение является крайне недальновидным и, в целом, не очень выгодным для фирмы. Более того, отсутствие контроля над водителями приводит к тому, что и они сами не обращают внимания на свои нарушения и перестают заботиться о том, чтобы их не допускать.
К счастью, уже придумано и изобретено большое количество различных инструментов, которые позволят вам держать руку на пульсе и не остаться в неведении. Часто случается так, что ошибки, которые совершают сотрудники, ими игнорируются, но по незнанию, а не из-за злого умысла.
Растущие таким образом проблемы, в конце концов, дадут о себе знать в самый неподходящий момент, чтобы этого избежать достаточно просто систематически проверять работу водителей. Если у вас нет опыта, необходимых знаний или желания этим заниматься, вы можете поручить это компаниям, которые занимаются ведением учета рабочего времени. Они должны указывать нарушения и точно их описывать.
Ошибка 3: Неточное время пересечения границ. Ведь несколько часов ничего не значат
Порядок в таких записях, вопреки расхожему мнению, имеет очень большое значение.
Представьте себе такую ситуацию: сотрудник компании X пересекает границу в Згожельце ровно в 10:21. Он, возможно, и хочет сделать запись о пересечении границы, однако, не имеет возможности остановиться на расстоянии еще, допустим, 50 км. Доехав до стоянки и проведя там перерыв, просто забывает записать факт пересечения границы. Вспоминает об этом только перед повторным отправлением, и, как момент пересечения границы, по ошибке указывает время 10:01.
И каковы же последствия?
Водитель заявляет более длительное пребывание на территории Германии, чем было на самом деле, и, как следствие, вызывает у компании большие расходы на командировочные и минимальную заработную плату. Представьте себе, что такие ошибки происходят несколько раз в течение месяца. Проблема нарастает, а вместе с ней и расходы предприятия.
Решением может стать уже давно всем известный GPS. Сегодня многие компании ежедневно пользуются устройствами с GPS для выполнения различных задач. Однако, по какой-то причине, очень немногие используют их для учета рабочего времени водителей. А ведь это, возможно, помогло бы вашей фирме сэкономить значительные средства. Чтобы расчеты были максимально точны, стоит приобрести соответствующую программу для учета, которая без проблем проанализирует события с различных GPS систем.
Ошибка 4: Архивирование документов. Кому и зачем это нужно?
Выдача документов водителям (в том числе справки, выписки или разрешения), а также получение от них данных (диаграммные диски, протоколы контроля) требует соответствующего подтверждения от каждой из сторон.
Следует помнить о каждом подтверждении выданных и полученных документов, с указанием количества полученных диаграммных дисков или распечаток с цифрового тахографа. Ведь в случае их утери именно предприниматель обязан представить комплект необходимых документов.
Представьте себе случай, когда водитель должен отдать 20 диаграммных дисков, а, по каким-то причинам, отдал только 15. В ситуации, когда компания расстается со своим сотрудником, уже нет возможности что-то доказать. Именно во избежании проблем в подобных ситуациях и следует тщательно вести запись приема и передачи документов.
Ошибка 5: Один за всех и все за одного. Делегирование касается всех?
Появление правовых норм, касающихся минимальной заработной платы, принесло много непонятного. И, как всегда в подобных случаях, работает принцип толпы – все делают, делаю и я.
Делегирование водителей за границу фактически возлагает обязанность по регистрации этого факта в соответствующих инстанциях. Следует, однако, обратить внимание на слово делегирование. В случае индивидуального предпринимателя и осуществления перевозок по собственной лицензии, нет необходимости сообщать о самом себе в иностранные службы. Согласно закону, эти обязанности действуют только в случае делегированных сотрудников.
