O digitalizacji procesów mówi się od wielu lat. Czy w takim razie oznacza to, że procesy czekają na digitalizację? Otóż nie – nie czekają. Za nimi stoją ludzie, których warto słuchać aby poznać i zrozumieć ich oczekiwania. Do oceny każdego procesu kluczowa jest więc analiza w przynajmniej trzech wymiarach: klienta zewnętrznego, wewnętrznego oraz osób zaangażowanych w realizację procesu.
Kto potrzebuje digitalizacji
Proces ma to do siebie, że jako zbiór działań prowadzących do określonego rezultatu na nic nie czeka. Bywa, że niezauważalnie dzieje się sam. Co prawda, nie zawsze odbywa się to w sposób uporządkowany. Jeśli nawet jest skuteczny (przynosi oczekiwane rezultaty) to czy można uznać, że jest właściwy? Niekoniecznie.
To czy dojdzie do digitalizacji zależy od decyzji liderów procesów, managerów obszarów oraz od decyzji zarządów.
Doskonałym przykładem procesu, który ma kluczowe znaczenie w łańcuchu dostaw jest organizacja transportu towarów. Może wydawać się dość nieskomplikowany do ułożenia i łatwy do realizacji. Jednak gdy spojrzymy nieco dalej i przyjrzymy się dokładniej, okaże się, że stron zaangażowanych w dostawę towaru jest całkiem sporo, a ich oczekiwania są nierzadko sprzeczne. Wtedy dopiero rzeczywistość nabierze nowych kolorów.
Wymiar pierwszy – proces zaspokaja potrzeby klienta zewnętrznego, który nie zawsze jest zlecającym transport. Może nim być również odbiorca, który towar zamawia i oczekuje dostawy na miejsce w ustalonym czasie. Nie jest zainteresowany samym procesem, tylko jego rezultatem.
Wymiar drugi – proces zaspokaja potrzeby klienta wewnętrznego. Zanim informacja o zapotrzebowaniu na transport zostanie przekazana do działu odpowiedzialnego za logistykę. Przechodzi bardzo często również przez dział sprzedaży i obsługi klienta, które są „oknem na świat”. Tu również pojawiają się wymagania, głównie w zakresie uzyskania informacji o statusie realizacji.
Wymiar trzeci – proces zaspokaja potrzeby zaangażowanych w jego realizację. Klient kupił, sprzedaż wykonała plan, obsługa klienta potwierdziła dostępność i termin dostawy. Pora więc na logistyka. To na nim ciąży obowiązek „znalezienia transportu”. Kontaktuje się więc z podwykonawcami – przewoźnikami, spedytorami – aby Ci przyjęli zlecenie transportowe do realizacji. Ustala terminy, warunki, potwierdza cenę kontraktową lub negocjuje indywidualne warunki przewozu. Do tego jeszcze zlecenie transportowe… Taka codzienna mieszanka maili, telefonów, komunikatów. Następnie jeszcze pozyskanie danych kierowcy i pojazdu, aby przekazać je do magazynu oraz do działu sprzedaży i obsługi klienta, aby Ci powiadomili klienta.
Logistyk w tej części procesu pozostaje w centrum uwagi. To od niego zależy, czy klient otrzyma zamówiony towar. Wysyła więc maile, dzwoni, odpowiada na smsy, koresponduje na komunikatorach. Wszystko ma pod kontrolą… do chwili, aż coś się nie zmieni. Np. możliwy dzień wysyłki. Wtedy dla logistyka proces zaczyna się od początku… maile, telefony, oferty, negocjacje, smsy… jednym słowem „człowiek orkiestra”.
Skoro coś działa dobrze, to po co to zmieniać
Usain Bolt wygrywał sprinty na 100m. Biegał szybciej niż konkurenci, ponieważ był lepszy w każdym elemencie. Lepiej startował, efektywniej poruszał nogami, przyjmował lepszą pozycję ciała na każdym etapie sprintu. Wiem, że może wydawać się to dziwne, że sprint trwający 9,58 sek. dzieli się na etapy. Dzieli – tak jak każdy proces. Zajęcie pozycji startowej, reakcja startowa, wyjście z bloków, przyspieszenie, osiągnięcie prędkości maksymalnej, utrzymanie prędkości, finisz, meta. Czy kiedyś jeszcze będzie ktoś szybszy… mam nadzieję, że tak. I będzie to bardzo emocjonujące móc oglądać kolejny rekord… być może zostanie on pobity o zaledwie 0,01 sekundy, a więc zaledwie o 1 promil (0,1%).
Co zatem zrobić aby być szybszym na 100 m? Wystarczy jeden raz pobiec lepiej niż Usain Bolt 🙂 Nie o to jednak chodzi w procesach operacyjnych, gdzie kluczowa jest powtarzalność.
Jak więc to się ma do procesu organizacji transportu? Otóż im dłużej będziesz starał się doskonalić obecny proces, tym mniejszych przyrostów możesz oczekiwać w przyszłości. Czy poprawa o 0,1% będzie satysfakcjonująca? Pewnie już znasz odpowiedź. Parafrazując Alberta Einsteina – robiąc wciąż to samo, nie oczekuj innych efektów.
Digitalizacja = strategia + proces + narzędzia
Po pierwsze strategia:
- Dane wprowadzaj tylko raz w jednym miejscu.
- Zyskaj dostęp do danych, które obecnie otrzymujesz mailem, telefonicznie lub smsem.
- Korzystaj z informacji współdzielonej oraz dziel się informacją.
- Pozyskuj dane pochodzące ze społeczności.
- Przestań dzwonić, pisać i wysyłać maile czy smsy.
- Myśl o procesie jak o drobnych działaniach, które zasilają większą całość w łańcuchu dostaw.
