Branża transportowa jest branżą wysokiego ryzyka. Jako przewoźnik codziennie mierzysz się z całą masą czynników, które zagrażają płynności finansowej Twojej firmy, takich jak niespodziewane wydatki czy niesolidni kontrahenci. Co zrobić, żeby mimo trudnych warunków utrzymać się na rynku?
Płynność finansowa to zdolność przedsiębiorstwa do terminowego wywiązywania się ze swoich zobowiązań płatniczych. Trudności z jej utrzymaniem w transporcie wynikają z różnych przyczyn. Jednym z istotniejszych powodów są zatory płatnicze. Dotyczą one nawet do 90% polskich firm, a największy problem stanowią dla małych i średnich przedsiębiorców. Jako przewoźnik możesz zostać zmuszony do podwyższenia cen swoich usług, ograniczenia inwestycji we flotę, a przede wszystkim – możesz stracić zdolność do regulowania na czas kosztów związanych z działaniem firmy. To najprostsza droga do upadłości firmy.
Jak utrzymać się na rynku?
Jednym ze sposobów na zachowanie stabilności finansowej firmy jest przemyślana strategia dotycząca rozliczania się za wykonane usługi. Wierzyciele mają ograniczone możliwości działania wobec niesolidnych kontrahentów. Dlatego jako przewoźnik powinieneś zawczasu zadbać o to, by płatności za faktury spływały na Twoje konto na czas. Jak to zrobić?
Weryfikuj wypłacalność swoich kontrahentów
Współpraca z zaufanymi kontrahentami to dla dbającego o własny interes przewoźnika podstawa. Jednak poza zleceniami dla stałych klientów, prawdopodobnie często realizujesz pojedyncze frachty dla nowych zleceniodawców. Zawierając transakcje na Platformie Trans.eu, koniecznie sprawdź indeks TransRisk firmy, z którą rozmawiasz o ofercie. Wskaźnik TransRisk danego przedsiębiorstwa jest na bieżąco aktualizowany w oparciu o takie czynniki jak: wywiązywanie się ze zobowiązań płatniczych (również w zewnętrznych rejestrach), kondycja finansowa, transparentność danych, aktywność na giełdzie czy opinie dotychczasowych klientów. Nad tymi ostatnimi możesz się pochylić osobno. Dostępne w informacjach o firmie oceny kontrahentów umożliwią Ci poznanie szczegółów współpracy innych firm z danym kontrahentem. Analizując rozkład pozytywnych i negatywnych opinii w wybranym odcinku czasowym, jesteś w stanie wyrobić sobie zdanie na temat przebiegu współpracy z wybraną firmą. Zwracaj uwagę na czerwone alerty w oknie rozmowy lub w informacjach o firmie, które mogą świadczyć o tym, że klient widnieje na giełdzie wierzytelności.
Przestrzegaj limitów kredytu kupieckiego
Na początku współpracy z daną firmą warto ustalić limity udzielanego kredytu kupieckiego. Kredyt kupiecki to forma odroczenia terminu zapłaty za usługę przewozu – w tym przypadku termin uzgadnia się indywidualnie z każdym klientem. Jeśli zleceniodawca nie opłaci wystarczającej liczby faktur (nawet, jeśli nie są po terminie), masz pełne prawo odmówić wykonania kolejnego zlecenia. Jest to świetne rozwiązanie zarówno dla klienta, jak i dla Ciebie, jeśli tylko ustalisz odpowiednie limity i będziesz ich konsekwentnie przestrzegać.
Zdarza się, że klienci będą spóźniać się z zapłatą mimo wydłużenia terminu lub negocjować go z kilkoma pracownikami w Twojej firmie. Twoim zadaniem jest postawienie jasnej granicy i pilnowanie nieprzekraczalności ustalonych terminów zapłaty (w programie FireTMS pojawiła się niedawno funkcja automatycznego blokowania przyjmowania zleceń powyżej limitu kredytu kupieckiego). Nie obawiaj się, że klienci nie będą chcieli z Tobą współpracować – jeśli jakość Twoich usług jest wysoka, konieczność terminowego regulowania opłat będzie dla zleceniodawców oczywista.
Monitoruj płatności
Pamiętaj, aby na bieżąco monitorować wszelkie płatności. Żeby szansa na wyegzekwowanie zapłaty od spóźnialskiego kontrahenta była największa, o przeterminowaniu faktur należy wiedzieć natychmiast.
