Оцифровка процесса управления транспортом — необходимость или фантастика?

О диджиталицации процессов говорят уже много лет. Значит ли это, что процессы ждут оцифровки? Ну нет — не ждут. За ними стоят люди, к которым стоит прислушаться, чтобы узучить и понять их ожидания. Следовательно, для оценки каждого процесса критически важен анализ по крайней мере в трех измерениях: внешние участники процесса — заказчики, внутренние участники и люди, дополнительно вовлеченные в процесс.

Кому нужна диджитализация

Как набор действий, приводящих к определенному результату, процесс ничего не ждет. Иногда оцифровка процессов происходит незаметно сама по себе. По общему признанию, она не всегда происходит упорядоченно. Даже если процесс эффективен (приносит ожидаемые результаты), можно ли его считать целесообразным? Не обязательно.

Произойдет ли цифровизация, зависит от решений руководителей процессов, региональных менеджеров и топ менеджеров.

Прекрасным примером процесса, который имеет решающее значение в цепочке поставок, является организация перевозки грузов. Может показаться, что ее несложно организовать и легко реализовать. Однако, если вы посмотрите немного дальше и присмотритесь, вы обнаружите, что в доставке товаров участвует довольно много сторон, и их ожидания часто противоречат друг другу. Только тогда реальность представится такой, какая она есть.

Первое измерение — процесс удовлетворяет потребности внешнего клиента, который не всегда заказывает транспорт. Также это может быть получатель, который заказывает товар и ожидает доставки до места в оговоренное время. Его интересует не сам процесс, а его результат.

Второе измерение — процесс удовлетворяет потребности внутреннего клиента. Прежде чем информация о спросе на транспорт передается в отдел, отвечающий за логистику, очень часто она проходит через отдел продаж, которыей является «окном в мир». Здесь возникает потребность в получении информации о статусе реализации сделки.

Третье измерение — процесс отвечает потребностям тех, кто участвует в его реализации. Покупатель купил, отдел продаж выполнил план, служба поддержки подтвердила наличие и дату доставки. Пришло время логистов. Их обязанность — «найти транспорт». Поэтому они связываются с субподрядчиками — перевозчиками и экспедиторами — для заключения сделки и ее реализации. Они устанавливают сроки, условия, подтверждают ставку или оговаривают индивидуальные условия перевозки.  Такая ежедневная смесь писем, телефонных звонков и сообщений. Затем необходимо получить данные о водителе и транспортном средстве, отправить информацию на склад и в отдел продаж, чтобы они могли уведомить клиента.

Логисты в этой части процесса остаются в центре внимания. От них зависит, получит ли покупатель заказанный товар. Таким образом, они отправляют электронные письма, звонят по телефону, отвечают на текстовые сообщения и общаются через мессенджер. Все под контролем … пока что-то не изменится, например возможный день отгрузки. Тогда для логистов процесс начинается с самого начала … электронные письма, телефонные звонки, переговоры, текстовые сообщения …

Если что-то работает, зачем это менять?

Усэйн Болт стал чемпионом в беге на 100 метров. Он бежал быстрее своих конкурентов, потому что был лучше в каждом элементе. Он лучше стартовал, эффективнее двигал ногами, лучше занимал положение тела на каждом этапе гонки. Я знаю, что может показаться странным, что гонка 9,58 секунды разделена на этапы. На самом деле, ее можно разделить — как и любой другой процесс. Занимание стартовой позиции, стартовая реакция, выход из блоков, ускорение, достижение максимальной скорости, поддержание скорости, пересечение финишной черты … Будет ли когда-нибудь кто-нибудь быстрее … Я надеюсь на это. И будет очень интересно увидеть новый рекорд … может быть, он будет побит всего на 0,01 секунду, то есть всего 1 на мил (0,1%).

Так что же делать, чтобы быть быстрее на дистанции в 100 метров? Просто научись бежать лучше, чем Усэйн Болт в тот раз 🙂 Однако в этом случае, в операционных процессах важна явно не повторяемость.

Итак, как этот пример связан с процессом организации транспорта? Что ж, чем дольше вы пытаетесь улучшить текущий процесс, тем меньший выигрыш вы можете ожидать в будущем. Будет ли улучшение на 0,1% удовлетворительным? Вы, наверное, уже знаете ответ.

