Jak napisać i co powinno zawierać zlecenie transportowe?

Patryk Domagala 11.05.2018


Operujesz zleceniami transportowymi? Ten poradnik dostarczy Ci wszystkich przydatnych informacji m.in. o zasadach ich tworzenia i obowiązkach prawnych wynikających z przyjętej oferty. Dowiesz się również, dlaczego warunki zlecenia to sekcja, którą zawsze powinieneś uważne czytać.

1. Co zawiera zlecenie transportowe?

Zlecenie transportowe jest dokumentem, na podstawie którego zawierana jest umowa między zlecającym i przewoźnikiem. Określa przede wszystkim dokładny adres i datę załadunku/rozładunku, rodzaj i wagę ładunku, rodzaj samochodu transportowego, ubezpieczenie ładunku, informację o możliwych dodatkowych opłatach wynikających z transportu i szczegółowe warunki płatności za usługę.
Zasady zawierania umów transportu rzeczy regulują:

  • kodeks cywilny,
  • ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe,
  • konwencja CMR z dnia 19 maja 1956 r.

Jak wygląda zlecenie transportowe? Istnieje wiele ogólnodostępnych szablonów zleceń, które wystarczy uzupełnić. Zlecenie możesz też stworzyć samodzielnie, pamiętaj jednak o umieszczeniu wszystkich wymaganych informacji.
Poniżej przykładowe zlecenie wygenerowane przez narzędzie TransOrders, które jest dostępne bezpłatnie dla abonentów Platformy Trans.eu. Jest to wygodne rozwiązanie, pozwalające uniknąć każdorazowego przepisywania danych. Narzędzie automatycznie pobiera wszystkie informacje do formularza – Ty uzupełniasz wyłącznie cenę frachtu i termin płatności (szczegóły w pkt. 2).
Zlecenie transportowe wzór

2. Jak wystawić zlecenie transportowe?

Zgodnie z przyjętą konwencją CMR zlecenie transportowe powinno mieć formę pisemną.
Do niedawna koniecznym było tworzenie formatek zlecenia w programach typu Word, zatem musiałeś kolejno:

  • nazwać dokument “zlecenie transportowe” lub “zlecenie przewozu”,
  • określić rodzaj usługi: “niniejszym zleca się transport/przewóz towaru”,
  • uzupełnić dane obu stron: zleceniodawcy i zleceniobiorcy (przewoźnika),
  • podać daty załadunku i rozładunku,
  • dodać dokładny adres transportu,
  • określić cenę usługi czyli “cenę frachtu”,
  • dodać wszelkie wytyczne dotyczące kwestii transportu, wszelkie formalności po wykonaniu transportu (więcej pkt. 3.),
  • podać podstawy prawne do określania praw, obowiązków i odpowiedzialności stron umowy (patrz: regulacje prawne).

Aktualnie, najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest obsługa przez TransOrders. Nowe zlecenie tworzy się tu automatycznie w momencie zawarcia transakcji.

Możesz stworzyć zlecenia samodzielnie, wpisując potrzebne dane lub kopiując je z oferty ładunku opublikowanej na Platformie Trans.eu. Średni czas na wygenerowanie takiego zlecenia jest 4-krotnie krótszy niż edycja gotowych formatek w Wordzie. Wystarczy kliknąć “wystaw zlecenie” i program uzupełnia formularz o wszystkie dostępne dane.
Obsługa TransOrders:
Zlecenia na podstawie oferty instrukcja 
TransOrders 2

Zlecenie tworzone samodzielnie – instrukcja.
Niezależnie, czy Twój kontrahent korzysta z Platformy Trans.eu, możesz dodać jego dane do szablonu i każdorazowo, sprawnie wygenerować dla niego zlecenie.

3. Warunki wykonania transportu ujęte w zleceniu transportowym.

Zaakceptowane zlecenie transportowe zyskuje moc wiążącą i staje się umową przewozową. Zobowiązuje ona przewoźnika do wykonania usługi transportu ładunku, a zlecającego do wypłacenia wynagrodzenia za tę usługę. Dlatego konieczne jest szczegółowe określenie warunków współpracy w sekcji “dodatkowe warunki i zastrzeżenia”. Najczęstsze informacje zawarte w tym miejscu to:

  • termin na dostarczenie dokumentów typu druki CMR,
  • ewentualne noty obciążeniowe,
  • instrukcje dot. ładowania,
  • zwrot/wymiana/ekwiwalent za europalety,
  • obowiązek informowania o etapach transportu.

4. Jak anulować zlecenie transportowe?

W odróżnieniu od standardowej umowy, w której obie strony muszą zaakceptować jej warunki, przyjęcie zlecenia może nastąpić również przez tzw. “milczący akcept” – czyli uznanie, że brak sprzeciwu przewoźnika na przesłane zlecenie, w określonym czasie, jest jednoznaczne z jego akceptacją. Obowiązuje on wyłącznie w transakcjach z kontrahentami, z którymi pozostajemy w stałych stosunkach gospodarczych, a więc takich, między którymi istnieje stała współpraca gospodarcza, nie polegająca na incydentalnych zleceniach. Popularny jest zapis w warunkach np: “brak pisemnej odmowy zlecenia w ciągu 30 minut jest równoznaczne z akceptacją zlecenia, oznacza to przyjęcie zlecenia ze wszystkimi jego warunkami”.
Zaakceptowanie zlecenia przez obie strony jest zwyczajowo prawnie wiążącą umową przewozową. Natomiast w TransOrders możesz zrezygnować ze współpracy dopóki kontrahent nie zaznaczy opcji “akceptuję zlecenie”.
TransOrders 5
Do monitorowania całej operacji przydatny jest mechanizm “statusów” płatności i transportu. Każda czynność w TransOrders jest rejestrowana i widoczna w zakładce “historia”, co ułatwia Ci komunikację z kontrahentem.
help-transorders-21

5. Jak długo przechowywać zlecenia transportowe?

Dokumentację powinieneś przechowywać przez 5 lat. Specjaliści jednak sugerują, aby magazynować je dłużej, ponieważ nigdy masz pewności, kiedy mogą Ci się jeszcze przydać.
Najwygodniejszym rozwiązaniem na dziesiątki przepełnionych segregatorów są archiwa online, które umożliwiają przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu. Korzystając z TransOrders do tworzenia i przekazywania zleceń, możesz jednocześnie załączać dokumenty, które automatycznie są zapisywane i przechowywane na serwerach.