Rozliczenie czasu pracy kierowcy to złożony proces, który wymaga m.in. wiedzy z zakresu prawa pracy oraz znajomości regulacji podatkowych. Ponadto przepisy często ulegają zmianom, co może dodatkowo rodzić wątpliwości. Wyjaśniamy, jak rozliczyć czas pracy kierowcy zgodnie z aktualnymi regulacjami.
Na czym polega rozliczanie czasu pracy?
Wielu przewoźników zastanawia się, jak rozliczyć czas pracy kierowcy w sposób zgodny z przepisami. Prawidłowe wykonanie tej czynności wymaga gruntownej analizy czasu, w jakim pracownik pełnił swoje obowiązki. Należy wziąć także pod uwagę wszystkie pozostałe informacje, na podstawie których ustalane jest wynagrodzenie należne pracownikowi. Karta ewidencji zawiera dane, na podstawie których następuje rozliczenie czasu pracy kierowcy, takie jak:
👉 godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczbę przepracowanych godzin,
👉 liczbę godzin, które zostały przepracowane w porze nocnej, czyli pomiędzy 21:00 a 7:00,
👉 liczbę nadgodzin, wykraczających poza standardowe 40 godzin pracy tygodniowo. Dopuszczalna ilość nadgodzin jest ograniczona. Np. jeśli przewoźnik decyduje się na 4-miesięczny cykl rozliczeniowy, to przeciętna długość czasu pracy w każdym tygodniu ww. okresu nie może przekraczać 48 godzin,
👉 dni wolne od pracy wraz z tytułem ich udzielenia,
👉 godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia dyżuru, a także wskazanie miejsca jego pełnienia,
👉 rodzaj oraz wymiar zwolnień z pracy,
👉 rodzaj i wymiar pozostałych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Każdy samochód ciężarowy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony obowiązkowo wyposażony jest w tachograf, który ułatwia rozliczenie czasu pracy kierowcy. Przykład praktycznego zastosowania tego urządzenia oraz kar grożących za błędną ewidencję aktywności omawiamy w artykule: kontrola czasu pracy kierowcy. Jak to zrobić dobrze?
Czas pracy kierowcy to nie tylko prowadzenie pojazdu
Jak rozliczyć czas pracy kierowców z uwzględnieniem wszystkich czynności związanych z wykonywaniem przewozu drogowego? W tym celu należy wziąć pod uwagę art. 6 ustawy o czasie pracy kierowców, który wskazuje następujące postępowanie związane z realizowaniem transportu drogowego osób lub rzeczy:
👉 kierowanie samochodem,
👉 załadunek i rozładunek oraz nadzór nad tymi czynnościami,
👉 nadzorowanie i pomoc osobom wsiadającym oraz wysiadającym z pojazdu,
👉 czynności spedycyjne,
👉 codzienne czynności związane z obsługą pojazdów i naczep,
👉 pozostałe prace związane z wykonywaniem zadań służbowych lub zapewnieniem bezpieczeństwa osób, pojazdu i towarów,
👉 czynności administracyjne,
👉 utrzymanie w czystości i wykonywanie czynności eksploatacyjnych związanych z pojazdem.
Za czas pracy kierowcy uważany jest ponadto okres gotowości do wykonywania zadań, wynikający np. z oczekiwania na załadunek lub rozładunek towaru. Wlicza się do niego również przerwę wynoszącą 15 minut, gdy dobowy wymiar pracy przekracza 6 godzin. Wzięcie pod uwagę powyższych czynników jest niezbędne nie tylko rozliczenia czasu pracy kierowcy, ale także określenia terminu realizacji frachtu pochodzącego np. z giełdy przewoźników.
Kto może rozliczać czas pracy kierowcy?
Rozliczenie czasu pracy kierowcy należy do obowiązków pracodawcy, czyli przedsiębiorcy prowadzącego działalność transportową. Wynika to z art. 6. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., które wskazuje, że pracodawca musi prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy.
Jak rozliczyć czas pracy kierowcy, gdy przewoźnik nie ma wiedzy lub możliwości samodzielnego wykonywania tej czynności? Właściciel bądź osoba zarządzająca firmą transportową może zlecić wykonywanie tego zadania pracownikowi posiadającemu odpowiednią wiedzę w tym zakresie lub firmie zewnętrznej.
Jak prawidłowo rozliczać czas pracy kierowcy?
Prawidłowe rozliczenie czasu pracy kierowcy wymaga aktualnej wiedzy dotyczącej przepisów z zakresu kodeksu pracy, transportu drogowego oraz podatków. Istotna nowelizacja miała miejsce w maju 2022 r. wraz z wprowadzeniem w życie przepisów pakietu mobilności. Zmianom uległo m.in. rozliczenie pracy kierowcy w delegacji, które wcześniej stanowiło najpopularniejszą formę między pracownikiem a przewoźnikiem.
Jak rozliczyć czas pracy kierowcy w delegacji według nowych regulacji? Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami czynności wykonywane w związku z transportem międzynarodowym towarów nie są już klasyfikowany jako podróż służbowa kierowcy. W związku z tym zniesiona została możliwość wypłaty diet, która wcześniej była szeroko stosowana. Aktualnie tę formę rozliczeń można stosować jedynie w przypadku kierowców wykonujących krajowy transport towarów.
Jak rozliczyć czas pracy kierowcy? Uważaj na popularne błędy
Rzetelne rozliczenie czasu pracy kierowcy nie należy do łatwych zadań. Do często spotykanych pomyłek należą m.in.:
👉 pominięcie pojedynczych godzin pracy w porze nocnej,
👉 błędy w naliczaniu nadgodzin,
👉 braki w oznaczeniach dni wolnych,
👉 opóźnione wypełnianie dokumentacji.
Każde niedopatrzenie zagrożone jest karą finansową podczas kontroli. Dlatego czynności związane z ewidencją czasu pracy kierowców powinny być wykonywane przez osoby dysponujące wiedzą i doświadczeniem w tym zakresie.
