Logistikos transporto valdymo sistema – tai priemonė, svarbi kiekvienai transporto ir ekspedijavimo įmonei. Ji leidžia ne tik geriau organizuoti darbą ir sutaupyti laiko, bet ir daug lengviau valdyti krovinius bei užsakymus. Bendrovės padėtis tampa aiški dėl suprantamai pateikiamų ataskaitų, o naudotojai turi galimybę reikiamus duomenis gauti greitai.
Bet, prieš pradėdami džiaugtis tuo, ką suteikia logistikos transporto valdymo sistema, privalote pasiruošti sistemos diegimo procesui savo įmonėje. Neatsargus pasirinkimas ir netinkamas pasiruošimas gali sukelti daugybę problemų.
Transporto valdymo sistema ir pavojai
Įdiegus įmonėje transporto valdymo sistemą, ji tampa neįkainojama priemone, kuri leidžia klientams, be kita ko, atlikti kasdienes užduotis daug lengviau (o dažnai programa atlieka tai automatiškai). Įmonės, besinaudojančios logistikos platformą, gali vienoje vietoje dirbti su užsakymais, sąskaitomis faktūromis ir mokėjimais.
Būtų klaidinga remtis tik pavadinimu „transporto valdymo sistema“, nes šios programos yra naudingos ne tik transporto įmonėms. Jos taip pat praverčia ekspedijavimo bendrovėms. Siųsti reikiamų dokumentų duomenis, valdyti krovinius ar analizuoti ekspeditorių maržą yra daug lengviau, nei naudotis skaičiavimo lentelėmis, kurios kai kuriose įmonėse vis dar yra standartiniais darbo įrankiais.
Tie, kurie jau pasimeta tarp Excel stulpelių ir lentelių, anksčiau ar vėliau nuspręs įdiegti logistikos sistemą, kuri visa tai sutvarkys.
Rizika, susijusi su logistikos sistemos įdiegimu
Logistikos programos įdiegimas yra gana rimtas projektas įmonei, nes nuo tosakimirkos įmonė ir visi jos darbuotojai dirbs visiškai naujoje aplinkoje. Šis faktas kelia darbuotojams abejonių ir susirūpinimą, nes jie baiminasi, kad gali nesugebėti naudotis nauju darbo įrankiu.
Net jei transporto valdymo sistema palengvins gyvenimą ir pagerins darbo kokybę, darbuotojai iš pradžių vis tiek bijos ir nenoriai dirbs su logistikos platformą. Žmogui baimintis naujų sprendimų yra natūralu. Verta paieškoti tokios logistikos platformos, kurios tiekėjas siūlo nemokamai apmokyti visą personalą. Išmokus dirbti su sistema, atsakius į abejonių keliančius klausimus, ekspeditorių, buhalterių, transporto vadybininkų ir vadovų darbas tikrai gerokai palengvės.
Logistikos platformos pasiekiamumas yra svarbus
Logistikos programos skirstomos į du tipus:
- pasiekiama per interneto naršyklę (prisijungiama taip pat, kaip prie elektroninės bankininkystės arba prie elektroninio pašto). Šio sprendimo privalumas yra tas, jog programą galima pasiekti beveik 24/7 iš bet kurios pasaulio vietos, kur tik yra internetas.
- įdiegiamos kompiuteryje – šiuo atveju programa yra pasiekiama tiesiogiai iš naudotojo kompiuterio. Problema kyla įvykus nesklandumui ar gedimui (kompiuterio, interneto, programos) – naudotojas turi pats išspręsti šią problemą, o iki tol programa (įskaitant užsakymus, krovinius ar sąskaitas faktūras) neveiks.
Įgaliojimų perdavimas
Kalbant apie transporto ar ekspedijavimo įmones, kuriose dirba nemažai darbuotojų, verta atkreipti dėmesį į tai, ar logistikos sistema leidžia, be kita ko, perduoti įgaliojimus. Įsivaizduokime, kad ekspeditorius išeina atostogų. Paprastai prieš tai jis turėtų perduoti visus savo konfidencialius duomenis, artimiausius gabentinus krovinius ir svarbiausią informaciją jį pavaduojančiam kolegai.
O jei jis galėtų paskirti pavaduotoją vienu pelės paspaudimu? Jei tai galėtų padaryti kiekvienas įmonės darbuotojas (pvz., buhalterė) ir perduoti visus reikiamus duomenis nustatytu laiku kitam darbuotojui?
