Kalkulator i faks już nie wystarczą. Poznaj najważniejsze narzędzia w pracy spedytora

Hanna Niełacna 12.03.2018


Rola spedytora w organizacji przewozu ładunków ewaluuje. Dynamiczny rozwój nowoczesnych technologii sprawił, że zmienił się nie tylko charakter jego pracy, ale i narzędzia, jakich używa w zarządzaniu całym procesem logistycznym. Kalkulator, faks, Excel – dotychczas podstawowe narzędzia pracy – wypierane są innowacyjnymi rozwiązaniami telematycznymi. Spedytor z telefonem w ręku i notesem leżącym obok komputera stacjonarnego to coraz rzadszy widok.
Postęp technologiczny dał pracownikom firm spedycyjnych-transportowych nowe możliwości. Profesjonaliści korzystają dziś ze zintegrowanych systemów telematycznych, które pomagają w najbardziej efektywny i rentowny sposób przetransportować ładunek i zarządzać flotą. Choć nie ma jeszcze narzędzia, które kompleksowo obsłuży wszystkie zadania związane ze zleceniem transportowym, to umiejętne korzystanie z już dostępnych rozwiązań może dać firmom przewagę konkurencyjną.
Specjaliści tworzący oprogramowania dla branży TSL starają się odpowiadać na rzeczywiste problemy, z jakimi stykają się dyspozytorzy. Dostarczają na rynek aplikacje, programy, rozbudowane systemy telematyczne. Każde ma być przede wszystkim użyteczne i pomocne w codziennej pracy.

Technologia niezbędna w zarządzaniu przedsiębiorstwem

Jeszcze kilka lat temu praca spedytora opierała się na bezpośrednim kontakcie z klientem oraz współpracownikami (telefoniczne ustalenia z przewoźnikami czy wizyty u księgowej z teczką faktur do rozliczenia). Wiele czynności wymagało jego “fizycznego” zaangażowania (np. ręczne uzupełnianie kalendarza, wypełnianie dokumentów). Dziś spedytora wyręcza technologia. Telematyki pozwalają:

  • optymalizować koszty transportu (np. poprzez likwidację tzw. powrotów “na pusto” czy bieżące rozliczenie poziomu zużycia paliwa);
  • planować przewóz ładunku z wykorzystaniem inteligentnych i precyzyjnych map drogowych;
  • komunikować się z kierowcą w dowolnym momencie;
  • śledzić pozycję pojazdu na trasie;
  • monitorować status zlecenia;
  • wystawiać: faktury VAT (i eksportować je do programu księgowego), dokumenty przewozowe, druki CMR itp.


Takie możliwości dają przede wszystkim giełdy transportowe, narzędzia odpowiadające potrzebom branży TSL. Platforma Trans.eu, TimoCom, Teleroute to czołowi dostawcy tego typu usług na rynku. Dostęp do nich jest dziś po prostu dla spedytorów i przewoźników standardem pracy. Giełda to tylko jedno z wielu narzędzi, z jakich korzystają.
Dążąc do optymalizacji kosztów transportu, chcąc dokładnie analizować wydatki czy lepiej zarządzać obiegiem dokumentów w firmie, likwidując w swoich biurach niepotrzebną (i czasochłonną) “papierologię”, trzeba pójść dalej – integrować się z telematykami i szukać innowacyjnych rozwiązań.
Żeby efektywniej wykorzystywać flotę i zarządzać nią w inteligentny sposób, powstał WEBFLEET – narzędzie stworzone przez firmę TomTom Telematics. Holendrzy dostarczyli technologię, która spójnie łączy w sobie rozwiązania telekomunikacyjne, informatyczne oraz informacyjne. WEBFLEET w szybkim tempie przekazuje informacje o stanie floty oraz pracy kierowców. Operator floty sprawdzi np. styl jazdy kierowcy. Pracownik, który potrafi jeździć ekonomicznie, spala mniej paliwa. Taki, który dba o bezpieczeństwo, powoduje mniej wypadków, co oznacza, że pojazdy mogą być dłużej użytkowane. Tego rodzaju wiedza jest bezcenna. System w transparentny sposób prowadzi również ewidencję czasu pracy kierowców.