Перефразируя Альберта Эйнштейна — самая большая глупость – это делать тоже самое и надеяться на другой результат.

Цифровизация = стратегия + процесс + инструменты

Во-первых, стратегия:

  1. Вводите данные только один раз в одном месте.
  2. Сделайте максимально удобным доступ ко всем данным, которые вы в настоящее время получаете по электронной почте, телефону или SMS.
  3. Перестаньте звонить, писать и отправлять электронные или текстовые сообщения.
  4. Используйте общую информацию и делитесь информацией. Получайте данные от сообщества.
  5. Рассматривайте процесс как комплекс из небольших операций, которые управляют более крупными элементами в цепочке поставок.
  6. Улучшите обмен информацией между клиентами, участниками процесса и их подрядчиками.
  7. Сосредоточьте све внимание на исключениях, то есть на том, что требует быстрой реакции, все остальное должно работать автоматически.
  8. Процесс должен быть простым и эффективным.

Во-вторых, процесс:

  1. Не пытайтесь изобретать велосипед.
  2. Используйте универсальный процесс для всех перевозчиков и экспедиторов.
  3. Обладайте информацией, которая необходима вам и необходима транспортному сообществу.
  4. Не ищите перевозчиков с хорошей ставкой на множестве площадок одновременно — технология может сделать это за вас благодаря обученным алгоритмам.

В-третьих, инструменты:

  1. Используйте платформу, реализующую универсальный процесс.
  2. Выберите платформу, которая уже используется сообществом перевозчиков и экспедиторов — включая ваших текущих партнеров.
  3. Объедините собственные инструменты с универсальной платформой — отправляйте и получайте информацию автоматически.
  4. Адаптируйте классические рутинные процессы в вашей компании к цифровому миру.
  5. Если у вас есть бюджет на разработку инструмента — лучше инвестируйте в интеграцию с готовым решением.
  6. Не создавайте инструмент для собственных нужд, в необходимости которого вы будете пытаться убедить логиста, службу поддержки клиентов, отдел продаж, клиента, перевозчика или экспедитора. Считайте, что им нужен доступ к информации, а не ваш инструмент.

Диджитализация означает использование общих данных для эффективного достижения цели.

Если вы хотите двигаться быстро, вы не покупаете поезд или самолет, вы не строите станции или аэропорты. Вы покупаете билет и пользуетесь определенным видом транспорта. Вы получаете выгоду от общего решения, огромной инфраструктуры, за которую каждый платит, когда хочет ее использовать. Вы делитесь им и пользуетесь им, как и все остальные. Благодаря этому вы выигываете.

Помните, что инструменты для ваших процессов не должны быть помехой для достижения эффективности — особенно, когда участников процесса много. По их словам, «их инструменты лучше», по вашему: «лучше ваш». Универсальная платформа устраняет эту проблему. Он связывает вас и их на равных условиях с равным доступом к информации.

А что, если … Универсальное решение уже есть

Оцифровка заключается в доступе к информации в реальном времени, из любого места, автоматически, она одинаково доступна как для перевозчика и экспедитора, так и для грузовладельца.

Такую возможность в области управления автомобильным транспортом предлагает платформа Trans.eu. Она позволяет эффективно общаться с перевозчиками и экспедиторами, обмениваться информацией о грузе (согласовывать ставку), отправлять запрос выбранному перевозчику и наблюдать за статусом его выполнения, получать информация о транспортном средстве и данных водителя в целях уведомления, обмена необходимыми документами.

Никаких писем, таблиц, текстовых сообщений, телефонов. Когда вы решите подключить платформу к вашей собственной системе через API, вы сможете автоматически иметь всю информацию «у себя», и вы, и ваши операторы, экспедиторы сможете работать в своих собственных системах. Это больше не фантастика. Это необходимость.

 

  • Piotr Roczniak
  • Global Account Manager, Trans.eu
  • Процесс оцифровки может показаться трудным, длительным и сложным, но он не должен быть таковым. Свяжитесь со мной и узнайте, что логистика 4.0 ближе, чем вы думаете: proczniak@trans.eu 

Похожие статьи: