ISO 9001 in een transportbedrijf maakt het eenvoudiger om bedrijfsprocessen te beheren en helpt een positief imago op te bouwen bij partners. Tegelijkertijd vraagt de invoering van een kwaliteitsmanagementsysteem veel werk en brengt het bepaalde kosten met zich mee die samenhangen met het implementeren van de ISO 9001 norm. Wat houdt het precies in en wat betekent het voor transportactiviteiten? In dit artikel leggen we het uit.
Wat is het ISO 9001-kwaliteitsmanagementsysteem?
Het ISO 9001-kwaliteitsmanagementsysteem is een internationale norm die vastlegt aan welke eisen bedrijven en instellingen moeten voldoen bij het organiseren en uitvoeren van processen. Het belangrijkste doel is om te borgen dat producten en diensten consequent op een hoog niveau worden geleverd— in overeenstemming met de geldende regelgeving en de verwachtingen van klanten.
ISO 9001 in het wegtransport
ISO 9001 in een transportbedrijf is gebaseerd op de procesbenadering—een van de belangrijkste principes van kwaliteitsmanagement. Volgens dit principe behaalt een organisatie betere resultaten wanneer afzonderlijke activiteiten en de bijbehorende middelen worden gezien als processen die je kunt plannen, monitoren en verbeteren. Daarom moet een vervoerder die de ISO 9001-norm in transport implementeert, alle processen binnen het bedrijf zorgvuldig in kaart brengen en vastleggen hoe ze onderling samenhangen. Hiervoor wordt vaak het volgende stappenplan gebruikt:
- het vaststellen van een veiligheidsbeleid,
- het formuleren van bedrijfsdoelstellingen,
- het identificeren van processen binnen het transportbedrijf,
- het definiëren van verbanden tussen afzonderlijke processen,
- het aanwijzen van verantwoordelijken voor elk proces.
Het opstellen van procesdocumentatie volgens de ISO 9001-norm in een transportbedrijf kan bijvoorbeeld bestaan uit het invoeren van procedures voor wat te doen bij een verkeersongeval of diefstal van lading. Instructies kunnen ook standaardprocessen beschrijven, zoals het aannemen van transportopdrachten of het verifiëren van klanten.
Het management van het bedrijf is doorgaans verantwoordelijk voor het vaststellen van doelstellingen en het veiligheidsbeleid dat nodig is om de ISO 9001-norm in een transportbedrijf te implementeren. Tot de taken van het management behoort ook het aanwijzen van personen die verantwoordelijk zijn voor specifieke processen. Het is belangrijk om te onthouden dat afzonderlijke processen zijn ontworpen om de doelstellingen te realiseren die zijn vastgelegd in de ISO 9001-norm in transport. Alle geïdentificeerde processen moeten worden onderverdeeld in meerdere groepen:
- Kernprocessen – hebben direct invloed op het leveren van de transportdienst, waaronder het plannen en uitvoeren van wegtransport.
- Ondersteunende processen – bieden ondersteuning aan kernprocessen. Denk bijvoorbeeld aan het in goede staat houden van het wagenpark en het beheren van personeelszaken.
- Coördinerende processen – hebben betrekking op het monitoren van de werking van het hele transportbedrijf en het nemen van passende maatregelen om de organisatie te verbeteren. Volgens de Kaizen-managementfilosofie helpen coördinerende processen om doorlooptijden te verkorten, de kwaliteit te verbeteren en kosten te verlagen.
- Kritieke processen – zijn verantwoordelijk voor het waarborgen van de veiligheid van kernprocessen, bijvoorbeeld risicobeoordeling met betrekking tot transportopdrachten of samenwerking met een bepaalde zakenpartner.
ISO 9001-certificaat – wat levert het op?
Na implementatie van de norm bevestigt het ISO 9001-certificaat dat de vervoerder werkt volgens een kwaliteitsmanagementsysteem. De voordelen van het implementeren van ISO 9001 in een transportbedrijf kun je in twee groepen verdelen:
- Intern – effectief procesmanagement binnen het bedrijf.
- Extern – een professioneel imago van een bedrijf dat voldoet aan de ISO 9001-norm. Eisen op het gebied van kwaliteitsmanagement worden vaak meegewogen bij de beslissing om met partners samen te werken, bijvoorbeeld bij transporttenders.
Is het ISO 9001-certificaat verplicht?
ISO 9001 in een transportbedrijf kan een sterk argument zijn bij het opbouwen van samenwerking met verladers. Toch is een kwaliteitsmanagementcertificaat niet verplicht. Elke vervoerder kan zelf beslissen of hij de ISO 9001-norm in transport wil implementeren.
Wat kost de implementatie van ISO 9001?
Een vervoerder moet rekening houden met bepaalde uitgaven die samenhangen met het implementeren van de ISO 9001-norm. Wat kost de implementatie? Daar is geen eenduidig antwoord op te geven. De kosten van het implementeren van ISO 9001 in een transportbedrijf hangen onder meer af van het aantal medewerkers en de omvang van de organisatie. Het is ook goed om te onthouden dat het behouden van de geldigheid van het certificaat periodieke audits vereist, elke drie jaar.
Op zoek naar vaste transportopdrachten? Met de Trans.eu vrachtbeurs krijg je toegang tot duizenden zakenpartners in Europa.