Naudotojų paskirstymas pagal pareigas
Svarbu, kad logistikos sistema, kurią nuspręsite įdiegti, leistų skirstyti naudotojus pagal pareigas, pvz., ekspeditorius, buhalterė, direktorius. Tai svarbu todėl, kad tuomet galima „rūšiuoti“ duomenis, prie kurių turės prieigą atskiri naudotojai. Nėra jokio reikalo ekspeditoriui matyti visas sąskaitas faktūras, o buhalterei – kiekvieno krovinio duomenis. Ir, žinoma, nė vienas iš šių darbuotojų neturėtų turėti prieigos prie ataskaitų apie įmonės finansinius rezultatus – šią informaciją gali matyti tik direktorius.
Toks paskirstymas ne tik užtikrina duomenų saugumą, bet ir leidžia konkretiems darbuotojams sutelkti dėmesį tik į savo užduotis.
Duomenų matomumas
Įsivaizduokime ekspedijavimo įmonę, kurioje dirba keli (-iolika) ekspeditorių. Krovinių kiekis, kuris kiekvieną dieną, savaitę ir mėnesį „praeina pro jų pirštus“ yra milžiniškas, todėl, laikui bėgant, gali tapti sunku susitvarkyti su šiuo krūviu. Gera transporto valdymo sistema turėtų užtikrinti prieigą tik prie savo duomenų, dėl to, pirma, darbas būtų geriau organizuojamas ir, antra, įmonė ir darbuotojai išsaugotų duomenų konfidencialumą.
Diegimo išlaidos
Labai dažnai pačios transporto valdymo programos įsigijimas nėra vienintelės išlaidos, kurias patiria įmonė, galvojanti apie tokį sprendimą.
Visuotinai taikoma praktika yra apmokestinti:
- programos įdiegimą
- instaliavimą
- priežiūrą (serveris)
- techninę pagalbą
Rinkdamiesi logistikos sistemą, atkreipkite dėmesį į tai, ar Jūsų pasiūlymo atveju patiriamos šios išlaidos. Kai kurios iš jų gali būti vienkartinės, tačiau yra atvejų, kai šie mokesčiai skaičiuojami už kiekvienus metus.
Atkreipkite dėmesį į funkcijų perteklių
Nors gali atrodyti, kad „kuo daugiau, tuo geriau“, logistikos platformos atveju taip anaiptol nėra. Teoriškai manoma, kad kuo daugiau funkcijų bus sistemoje, tuo daugiau naudos įmonė turės. Tačiau funkcijų perteklius (dažnai nereikalingas) kenkia programos intuityvumui: tokiomis programomis darbuotojai naudojasi nenoriai.
Daugybė nereikalingos suvedamos informacijos, dešimtys parinkčių, šimtai funkcijų, kuriomis vėliau niekas nesinaudoja – visa tai gerai atrodo tik aprašyme. Vėliau dažnai paaiškėja, kad įmonės atsisako įsigytos brangios programinės įrangos, skirtos transporto ir ekspedijavimo valdymui, nes ja… „per sunku naudotis“.
Transporto ir ekspedijavimo valdymo programa – verta ar ne?
Transporto ir ekspedijavimo valdymo programa – tokia neabejotinai yra bet kuri logistikos platforma – šiais laikais yra privaloma priemonė, skirta efektyviam, organizuotam, greitam ir orientuotam į maksimalų bendrovės pelną darbui.
Tačiau, atsižvelgiant į aukščiau minėtus pavojus, ją reikia pasirinkti tinkamai, nes tokia svarbi darbo priemonė kaip ši sistema turi tapti įmonės privalumu, o ne kelti problemų.
„Trans.eu“ naujos kartos logistikos platforma
„Trans.eu“ platforma – vienas įrankis, pritaikytas krovinių vežėjams, siuntėjams bei šiuolaikinėms ekspedijavimo įmonėms. Geriausias darbo įrankis ekspeditoriui:
- Automatinis ir rankinis užklausų siuntimas vežėjams
- Krovinių aukcionai – su pasirinkta arba nustatyta kaina
- Krovinių stebėjimas ir užsakymų valdymas
- Lengvas ir greitas atsiskaitymas už įvykdytus pervežimo užsakymus
- Krovinių ir Transporto birža
- Krovinių pervežimo užsakymai
⇒ Prisijunkite prie Trans.eu Platformos
