Polityka compliance w firmie transportowej porządkuje procedury ułatwiające etyczne i zgodne z przepisami prowadzenie działalności gospodarczej. Choć jej wdrożenie nie jest obecnie obowiązkowe, warto sprawdzić, czego właściwie dotyczy compliance w firmie. Co to dokładnie jest i jak wdrożyć tę politykę w przedsiębiorstwie, wyjaśniamy poniżej.
Czym jest polityka compliance?
Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na wprowadzenie compliance w firmie. Co to znaczy? Angielskie słowo compliance oznacza zgodność. W kontekście prowadzenia biznesu termin ten należy rozumieć jako prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie z przepisami prawa, normami, zaleceniami i stosownymi praktykami. Wdrożenie odpowiednich procedur compliance w przedsiębiorstwie zwiększa zaufanie ze strony pracowników, klientów i akcjonariuszy, a także pozwala ograniczyć ryzyko wystąpienia:
- strat finansowych i wizerunkowych,
- problemów wynikających z niedostosowania firmy do nowych przepisów,
- odpowiedzialności cywilnej, karnej i karnoskarbowej.
Przeczytaj też:
Co wchodzi w zakres compliance?
Polityka compliance w firmie nie polega jedynie na śledzeniu zmian w prawie i przestrzeganiu przepisów, lecz także na stworzeniu dobrowolnych norm postępowania. Kompleksowe podejście do tematyki zgodności ogranicza ryzyko powstawania strat finansowych i utraty dobrej reputacji. Dlatego compliance w przedsiębiorstwie powinno funkcjonować dwutorowo:
- wewnątrz firmy – wprowadzenie regulaminów i kodeksów zawierających procedury oraz normy. Skuteczne wdrożenie tych rozwiązań wymaga edukacji. Dzięki szkoleniom z etyki biznesu i wybranych obszarów compliance (np. antykorupcyjnych, konfliktu interesów czy odpowiedzialności) pracownicy poznają sposoby postępowania w określonych sytuacjach, a także będą świadomi konsekwencji w przypadku dopuszczenia się ewentualnych naruszeń.
- na zewnątrz firmy – wdrożenie dobrych praktyk wobec organów państwowych i kontrahentów w zakresie zawierania umów, wymiany informacji, sponsoringu, wręczania i przyjmowania prezentów, ochrony danych osobowych czy przestrzeganiu lojalności kontraktowej.
Przeczytaj też:
Jak wdrożyć compliance w firmie przewozowej?
Wdrożenie compliance w firmie przewozowej wymaga stworzenia dobrze zorganizowanego systemu, który będzie wspierał i kontrolował prowadzenie działalności gospodarczej zgodnie ze zmieniającymi się przepisami i standardami. Aby to osiągnąć, polityka compliance w firmie transportowej powinna zawierać zbiór efektywnych procesów i procedur. Należy także zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników. Kluczowe jest przy tym bieżące monitorowanie zmian w prawie transportowym oraz regularna aktualizacja wewnętrznych wytycznych.
Jak wdrożyć compliance w firmie transportowej? Branża przewozowa podlega pod wiele regulacji prawnych, które dynamicznie się zmieniają. Dlatego polityka compliance w transporcie musi uwzględniać zarówno zakres (np. transport krajowy czy międzynarodowy), jak i specyfikę prowadzonej działalności (np. usługi kurierskie, przewozy ponadgabarytowe czy towarów niebezpiecznych ADR). W praktyce compliance w firmie transportowej wiąże się z zapewnieniem prawnej zgodności wewnętrznych procedur i koniecznością bieżącego śledzenia zmian w przepisach dotyczących m.in. czasu pracy i rozliczania wynagrodzeń kierowców, kabotażu, norm emisji spalin czy regulacji związanych z bezpieczeństwem przewożonych ładunków.
Dobrze wdrożony system compliance minimalizuje ryzyko kar finansowych, chroni reputację przedsiębiorstwa i zwiększa zaufanie kontrahentów. W dłuższej perspektywie może też usprawniać codzienną organizację pracy i ułatwiać zdobywanie nowych kontraktów. Polityka compliance firmy transportowej powinna uregulować też status sygnalistów, czyli osób, które zgłaszają występowanie nieprawidłowości w przedsiębiorstwie, np. naruszania norm bezpieczeństwa, mobbingu czy przyjmowania korzyści majątkowych.
Jakie są przykłady compliance w przedsiębiorstwie?
Compliance w firmie transportowej może dotyczyć wielu obszarów. Przykładem może być obowiązek ochrony danych osobowych. Stworzenie procedur zgodnych z ustawą o RODO pozwala uniknąć poważnych kar finansowych. Kolejnym zastosowaniem compliance w transporcie drogowym jest ustalenia etycznych zasad współpracy z kontrahentami, które powinny dotyczyć obszaru działań antykorupcyjnych oraz przeciwdziałania nieuczciwym praktykom biznesowym.
Polityka compliance przewoźnika powinna także zawierać procedury związane z weryfikacją zleceń transportowych, w szczególności wykrywania niekorzystnych zapisów dotyczących przestojów, wymiany opakowań transportowych czy powodów wydłużenia terminów płatności. Warto zawrzeć również instrukcje dotyczące weryfikacji zleceniodawców i podwykonawców.
Pozaprawnym obszarem compliance są międzynarodowe lub krajowe standardy i normy, takie jak ISO 27001 dotyczące wdrożenia i utrzymania systemu zarządzania informacją, czy ISO 9001 określające wymagania dla systemów zarządzania jakością. Wprowadzenie wspomnianych norm nie jest wymagane prawnie. Warto jednak pamiętać, że wielu zleceniodawców zwraca na to uwagę, a obowiązek spełniania określonych norm może stanowić warunek rozpoczęcia współpracy z przewoźnikiem.
Chcesz codziennie zdobywać nowe zlecenia transportowe? Sprawdź, jak giełda transportowa Trans.eu ułatwia dostęp do tysięcy frachtów każdego dnia. Zamów dostęp już dziś!