- Usprawnij przepływ informacji pomiędzy klientami, uczestnikami procesu oraz ich wykonawcami.
- Skoncentruj działania operacyjnie na wyjątkach, a więc tym co wymaga reakcji – prawdziwej uwagi, reszta ma działać automatycznie.
- Ma być prosto i skutecznie.
- Ma być sprawnie i automatycznie.
Po drugie proces:
- Nie staraj się wymyślać koła na nowo.
- Rynek transportu jest bardzo rozdrobniony, ma bardzo wielu uczestników, których sprawny proces powinien uwzględniać.
- Skorzystaj z procesu uniwersalnego dla wszystkich przewoźników i spedytorów.
- Połącz w jednym procesie wielu uczestników.
- Spraw, że potrzeby informacyjne Twoje i społeczności transportowej zostaną zaspokojone.
- Nie szukaj przewoźników za wszelką cenę – technologia zrobi to za Ciebie dzięki algorytmom.
Po trzecie narzędzia:
- Skorzystaj z platformy, która realizuje uniwersalny proces.
- Wybierz platformę, z której korzysta już społeczność przewoźników i spedytorów – w tym Twoi obecni podwykonawcy – skoro oni już tam są, to są tam również Twoje ładunki.
- Połącz własne narzędzie z uniwersalną platformą – wysyłaj i odbieraj informacje automatycznie.
- Dostosuj własne narzędzia do świata cyfrowego.
- Nie inwestuj w narzędzie, które możesz mieć praktycznie za darmo. Jeżeli dysponujesz budżetem na rozwój narzędzi – zainwestuj w integrację.
- Nie buduj narzędzia na własne potrzeby, do którego będziesz starał się przekonać logistyka, obsługę klienta, sprzedaż, klienta, przewoźnika czy spedytora. Uwierz, że oni potrzebują dostępu do informacji, a nie do Twojego narzędzia.
Digitalizacja polega na korzystaniu ze wspólnych danych i możliwości ich wykorzystania do skutecznego osiągnięcia celu
Jeśli chcesz się szybko przemieścić, nie kupujesz ani pociągu ani samolotu, nie budujesz dworców czy lotnisk. Kupujesz bilet i dosiadasz się do środka transportu. Korzystasz ze wspólnego rozwiązania, ogromnej infrastruktury, za którą każdy płaci, gdy chce z niej skorzystać. Współdzielisz i używasz jej tak jak wszyscy. Dzięki temu zyskujesz.
Pamiętaj, że narzędzia do realizacji Twoich procesów nie powinny być utrudnieniem, kolejną barierą w osiągnięciu efektywności – szczególnie, gdy jest wielu uczestników procesu. Według nich “ich narzędzie jest lepsze od Twojego”, według Ciebie: “Twoje jest lepsze”. Uniwersalna platforma niweluje ten problem. Łączy jednych i drugich na równych zasadach z równym dostępem do informacji.
Osobisty concierge – gdzie szukać oszczędności
Usługa concierge jest droga. Kiedyś zapalał on świece, potem dbał o gości, a dzisiaj załatwia sprawy powszechnie uznane za niemożliwe do załatwienia (np. zakup biletu na koncert, gdy już ich nie ma w sprzedaży). Ma dostęp do informacji, które nie są powszechnie dostępne. W zwykłych czynnościach już dawno zastąpiła go technologia.
Jeżeli o sukcesie Twojej oferty decyduje cena, a nie emocje, to dlaczego wciąż korzystasz z usług osobistego analogowego doradcy?
Spedytor czy przewoźnik „na zawołanie” (na maila lub telefon) jest równie wygodny. Dzwonisz… on organizuje. Piszesz… on podstawia samochód. Bez względu, czy to coś standardowego, czy wyjątkowego… Impuls… działanie. Ty prosisz… on wykonuje. Działa sprawnie, ale za każdym razem poświęca całą energię i czas na Twój przypadek. To dlatego jest tak drogo… Luksus ma swoją cenę.
A gdyby tak… Witaj w nowym cyfrowym świecie logistyki 4.0
Digitalizacja polega na uzyskaniu dostępu do informacji w czasie rzeczywistym, z dowolnego miejsca, automatycznie (bez konieczności pytania). Raz wprowadzona informacja, również przez przewoźnika lub spedytora, jest od razu dostępna dla załadowcy.
Takie możliwości w obszarze zarządzania transportem drogowym daje właśnie Platforma Trans.eu. Pozwala na sprawną komunikację z przewoźnikami i spedytorami, wymianę informacji o frachtach (wysłanie z zapytaniem o cenę, z ceną kup teraz, bez ceny), wysłanie zalecenia do wybranego przewoźnika i obserwację statusu jego realizacji, uzyskanie danych pojazdu i kierowcy do celów awizacyjnych, wymianę dokumentów niezbędnych do rozliczenia zlecenia (np. CMR, WZ, FV).
To wszystko w pełni cyfrowy sposób – bez maili, arkuszy kalkulacyjnych, smsów, telefonów. A gdy zdecydujesz się podłączyć Platformę do własnego systemu przez API, wszystkie informacje możesz mieć automatycznie „u siebie”, a Ty i Twoi przewoźnicy i spedytorzy możecie pracować na własnych systemach. To już nie jest fantazja. To konieczność.
- Piotr Roczniak
- Global Account Manager, Trans.eu
- Proces digitalizacji, choć może wydawać się trudny, długotrwały i skomplikowany, wcale nie musi taki być. Skontaktuj się ze mną i przekonaj się, że logistyka 4.0 jest bliżej niż przypuszczasz. Napisz na proczniak@trans.eu lub odwiedź mój profil na LinkedIn https://www.linkedin.com/in/piotrroczniak/