De module werken met eigen vervoerders wordt steeds populairder onder verladers en expediteurs. Overstappen op deze vorm van samenwerking heeft veel voordelen. Kortom, u bespaart kosten en bespaart tijd dankzij het geautomatiseerde bestelproces van transport.
Onze expert, Marcin Haładuda, beantwoordt de vragen die het meest worden gesteld door de gebruikers van het Platform en adviseert wat te doen om ervoor te zorgen dat deze vorm van samenwerking de beste resultaten oplevert.
1. Waarom groepen gebruiken?
De nieuwe vorm van communicatie met vertrouwde onderaannemers is veel effectiever en minder tijdrovend dan communicatie via e-mail of telefoon. Het maakt het mogelijk om goede relaties te onderhouden met onderaannemers en verhoogt tegelijkertijd de veiligheid van transacties. Dankzij de systemische aanpak van het onderwerp transportorganisatie maakt het informatiemanagement mogelijk. De geschiedenis van de onderhandelingen is op elk moment beschikbaar, inclusief informatie over hoeveel vervoerders geïnteresseerd waren in een bepaalde lading en de prijzen die werden voorgesteld voor een bepaalde vracht in een bepaalde richting.
2. Welke bedrijven hebben baat bij deze vorm van samenwerking?
Deze vorm van publicatie kan worden gebruikt door alle bedrijven die vracht laten vervoeren.
3. Wie kan u aan de groep toevoegen?
Raadzaam is het om vervoerders waarmee u al regelmatig samenwerkt in een groep te zetten. Werken in groepen is communiceren met vertrouwde vervoerders die niet verbaasd zullen zijn dat uw bedrijf vracht naar hen stuurt.
4. Wat moet ik doen als ik geen vertrouwde vervoerders heb of als ik er niet genoeg heb?
Naar mijn mening bestaat er niet zoiets als “niet genoeg”. U kunt met deze formule samenwerken met meerdere bedrijven die opdrachten voor ons uitvoeren. U kunt natuurlijk gebruikmaken van de vervoerders die beschikbaar zijn op het Trans.eu-platform en bedrijven selecteren die transportdiensten aanbieden in de richting en het type voertuig waarin u geïnteresseerd bent. Het is belangrijk dat dit geen willekeurige bedrijven zijn, maar degenen die mogelijk geïnteresseerd zijn in het vervoer van onze lading en degenen wiens integriteit wordt bevestigd door beoordelingen, veiligheidsranglijsten of certificaten.
5. Hoeveel vervoerders moet ik aan de groep toevoegen?
Het is moeilijk te zeggen of het 5 of 25 vervoerders moeten zijn. Het is de moeite waard om het principe te volgen dat bedrijven waarmee we al enige ervaring hebben, worden opgenomen. Naar mijn mening is het beter om een kleinere groep te maken, bijvoorbeeld 3-10 bedrijven, waarvan we zeker weten dat ze geïnteresseerd zullen zijn in de geplaatste lading.
Het is het vermelden waard dat u naar eigen inzicht één enkele vervoerder aan meerdere groepen kunt toevoegen.
6. Is het de moeite waard om verschillende groepen te maken?
Ook hier is er volledige vrijheid. Onze gebruikers vormen meestal groepen waarvan de sleutel de richting (route) of het type auto is.
Het is handig om de juiste naam voor een bepaalde groep te kiezen en een beschrijving toe te voegen die aangeeft welk type vervoerders er in zit. Als u bijvoorbeeld regelmatig vracht toevoegt op binnenlandse routes naar koeltrailers, is het een goed idee om een groep aan te maken met de naam ‘NL Koel’ en daarin vervoerders te plaatsen waarvan u weet dat ze een vloot hebben met dit type opbouw, die transport in Nederland maken.
U kunt uw klanten ook categoriseren op kwaliteit. U kunt zo’n groep “Voorkeur” noemen en er de meest vertrouwde onderaannemers aan toevoegen.
7. Groepen gemaakt. Wat is het volgende?
Momenteel krijgt de vervoerder niet te horen dat hij aan uw groep is toegevoegd en weet daarom niet hoeveel bedrijven er bij zijn. Hij krijgt alleen een melding dat er een vrachtaanbieding voor hem is geplaatst. Als u hem niet informeert over de nieuwe vorm van samenwerking, zal hij er wellicht door verrast worden. Daarom is het erg belangrijk om te zorgen voor een goede communicatie na het definiëren van groepen.
8. Hoe kunt u de vervoerder informeren over het wijzigen van de samenwerkingsvorm?
Er zijn veel mogelijkheden – het hangt allemaal af van uw voorkeuren. Onze gebruikers kiezen meestal voor het e-mailformulier, maar u kunt ook een telefoon of messenger gebruiken. Het is de moeite waard eraan te denken dat het werken in groepen is om u te helpen uw samenwerking met vervoerders te systematiseren en de veiligheid van de toeleveringsketen te vergroten, dus het is de moeite waard om de vervoerder te verplichten om prijsoffertes in het vrachtvenster in te voeren. Hierdoor kunt u alle aanbiedingen van koeriers op één plek bekijken en de beste aanbieding voor u kiezen.
Wat kan worden opgenomen in de communicatie naar de vervoerder over de wijziging van de samenwerkingsvorm:
- neem een paar woorden op over uw bedrijf en de behoeften die de vervoerder kan beantwoorden
- Leg uit waarom u deze koerier wilt laten opvallen door deze toe te voegen aan uw vertrouwde tegenpartijgroep
- geef duidelijk uw verwachtingen aan – beschrijf hoe u wilt dat uw samenwerking eruitziet
- geef aan dat u de voorkeur geeft aan systeemreacties, d.w.z. het invoeren van een prijsvoorstel in het vrachtvenster
9. Houd u aan de regels die zijn vastgelegd met de vervoerder
Om de implementatie van de nieuwe werkwijze effectief te maken en voordelen te brengen voor beide partijen, combineer een goede communicatie met vervoerders met een verklaring dat de vracht die wordt aangeboden met behulp van de groepsmodule, vracht is die exclusief naar hen wordt verzonden en gedurende een bepaalde periode niet op de beurs zal worden aangetroffen. Houd u aan deze regel en u zult spoedig de effecten van een dergelijke samenwerking zien.
10. Wees niet bang om het te proberen!
Het allerbelangrijkste: wees niet bang, probeer gewoon deze nieuwe handige publicatieformule. Aan uw zijde zijn er geen kosten aan verbonden. De enige kleine vergoeding (een euro) wordt in rekening gebracht bij de vervoerder en alleen als deze daadwerkelijk meewerkt. Het transport-inbedrijfstellingssysteem zoals hier beschreven is een ware revolutie op het gebied van contact met vertrouwde onderaannemers. U kunt uw carrier-selectieproces stroomlijnen en het transport digitaal organiseren, waardoor u zowel tijd als geld bespaart.