Wdrożenie w firmie telematyki nie wystarczy, żeby zasłużyć na miano nowoczesnego przewoźnika. Ważnym składnikiem transportu 4.0 jest zautomatyzowane pozyskiwanie i zarządzanie zleceniami.
Czy transport w XXI w. może funkcjonować bez nowoczesnych technologii? Wystarczy wyobrazić sobie firmę, która nie korzysta z telematyki, a z kontrahentami porozumiewa się wyłącznie przez telefon i fax. Korzystanie ze zintegrowanych narzędzi online, które zapewniają wymianę danych w czasie rzeczywistym, to dzisiaj konieczność. Ich znajomość i używanie w pracy wyróżniają nowoczesnego przewoźnika i zapewniają mu przewagę konkurencyjną.
Zarządzanie zleceniami w stylu 4.0
Wielu przewoźników wciąż zarządza zleceniami za pomocą tradycyjnych narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne.
Excel przydaje się do tworzenia raportów czy zestawień na własne potrzeby. Jednak efekt jest taki, że ogromną ilość wiedzy zamyka się w komputerach pojedynczych osób – zauważa Agnieszka Nikiel, ekspert ds. nowych technologii w Trans.eu Group S.A. – W organizacji transportu szybka wymiana informacji to podstawa. Dokument w Excelu trzeba zapisać i przesłać drugiej osobie. Często wymaga on aktualizacji, co oznacza, że trzeba go odesłać do adresata. Proces się wydłuża i robi coraz bardziej skomplikowany. Nie tak prowadzi się firmę w duchu logistyki 4.0 – podsumowuje specjalistka.
Brak integracji między systemami stron zlecenia transportowego prowadzi do tworzenia się wysp danych (ang. data islands), czyli zbiorów informacji zamkniętych w jednym urządzeniu. Skutkuje to na przykład tym, że załadowca, który nie ma dostępu do kalendarza floty przewoźnika w czasie rzeczywistym, musi osobiście skontaktować się z potencjalnymi zleceniobiorcami, by ustalić, czy któryś z nich będzie w stanie podjąć jego ładunek. Dla załadowcy taka sytuacja oznacza marnowanie czasu. Dla przewoźnika, który dysponuje wolnymi pojazdami – straconą szansę na podjęcie danego ładunku. Takie niezsynchronizowane wyspy danych spowalniają cały łańcuch dostaw.
Nowoczesne systemy przechowujące dane w chmurze (ang. cloud computing) całkowicie zmieniają sposób przetwarzania i przekazywania danych. Korzystanie z nich wymaga jedynie dostępu do internetu. Użytkownicy mają możliwość wprowadzania informacji do systemu jednocześnie, a dane są aktualizowane i archiwizowane na bieżąco. W ten sposób działa np. popularny Dropbox czy Google Drive.
Algorytm, który znajdzie najlepszego klienta
Na technologii cloud computing opierają się także innowacyjne platformy logistyczne. Pozwalają m.in. na automatyczne fakturowanie zleceń czy integrację z telematyką, co umożliwia statusowanie zleceń i monitoring pojazdu przez załadowcę (dla którego wiedza o ładunku definiuje bezpieczny łańcuch dostaw). Jak przekłada się to na pracę w firmie?
To przede wszystkim automatyzacja procesów manualnych. Dzięki technologii unikamy niepotrzebnego przepisywania i ręcznego przekazywania danych oraz ograniczamy powtarzalne czynności do jednego procesu – mówi Agnieszka Nikiel. – Z kolei bieżący wgląd w dane pozwala na ich analizę, co umożliwia lepsze planowanie i szybką reakcję, gdy zajdzie taka potrzeba.
Platformy logistyczne oparte na algorytmach zaprojektowane są w taki sposób, by system “uczył się” preferencji użytkownika na podstawie jego aktywności. W praktyce oznacza to, że działania podejmowane przez przewoźnika są przez system analizowane, by w przyszłości proponować mu załadowców, których ładunki są dopasowane do jego floty. W efekcie przewoźnik nie musi tracić czasu na szukanie klientów – ci przychodzą do niego sami.
Bezpieczeństwo danych w chmurze
Część przedsiębiorstw broni się przed korzystaniem z rozwiązań opierających się na chmurze w obawie o bezpieczeństwo danych. Wynika to z błędnego postrzegania chmury jako abstrakcyjnej przestrzeni, nad którą nikt nie ma kontroli. Tymczasem przekazywanie informacji w dobrze zabezpieczonym systemie online odbywa się tylko pomiędzy wąską grupą osób. Sposób działania systemów bezpieczeństwa na nowoczesnych platformach logistycznych wyjaśnia Paweł Dżumaga, ekspert ds. technicznego wsparcia klienta w Trans.eu Group S.A.:
Dostęp do danych o flocie przewoźnika mają wyłącznie podmioty, którym przewoźnik takie informacje udostępni, oraz administrator platformy – wyjaśnia ekspert. – Jeśli takie dane zostają udostępnione w ramach zlecenia transportowego, mogą być przekazane do wszystkich kontrahentów zaangażowanych w realizację zlecenia. Jednak decydują o tym osoby zaangażowane w zlecenie.
Informacje wprowadzane do systemu są szyfrowane w taki sposób, że gdy znajdą się w chmurze, nie można zidentyfikować, do której firmy należą.
W systemie przechowywane są tylko kluczowe informacje, bez kontekstu, który pozwalałby sprawdzić, kogo dotyczą. Reszta jest usuwana – tłumaczy Paweł Dżumaga. – Inny sposób na ochronę danych firmy to używanie niestandardowego identyfikatora firmy, który utrudnia jej jednoznaczną identyfikację.
W transporcie wykorzystywanie narzędzi opartych na technologii cloud computing to trend, który będzie narastał. Ich stosowanie nie świadczy już o innowacyjności, staje się za to warunkiem utrzymania się wśród firm liczących się na rynku. Coraz więcej przedsiębiorstw pracuje “w chmurze” i oczekuje tego od swoich kontrahentów. Włączanie technologii w cały proces transportowy sprawia, że łańcuch dostaw staje się bardziej transparentny, a jego strony mogą zwiększać swoją konkurencyjność na rynku.
