Dlaczego audyt ma znaczenie? Historie Greenways i Rhenus Port Logistics

Monika Ulińska 5.12.2018

Dlaczego audyt ma znaczenie? Historie Greenways i Rhenus Port Logistics

Działanie na pokaz czy realna wartość dla firmy i jej klientów? Prezesi dwóch firm – spedycyjnej i transportowej – mówią, co audyty ISO 9001, TCC Elite i TFC Elite zmieniły w ich firmach.

GreenWays Logistyka

Wyzwania

Na początku GreenWays była firmą spedycyjną. Z początkiem 2018 r., po wielu latach w branży i dziesiątkach podpisanych umów i kontraktów, współwłaściciel – Mateusz Koprucki – postawił na transport międzynarodowy. Celem firmy stało się przekonanie potencjalnych klientów – także tych międzynarodowych – że mają do czynienia z rzetelnym przewoźnikiem.

Wiedziałem, że licencja międzynarodowa i polisa OCP to za mało. Żeby być wiarygodnym wobec klientów, potrzeba czegoś, co cię wyróżni na tle konkurencji – wyjaśnia Mateusz Koprucki.

Słowo “audyt” często budzi negatywne konotacje, kojarzy się z działaniem, które nie przynosi firmie realnych korzyści. Podobnie myślał prezes GreenWays.

– Uważałem, że to działanie na pokaz. Do poddania się audytowi skłoniła mnie sugestia jednego z klientów, byśmy zainteresowali się ISO 9001. Nie ukrywam, że naszą początkową motywacją były jedynie wymagania klienta – przyznaje Mateusz Koprucki.

Po audycie

Firma przed wdrożeniem ISO 9001 musiała uzyskać pozytywną opinię audytorów. Eksperci sprawdzili firmę pod kątem dokumentacji, zleceń, fakturowania i ubezpieczeń. Kiedy proces się zakończył, GreenWays zdecydował się na audyt certyfikacyjny TCC Elite, który wykazał, że należy zwrócić większą uwagę na polisę OCP.

Audyt pokazał, że polisa nie chroni nas przed wysokimi kosztami w przypadku szkody. Wiele firm ubezpieczeniowych o tym nie mówi. Jeśli nie jesteśmy prawnikami, nigdy nie będziemy mieć 100% pewności co do zakresu ubezpieczeniowego naszej polisy. Po otrzymaniu raportu mogliśmy uzupełnić te niedociągnięcia – podkreśla prezes GreenWays.

GreenWays o audytowaniu

Dlaczego audyt ma znaczenie? Historie Greenways i Rhenus Port Logistics

– TCC Elite i ISO 9001 to nie tylko obrazki na stronie internetowej czy pojazdach. Certyfikaty pomagają w reklamie firmy, kontaktach biznesowych i zdobywaniu nowych kontrahentów. Niektórzy klienci od razu proszą o pokazanie portfolio i zaświadczeń o audytach. To dla nas okazja do przedstawienia wyniku audytu i zdobytych certyfikatów. Dla klientów to potwierdzenie, że firma przeszła kontrolę i została pozytywnie zweryfikowana – przekonuje Mateusz Koprucki.

Rhenus Port Logistics

Wyzwania

Priorytetem dla Rhenus Port Logistics jest utrzymanie dobrego wizerunku grupy na rynku spedycyjnym i spełnienie oczekiwań zleceniodawców, którymi często są wielkie koncerny. Firma prowadzi swoje działania na ogromną skalę, ma wielu partnerów biznesowych, dlatego dbanie o dużego klienta bywa trudne.

– Rynek jest naprawdę zróżnicowany. Oprócz firm, które dbają o klienta, znajdziemy takie, które są nierzetelne czy mają zaburzoną płynność finansową – mówi Marek Klabacha, prezes Rhenus Port Logistics.

Zła opinia o spedycjach to nie jedyny problem, z jakim mierzył się Rhenus Port Logistics. Spedycje muszą dbać zarówno o klientów, jak i podwykonawców, których od wielu lat brakuje.

Odbija się na nas także niedobór kierowców. Przewoźnicy wybierają spedycje bardzo selektywnie – żeby zdobyć podwykonawcę, trzeba go do siebie przekonać również kulturą organizacyjną i dbałością o relacje – komentuje Marek Klabacha.

Po audycie

Audyt certyfikacyjny TCF Elite zweryfikował wszystkie najważniejsze obszary w firmie: zwyczaje płatnicze, zasięg działania, dokumenty branżowe, ubezpieczenia, opinie i referencje poprzednich klientów, oferowane warunki współpracy czy sposób weryfikacji podwykonawców. Pozytywny feedback potwierdził, że ważne jest indywidualne podejście do wszystkich kontrahentów. Pozornie każdy załadowca potrzebuje tej samej usługi, jednak prezes Rhenus Port Logistics wie, że jest to o wiele bardziej złożone.

Nie wolno podchodzić do klienta schematycznie – mówi Marek Klabacha. – Każda firma ma swoją specyfikę, kulturę biznesową, pracownikom zdarzają się czasem gorsze dni. Sami jesteśmy ludźmi, więc staramy się być wyrozumiali. Budowanie relacji i dobrego wizerunku firmy trwa latami. W tej skali audyt to tylko chwila.

Rhenus Port Logistics o audytowaniu

Dlaczego audyt ma znaczenie? Historie Greenways i Rhenus Port Logistics

– Audyt TCF Elite kładzie nacisk na szacunek dla zleceniodawców i podwykonawców, który przejawia się w takich aspektach jak kompleksowa obsługa klienta czy pilnowanie terminów płatności. Dzięki niemu dostrzegliśmy obszary do udoskonalenia, ale też upewniliśmy się, że wiele rzeczy robimy dobrze. Uważam, że certyfikat znacznie podniesie poziom zaufania do naszej firmy. Idziemy w dobrym kierunku – podsumowuje Marek Klabacha.

Certyfikat szansą na nowe zlecenia

Na dynamicznym rynku TSL usługi transportu i spedycji świadczy wiele firm. Jednak tylko część z nich zasługuje na miano elity branży. Starannie przeprowadzony audyt jest najlepszą szansą na udoskonalenie przedsiębiorstwa w obszarach, które wymagają poprawy. Certyfikat stanowi swoistą wisienkę na torcie, komunikat: “ta firma dba o najwyższą jakość swoich usług”.

Certyfikaty widoczne w profilu firmy na Platformie Trans.eu dają też szansę na otrzymanie dopasowanego zlecenia. Na Platformie Trans.eu został wdrożony algorytm SmartMatch, który łączy klientów i podwykonawców wzajemnie spełniających swoje wymagania. Certyfikaty są jednym z elementów, które mają wpływ na algorytm, dlatego ich posiadanie zwiększa prawdopodobieństwo dopasowania kontrahenta, który odpowiada potrzebom użytkownika.