Cum este mai eficientă transmiterea datelor, a documentelor, a gestionării mărfurilor și a analizei costurilor? Într-o foaie de calcul sau într-un program TMS? Să vedem ce soluție organizează mai bine munca unei companii.
Ce puteți face în Excel?
Foile de calcul vă permit să creați documente sub formă de tabele. Puteți să le completați cu date, să efectuați calcule, operații și analize.
Ce puteți face într-un program TMS?
TMS este un sistem dedicat pentru gestionarea transportului și expedierii de mărfuri. Dispune de funcții care simplifică munca zilnică – Bineinteles, multe dintre ele sunt efectuate automat.
Companiile care utilizează TMS pot, printre altele, să gestioneze comenzi, facturi, precum și să creeze rapoarte și analize complexe. Toate acestea și multe altele într-un singur program.
Program online sau instalat? Disponibilitatea este foarte importantă!
Aceste programe sunt împărțite în două tipuri:
Disponibil online – în acest caz, programul este disponibil printr-un browser web (vă conectați la el în același mod ca și în cazul serviciilor bancare sau prin e-mail). Principalul avantaj al acestei soluții este disponibilitatea aproape 24 de ore din 24 de oriunde din lume, unde este disponibil internetul.
Instalat pe computer – în acest caz, programul este disponibil direct de pe computerul utilizatorului. O problemă apare atunci când ceva nu mai funcționează (computerul, internetul, programul) – utilizatorul trebuie să-l rezolve, iar programul sau computerul (inclusiv documentele de pe hard disk) rămân inaccesibile.
Roluri și acces la informații cheie
Este important ca un program să poată oferi utilizatorilor acces cuprinzător la anumite informații. Spre deosebire de Excel, cele mai bune programe TMS au sectiunea Roluri, precum expeditor, contabil, administrator.
Împărțirea în roluri permite separarea datelor care pot fi accesate de utilizatori.
Nu există niciun motiv pentru expeditor să vadă toate facturile, iar contabilul să vadă fiecare încărcare. Niciun angajat neautorizat nu ar trebui să aibă acces la rapoartele privind rezultatele financiare ale companiei. Numai administratorul sau membrul consiliului de administrație ar trebui să aibă astfel de acces.
Divizarea în roluri este esențială. Acesta asigură securitatea datelor și permite angajaților să se concentreze asupra sarcinilor lor.
Autorizarea permisiunilor cu un singur clic
Imaginați-vă că un angajat merge în vacanță. Toate datele, încărcările, cele mai importante informații pot fi redistribuite cu un singur clic.
Costuri de implementare
Merită să verificați dacă achiziția programului implică cheltuieli suplimentare. Unele dintre ele pot fi costuri unice, dar există cazuri în care acestea sunt percepute anual. Acestea se aplică pentru:
- implementare
- instalare
- mentenanță (server)
- suport tehnic
Ar trebui să luați în considerare înlocuirea Excel cu TMS?
Da, desigur! Programul TMS este un instrument care corespunde perfect necesităților fiecărei companii de transport și expediere.
Căutați un instrument pentru o activitate eficientă, organizată și sigură? Doriți să maximizați profitul companiei dvs.? Incercati un TMS și lucrați într-un program dedicat gestionării eficiente a companiei.
1. Veți organiza mai bine activitatea și veți economisi timp.
2. Veți simplifica procesul de gestionare a încărcărilor și a comenzilor.
3. Veți verifica cu ușurință situația financiară a companiei dvs.
4. Angajații vor avea acces la datele de care au nevoie.