Z kolei opcja GPS, bez której trudno sobie wyobrazić dziś prawidłowe funkcjonowanie firmy, umożliwia śledzenie i monitorowanie natężenie korków na trasie. TomTom LINK może też analizować takie parametry jak: przyspieszanie i gwałtowne ruchy pojazdu (jak nagłe hamowanie czy ostre skręcanie). Ponadto zmierzy aktualną prędkość i czas pracy na biegu jałowym. W ten sposób można zobaczyć, w jaki sposób kierowca prowadzi pojazd, i w jakim stopniu wpływa to na poziom zużycia paliwa. Jeżeli niekorzystnie, dyspozytor przez system Active Driver Feedback w każdej chwili może skontaktować się z pracownikiem, i zwrócić mu uwagę. Komunikacja w czasie rzeczywistym pomaga też samemu kierowcy, który w razie jakichkolwiek problemów na trasie szybko skontaktuje się z bazą.

Systemy telematyczne wykorzystują też firmy produkujące pojazdy ciężarowe. Scania Polska korzysta z narzędzia Scania Fleet Management. Dzięki niemu łatwo analizuje się konkretne parametry pojazdu oraz sposób jego eksploatacji. Można śledzić m.in. ilość zużytego paliwa, koszty naprawy oraz przeprowadzonych przeglądów – system w stosownym czasie wyśle nawet przypomnienie, że samochód powinien przejść kompleksową diagnostykę.
Monitoring pracy kierowców to również jedna z możliwości FireTMS-a, programu do zarządzania transportem i spedycją. Narzędzie posiada wiele przydatnych w pracy spedytora funkcji. Narzędzie pozwala m.in. na kontrolę wydatków dzięki rozbudowanej opcji raportowania (analiza rentowności zlecenia, dziennych obrotów i zysków oddziałów to tylko niektóre z możliwości). Intuicyjne wystawianie faktur jednym kliknięciem, bezproblemowe rozliczanie diet i delegacji kierowców (pobranie danych na podstawie kart drogowych i GPS), szybkie wyszukiwanie dokumentów w archiwum (np. skanów, faktur), to kolejne rozwiązania, które znacząco poprawią efektywność pracy użytkownika FireTMS-a.

Strona startowa aplikacji FireTMS. Widok dla przewoźnika.


Koszty administracyjne oraz czas, jaki trzeba poświęcić na organizację pracy biurowej, pomaga ograniczyć Comarch EDI Network. System, który oferuje klientom “szybkie i bezpieczne przesyłanie danych pomiędzy partnerami na całym świecie”. A ponadto “gwarantuje automatyzację procesów w całym łańcuchu dostaw począwszy od zamówienia, przez odbiór towarów i dostawę, po fakturowanie i płatność”. Korzystając z EDI (czyli electronic data interchange), w prosty sposób można np. eksportować faktury. Nie trzeba uzupełniać ich ręcznie i np. przechowywać w segregatorach. Dokumenty można przesłać kontrahentowi drogą elektroniczną z całkowitym pominięciem poczty. Kłopot z długimi kolejkami znika automatycznie.

Jak optymalnie zaplanować załadunek?