– Niejednokrotnie zdarza się, że przewoźnicy dowiadują się o przeterminowanych fakturach w momencie rozliczenia miesiąca lub kwartału. Firmy, które zalegają z płatnością, w tym czasie otrzymały już wiele wezwań, a wezwanie przewoźnika jest tylko kolejną kartką na biurku księgowej – mówi Agnieszka Mikołajec, ekspert ds. komunikacji i edukacji w FireTMS – Wczesne rozpoczęcie działań monitorujących i duża konsekwencja sprawia, że czasem, mówiąc kolokwialnie, dla świętego spokoju faktura jest przekładana do szybszej płatności. Dzieje się tak tylko dzięki natychmiastowej reakcji przewoźnika i monitorowaniu terminów płatności faktur na bieżąco.
Dobrą praktyką jest wysyłanie kontrahentom powiadomień o zbliżającym się terminie płatności. Jeśli chcesz przerzucić obowiązek monitorowania i pobierania opłat na kogoś innego, a przy tym mieć pewność, że pieniądze trafią do Ciebie od razu, skorzystaj z faktoringu. Polega on na odsprzedaży faktur zewnętrznym firmom. W praktyce wygląda to tak, że zazwyczaj w ciągu 48 godzin na Twoim koncie pojawi się należność za fakturę wystawioną kontrahentowi, a obowiązek dochodzenia wypłaty należności od Twojego klienta przejmie firma, która sfinansowała fakturę. Możesz w ten sposób uzyskać pieniądze tylko za jedną fakturę lub nawiązać z firmą finansującą (czyli faktorem) stałą współpracę, dzięki której regularnie będziesz otrzymywać płatności za zlecenia od stałych kontrahentów (dobra wiadomość dla użytkowników systemu FireTMS: dzięki integracji z firmą Transcash.eu SA faktury można skierować do finansowania za pomocą kilku kliknięć w programie).
Egzekwuj zaległe zobowiązania
Zdarza się, że czynności podjęte na własną rękę nic nie dają. Szczególnie wtedy brak działań prewencyjnych w postaci skorzystania z usługi finansowania przewoźnik odczuwa aż nadto wyraźnie. Termin płatności faktury upłynął, klient nie płaci, a widmo zatoru staje się coraz bardziej realne. W takiej sytuacji warto przesłać zgłoszenie do zaufanej windykacji. Doświadczenie firmy windykacyjnej, która wyegzekwowała spłatę należności od tysięcy firm, jest nie do przecenienia. Podobnie jak w przypadku zlecenia faktoringu, w programie FireTMS windykację można zlecić z poziomu systemu – cały proces jest banalnie prosty, a do tego możesz liczyć na szybką reakcję windykacji Transinkasso, która od lat skutecznie ściąga należności od dłużników z branży transportowej. Co więcej, jeśli Twój dłużnik miał już wcześniej zaległości w płatnościach, jest bardzo prawdopodobne, że windykatorzy Transinkasso znają już cały wachlarz wymówek firmy i dobrze wiedzą, jak i z kim skutecznie rozmawiać.
Przekazanie sprawy do windykacji to prawidłowe rozwiązanie. Jednak w myśl zasady, że lepiej zapobiegać, niż leczyć, o zabezpieczeniu płatności pomyśl zawczasu. Artur Martynów, menadżer ds. komunikacji i marketingu w Transcash.eu SA, zaleca patrzyć na cykl życia faktury całościowo.
– Lata doświadczenia w zwalczaniu patologii w zachowaniach płatniczych w branży TSL pokazują, że najlepiej podjąć działania prewencyjne już w momencie wystawienia faktury. Skorzystanie z faktoringu zdejmuje z przewoźnika konieczność pilnowania terminów i walki o wyegzekwowanie zapłaty we własnym zakresie, pozwalając skupić się na prowadzeniu własnego biznesu – mówi Martynów. – Połączenie usług finansowania i windykacji w jeden pakiet pozwala nam przejąć obowiązki związane z płatnościami od “narodzin” faktury, aż do jej uregulowania przez zleceniodawcę.
W tak ryzykownej branży, jaką jest transport, oprócz samodzielnych działań zapobiegawczych koniecznością staje się sformalizowana ochrona finansów przedsiębiorstwa. W transporcie drogowym najlepszym rozwiązaniem jest przekazanie obowiązków związanych z fakturowaniem firmie, która zajmuje się tym na co dzień. Dzięki takiemu posunięciu zyskasz czas i środki na to, co najważniejsze: na rozwój swojej działalności.