O politică de compliance într-o companie de transport organizează procedurile care fac mai ușoară gestionarea afacerii într-un mod etic și în conformitate cu reglementările. Deși implementarea ei nu este în prezent obligatorie, merită să înțelegi ce acoperă, de fapt, compliance-ul într-o companie. Ce este mai exact și cum implementezi o astfel de politică în afacerea ta? Explicăm mai jos.
Ce este o politică de compliance?
Tot mai mulți proprietari de afaceri aleg să introducă standardele de compliance în companiile lor. Ce înseamnă? Cuvântul englezesc compliance înseamnă conformitate. În context de business, termenul trebuie înțeles ca administrarea companiei în acord cu legile, standardele, recomandările și bunele practici relevante. Implementarea unor proceduri de compliance adecvate într-o companie construiește încredere în rândul angajaților, clienților și acționarilor și, totodată, ajută la reducerea riscului de:
- pierderi financiare și de imagine,
- probleme cauzate de neadaptarea companiei la noile reglementări,
- răspundere civilă, penală și fiscal-penală.
Ce acoperă compliance-ul?
O politică de compliance într-o companie nu înseamnă doar urmărirea modificărilor legislative și respectarea reglementărilor, ci și crearea unor standarde voluntare de conduită. O abordare completă a compliance-ului reduce riscul pierderilor financiare și al afectării reputației. De aceea compliance-ul într-o afacere ar trebui să funcționeze pe două niveluri:
- în interiorul companiei – introducerea de politici și coduri care includ proceduri și standarde. Implementarea eficientă a acestor soluții necesită educație. Prin traininguri de etică în afaceri și pe arii de compliance selectate (de ex., anticorupție, conflict de interese sau responsabilitate), angajații învață cum să acționeze în situații concrete și sunt, de asemenea, conștienți de consecințe în cazul unor posibile încălcări.
- în afara companiei – implementarea bunelor practici în relația cu autoritățile publice și partenerii de afaceri, în domenii precum contractarea, schimbul de informații, sponsorizarea, oferirea și primirea de cadouri, protecția datelor cu caracter personal și menținerea loialității contractuale.
Cum implementezi compliance-ul într-o companie de transport?
Implementarea compliance-ului într-o companie de transport presupune crearea unui sistem bine organizat, care susține și controlează operațiunile companiei în acord cu reglementările și standardele aflate în schimbare. Pentru a reuși, o politică de compliance pentru o companie de transport ar trebui să includă un set de procese și proceduri eficiente. De asemenea, trebuie să asiguri instruirea corespunzătoare a angajaților. La fel de importantă este monitorizarea continuă a schimbărilor din legislația transporturilor și actualizarea periodică a ghidurilor interne.
Cum implementezi compliance-ul într-o companie de transport? Sectorul transporturilor este supus multor reglementări legale care se schimbă dinamic. De aceea, o politică de compliance în transport trebuie să țină cont atât de aria de activitate (de ex., transport intern vs. internațional), cât și de specificul afacerii (de ex., servicii de curierat, transport agabaritic sau mărfuri periculoase ADR). În practică, compliance-ul într-o companie de transport înseamnă să te asiguri că procedurile interne sunt conforme din punct de vedere legal și să urmărești permanent schimbările de reglementare privind, printre altele, timpul de lucru al șoferilor și decontarea remunerației, cabotajul, standardele de emisii și reglementările legate de siguranța mărfii transportate.
Un sistem de compliance bine implementat minimizează riscul amenzilor, protejează reputația companiei și crește încrederea partenerilor.
Pe termen lung, poate eficientiza și activitatea de zi cu zi și poate face mai ușoară câștigarea de noi contracte. O politică de compliance pentru o companie de transport ar trebui să definească și statutul avertizorilor de integritate (whistleblowers) — persoane care raportează nereguli în cadrul organizației, precum încălcări ale regulilor de siguranță, mobbing sau acceptarea de beneficii financiare.
Care sunt exemplele de compliance într-o companie?
Compliance-ul într-o companie de transport poate acoperi multe domenii. Un exemplu este obligația de a proteja datele cu caracter personal. Crearea unor proceduri conforme cu GDPR ajută la evitarea unor sancțiuni financiare serioase. O altă aplicare a compliance-ului în transportul rutier este stabilirea unor reguli etice pentru cooperarea cu partenerii de afaceri, inclusiv măsuri anticorupție și prevenirea practicilor comerciale neloiale.
Politica de compliance a unui transportator ar trebui să includă și proceduri de verificare a comenzilor de transport — în special identificarea clauzelor nefavorabile privind timpii de staționare, schimbul de ambalaje/echipamente de transport sau motivele pentru prelungirea termenelor de plată. Merită incluse și instrucțiuni pentru verificarea clienților și a subcontractorilor.
O zonă non-juridică a compliance-ului include standarde și norme internaționale sau naționale, precum ISO 27001 pentru implementarea și menținerea unui sistem de management al securității informațiilor sau ISO 9001, care stabilește cerințe pentru sistemele de management al calității. Implementarea acestor standarde nu este obligatorie prin lege. Totuși, merită reținut că mulți clienți acordă atenție acestui aspect, iar îndeplinirea unor standarde specifice poate fi o condiție pentru începerea colaborării cu un transportator.
Vrei să câștigi zilnic noi comenzi de transport? Vezi cum bursa de transport Trans.eu îți oferă acces la mii de mărfuri în fiecare zi. Obține acces chiar azi!