To jeden z kluczowych dylematów podczas pakowania towaru do pojazdu. Pytania: “Czy towar zmieści się w ciężarówce?” lub “Co się stanie, jeśli źle oszacuję wymiary towaru?” pojawiają się w głowie spedytorów każdego dnia. Błąd na etapie planowania może narazić firmę na poważne straty finansowe, opóźnienia w przewozie, kary umowne, a finalnie nawet stratę klienta.
Pomyłka może drogo kosztować, dlatego tak nieocenionym narzędziem w czasie planowania załadunku jest Goodloading – inteligentny planer ładunków. Program pozwala symulować proces układania towaru tak, aby w pełni wykorzystać możliwości przewozowe pojazdu. Optymalne zagospodarowanie miejsca w ciężarówce lub na naczepie, daje konkretne korzyści finansowe: pozwala zredukować koszty przewozu i efektywniej zarządzać flotą. Nawet, jeśli trzeba przetransportować towar o niestandardowych gabarytach. Właśnie wtedy planer sprawdza się najlepiej.

Podgląd załadunku w 3D

Użytkownik sam wybiera typ ładunku oraz uzupełnia pola dotyczące parametrów. Dokładnie tą samą czynność wykonuje, kiedy chce dobrać pojazd. Może wybrać go z listy albo we własnym zakresie wpisać wymiary. Zawsze ma wybór. Decyduje o typie ładunku (np. paleta Euro), rodzaju zabudowy, sposobie przewozu (np. opcja “piętrowanie” umieści towar jeden nad drugim). A kiedy wszystkie pola zostaną uzupełnione, wystarczy kliknąć przycisk “Wstaw na pojazd”. Efekt pracy pokaże się natychmiast w formie wizualizacji 3D. Jeżeli precyzyjne wpisaliśmy wyliczenia LDM, wagi i objętości przestrzeń jest zagospodarowana optymalnie. Jeśli nie, można w prosty sposób edytować już dodany ładunek, klikając bezpośrednio na niego i zmieniając błędne dane.
Warto pamiętać, że prawidłowe ułożenie towaru w pojeździe to nie tylko kwestia maksymalnego wykorzystania możliwości załadunkowych floty, ale też bezpieczeństwo przejazdu. Jeżeli nacisk na oś jest właściwy, kierowca zachowa zdolność kierowania i hamowania. Podobnie dzieje się z ciężarem ładunku, który należy rozłożyć równomiernie. Przeciążenie którejkolwiek ze stron grozi wypadnięciem pojazdu z drogi. Układając towar, trzeba też zwrócić uwagę na środek ciężkości. Żeby zachować stabilizację w pojeździe, należy najcięższy ładunek położyć najbliżej podłoża. Wszystkie te czynności prowadzą do tego, aby kierowca z ładunkiem bezpiecznie dotarł do celu. Pamiętajmy, że z każdym wypadkiem drogowym, mogą wiązać się uszkodzenia pojazdu a z nim – koszty naprawy. Nie mówiąc już o życiu i zdrowiu kierowcy, o którym każdy spedytor podczas swojej pracy powinien myśleć.

Dodajmym, że Goodloading doskonale sprawdza się także wtedy, kiedy towar główny jest już w ciężarówce, ale wiadomo, że po opuszczeniu bazy kierowca musi podjąć dodatkowy ładunek z innego magazynu. Szybki podgląd na rozmieszczenie towaru na pierwszym etapie (wizualizacja 3D), od razu odpowie na pytanie, jaki (i w jakiej ilości) towar można jeszcze doładować. Planujący nie musi już bazować tylko na swojej wyobraźni i rysować na kartce papieru.
Przedstawione powyżej rozwiązania, to oczywiście nie wszystkie opcje, z jakich skorzystać może spedytor. Widać jednak, że sektor TSL to dla dostawców technologii IT bardzo pojemny rynek. Stale pojawiają się nowe usługi i narzędzia, a te, które już istnieją, ewoluują. Automatyzacja procesów, przechowywanie (oraz przetwarzanie) danych w chmurze, internet rzeczy, wykorzystanie sztucznej inteligencji – wszystkie te elementy już teraz są wykorzystywane w bieżącej pracy pracowników spedycji i wszystko wskazuje na to, że ten trend będzie się pogłębiał.