Większość zapisów w zleceniach przewozu chroni przede wszystkim interesy zleceniodawcy. Jednak zdarzają się sytuacje, kiedy to z winy klienta przewoźnik zostaje narażony na koszty. Na przykład wtedy, gdy kierowca zgodnie ze zleceniem przyjeżdża na załadunek do którego – nie z winy przewoźnika – nie dochodzi.
Jest realny koszt zbędnego przyjazdu i powrotu do bazy, ale również utracone korzyści: wóz mógłby w tym czasie zrealizować inne zlecenie. Jak powinniśmy się zabezpieczyć, aby za podobne sytuacje kosztami obciążany był zleceniodawca a nie my?
Zadbaj o odpowiedni zapis w zleceniu transportowym
W umowie z klientem powinien istnieć zapis, że zostanie on obciążony karą umowną, jeśli pojazd podjedzie, a do załadunku nie dojdzie nie z winy przewoźnika.
Należy dopilnować, aby zapis był precyzyjny. Zbyt ogólny może nie być skuteczny. Kodeks cywilny, a konkretnie artykuł 484, mówi wyraźnie, że kara umowna musi zostać określona tak, aby nie było wątpliwości, w jakiej dokładnie sytuacji przysługuje i konkretnie w jakiej wysokości.
Jeśli nie mamy zapisu o karze umownej
Takie postanowienia zdarzają się rzadko w zleceniach transportowych. Jeśli już są, kwoty często nie odzwierciedlają realnych kosztów poniesionych przez przewoźnika.
Konwencja CMR jak i prawo przewozowe nie pomogą nam. Ustawodawca w obu tych aktach prawnych nie przewidział szczególnej formy określającej możliwość dochodzenia takiego odszkodowania. Nie jesteśmy jednak bezradni.
- Można powołać się na przepisy ogólne Kodeksu cywilnego dotyczące odszkodowań. Jeśli przewoźnik poniesie szkodę na skutek niewykonania przez zleceniodawcę umowy – to zgodnie z przepisami prawa cywilnego, przysługuje mu roszczenie o naprawienie szkody wobec zleceniodawcy.
- Musimy zadbać o odpowiednie udokumentowanie szkody. Musimy potrafić udowodnić, że na skutek niezaładowania pojazdu ponieśliśmy konkretne wydatki. Ważne jest, aby zleceniodawca wiedział, z czego wynika żądana przez nas kwota. Warto przedstawić m.in. wykres z GPS pokazujący, ile kilometrów samochód musiał pokonać w drodze na załadunek. Dodatkowo można okazać rachunki za przejazd płatnymi drogami oraz kalkulację kosztów eksploatacji samochodu (m.in. paliwo).
Nie można przesadzić z roszczeniami
Nie powinniśmy domagać się opłacenia całej kwoty widniejącej na niezrealizowanym nie z naszej winy zleceniu. Nie wykonaliśmy przecież umowy przewozu. Skoro usługa nie została wykonana, nie możemy żądać za nią zapłaty.
Najlepszym wyjściem jest wystawienie noty obciążeniowej – niezależnie od faktur, które wystawiamy klientowi za zrealizowane usługi. Nie możemy żądanej kwoty dopisać do faktury lub wystawić na nią osobnej faktury. Przede wszystkim dlatego, że do takiego roszczenia nie dolicza się podatku VAT. Orzecznictwo podatkowe jasno wskazuje, że jedyną właściwą formą jest nota.
Powinniśmy w niej zawrzeć faktycznie poniesione i łatwo mierzalne koszty, takie jak wspomniane koszty paliwa czy opłaty drogowe. Dokumentacja wydatków może być nam bardzo potrzebna, bowiem nie jest łatwo uzyskać pieniądze na etapie polubownym. A jeśli zdecydujemy się na rozstrzygnięcie przez sąd, musimy mieć dokładną dokumentację.