Lean management to koncepcja strategii wydajnego zarządzania przedsiębiorstwem. Jej celem jest generowanie jak największej wartości dla klienta przy optymalizacji kosztów i zasobów firmy. Wdrożenie tej strategii wiąże się z korzyściami m.in. większą wydajnością pracowników, efektywniejszymi procesami czy brakiem marnotrawstwa. Celem lean jest również nieustanne dążenie firmy do doskonałości. Dlaczego warto wdrożyć tę strategię w biznesie?
Jak powstała metoda Lean management?
Metodę Lean management opracował w latach czterdziestych Taiichi Ōno w celu upłynnienia systemu produkcyjnego Toyoty. Ideę koncepcji określił następująco: „Wszystko, co robimy, polega na skracaniu czasu od momentu złożenia zamówienia przez klienta do momentu, kiedy dostaniemy pieniądze, ciągle redukujemy ten czas przez eliminację marnotrawstwa”. Firmy muszą się skupić na przyczynach powstawania marnotrawstwa zasobów i je wyeliminować. Według tej koncepcji wyróżnia się 7 obszarów marnotrawstwa:
1. Zbędny ruch – dotyczy to zarówno ludzkich czynności, jak i bezcelowego przemieszczania się maszyn na terenie firmy.
2. Zbyt częsty i bezcelowy transport – to nadmiernie przewożone produkty z miejsca na miejsce bez konkretnego celu.
3. Nadmierne zapasy – ograniczanie zapasów do minimum jest niezbędne. Zbyt wiele zapasów na magazynie może wiązać się z kosztowną utylizacją wskutek np. spadku sprzedaży.
4. Oczekiwanie – funkcjonujące procesy są nieefektywne np. oczekiwanie na swoją kolej w procesie może powodować opóźnienia.
5. Zbędne przetwarzanie – ta strata może dotyczyć np. drukowanych dokumentów, które nie generują wartości dodanej dla klienta.
6. Nadprodukcja – dotyczy zbyt dużego obciążenia maszyn nieadekwatnego do aktualnego zapotrzebowania. To najczęstsza strata w firmach produkcyjnych.
7. Wady – to niewłaściwie wykonane produkty np. pod presją czasu, które nie spełniają wymagań klientów; brak szczegółowej komunikacji między działami.
Wyzwania w firmach produkcyjnych
Do największych wyzwań należy nieefektywna organizacja pracy, marnotrawstwo zasobów i niewłaściwe zarządzanie zespołem pracowników. Każdy z nich koncentruje się na swoich zadaniach, zamiast na osiągnięciu wspólnego celu. Pracuje w sposób zbyt rozproszony, zamiast w strategiczny i zespołowy, co przekłada się na nieefektywne realizowanie celów firmy i wydłużony czas dostaw.
Terminowe dostawy są szczególnie istotne z punktu widzenia właścicieli firm np. motoryzacyjnych. Opóźnienia w dostawie części wiążą się ze wstrzymaniem produkcji, a w konsekwencji kosztownymi stratami finansowymi. Firmy borykają się też z nadmiernym magazynowaniem towarów zamiast przechowywać tylko takie ilości produktów, które są niezbędne do realizacji bieżących zamówień. To tłumaczy dlaczego tak ważna jest reorganizacja firmy i działanie zgodnie ze strategią lean.
Co można ulepszyć w firmie zgodnie z lean mangament?
Od czego zacząć? W pierwszej kolejności warto zorganizować szkolenie dla pracowników, którym zostanie przedstawiona koncepcja 5S. Ponadto należy mieć na uwadze, że pracownicy powinni być przeszkoleni z każdego etapu koncepcji 5S. Dzięki takim działaniom każdy z pracowników zrozumie, że uporządkowane miejsce, samodyscyplina i praca zespołowa sprzyja większej efektywności pracy i osiąganiu lepszych wyników. Na czym dokładnie polega koncepcja 5S?
SEIRI (cel: selekcja zbędnych przedmiotów) – praca rozpoczyna się od selekcji i porządkowania zbędnych narzędzi, procedur i przedmiotów, które nie są potrzebne do realizacji konkretnych zadań firmy. Ten etap pomaga również dokonać właściwej inwentaryzacji produktów.
SEITON (cel: lepsza organizacja pracy i systematyczne działania) – polega na organizacji wszelkich niezbędnych narzędzi, produktów, dokumentów, środków transportu wraz ze wskazaniem ich dokładnego miejsca tak, aby były zawsze łatwo dostępne dla pracowników z różnych działów. Celem tego etapu jest dbanie o utrzymanie porządku np. w magazynie, dziale księgowości, halach z transportem, stanowiskach pracy.
SEISO (utrzymanie czystości i sprzątanie) – w ramach tej zasady pracownicy muszą regularnie dbać o porządkowanie wspólnej przestrzeni, eliminowanie brudu i wszelkich zanieczyszczeń w miejscu pracy.
SEIKETSU (dbanie o czystość miejsca pracy)– ten etap koncentruje się na utrzymaniu stanowisk pracy w czystości. Pomaga pracownikom zrozumieć, że czyste stanowisko pracy przekłada się na wzrost efektywności i krótszy czas realizacji zadań. W wielu firmach pomocne mogą być specjalnie stworzone harmonogramy czyszczenia stanowisk, które zmotywują pracowników do regularnego dbania o czystość.
SHITSUKE – (cel: nawyk samodyscypliny pracowników) – ostatnia zasada idei 5S to konsekwencja pracowników w stosowaniu wszystkich powyższych działań tak, aby stały się przydatnymi nawykami w pracy.
Jakie są korzyści z lean management?
Wprowadzenie strategii lean management do firmy wiąże się z wieloma korzyściami. Oto kilka z nich:
Większe skupienie pracowników – wdrożenie lean sprawia, że pracownicy są bardziej skupieni na osiągnięciu wspólnego celu. Mają na uwadze dostarczanie jak największej wartości dla klienta i dzięki temu też są bardziej elastyczni i pracują z większym skupieniem na konkretnym celu.
Poprawa produktywności działań zespołu – konkretnie sprecyzowane zadania sprzyjają pracy zespołowej i pozwalają uniknąć nieporozumień w zespole, co sprzyja zwiększeniu produktywności, lepszemu planowaniu zadań i korzystnie wpływa na krótszy czas pracy.
Wydajniejszy przebieg procesów – każdy etap pracy poszczególnego działu sprzyja realizacji konkretnego celu, a zespół pracuje sprawniej, dzięki temu, że cele są precyzyjniej określone.
Efektywna produkcja bez ryzyka niepotrzebnych kosztów – odpowiadanie na rzeczywiste potrzeby klientów ogranicza ryzyko marnotrawstwa. Takie podejście przekłada się na oszczędności firmy.
Eliminacja marnotrawstwa – ograniczenie zbędnego ruchu pracowników, urządzeń, zbędnego transportu na terenie firmy.
Lean koncentruje się na maksymalizacji wartości dla klientów, ograniczając ryzyko marnotrawstwa zasobów firmy. Korzyścią jest znacznie krótszy czas realizacji, lepsze nawyki pracowników i szybsze reagowanie na dynamiczne zmiany. Lepsza organizacja pracy i intensyfikacja tych działań zgodnie z ideą lean management to gwarancja zadowolenia klientów, rozwoju firmy i przewagi konkurencyjnej.