INFORMATIVA SULLA PRIVACY    

Il presente documento disciplina la politica applicata da Trans.eu Group S.A. con sede legale a Breslavia, ul. Racławicka 2-4, 53-146 Wrocław, iscritta nel registro degli imprenditori del registro giudiziario nazionale tenuto dal tribunale distrettuale di Wrocław-Fabryczna a Wrocław, 6a divisione commerciale del registro giudiziario nazionale, con il numero KRS: 0000720763, NIP: 8942764658, REGON: 932920615 (di seguito: il Titolare), in materia di protezione dei dati personali degli utenti e delle informazioni che possono costituire segreti commerciali degli utenti.

Questa politica si applica ai servizi offerti dal Titolare attraverso il sito web www.trans.eu. La suddetta policy non si applica ai siti web e ai servizi di terze parti cui è possibile accedere tramite link dal sito web sopra indicato. Informazioni dettagliate sulla protezione dei dati sono disponibili separatamente presso ciascun fornitore di servizi. Il Titolare raccomanda che i documenti in questione siano sempre consultati sui siti web dei fornitori di servizi.

Raccolta dati

Per utilizzare appieno i servizi e i prodotti del Titolare, l’Utente può creare un account o accedere alla Piattaforma.

Per poter usufruire dei servizi e dei prodotti offerti dal Titolare, è necessario registrare un account tramite il form presente sul sito alla voce Registrazione/Registra Nuova Azienda/Aggiungi Account ad Azienda. Al momento della registrazione è necessario fornire i seguenti dati: Partita IVA, ragione sociale, indirizzo della sede legale, CAP e Paese. Per verificare l’utente sono richiesti la partita IVA, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail e il nome dell’azienda. Al momento del login, l’Utente inserisce i seguenti dati: Numero TransID. Inoltre, l’Utente può aggiornare il profilo del proprio account con altri dati aggiuntivi. come la data di nascita.

Nell’ambito del servizio di accesso alla Piattaforma, otteniamo la maggior parte dei dati dell’Utente direttamente dagli Utenti stessi (ad es. informazioni, foto, documenti). Alcuni dei dati che possiamo ottenere da fonti pubbliche quali: Anagrafe Giudiziaria Nazionale, Anagrafe Centrale e Informazioni sull’Attività di Impresa o fonti simili e da soggetti privati che raccolgono e forniscono informazioni sulle imprese. Da queste fonti abbiamo dati come informazioni identificative, dettagli di contatto, ecc.

Il conferimento dei dati è facoltativo, ancorché necessario per l’erogazione del servizio e per il contatto con il Titolare. Se le informazioni necessarie non vengono fornite al Titolare, il Titolare non sarà in grado di procedere ed eseguire il servizio.

Alcuni dati vengono raccolti anche in modo passivo, ovvero attraverso l’utilizzo del sito web (ad es. indirizzo IP, risoluzione, posizione, tipo di browser).

Utilizzo dei dati

I dati personali degli utenti saranno trattati:

  • per le finalità necessarie all’espletamento del servizio di accesso alla Piattaforma previsto dal contratto concluso con l’Utente e il Titolare o per l’espletamento di attività anteriori alla conclusione del contratto (art. 6, comma 1, lett. b) del Codice GDPR),
  • se necessario, per finalità derivanti dal legittimo interesse del Titolare o di terzi (art. 6(1)(f) del GDPR), tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo: fornire supporto all’Utente, rispondere a quesiti/reclami, inviare la newsletter del Titolare per quanto riguarda le modifiche al software, i termini e le condizioni della piattaforma Trans.eu, ecc., allo scopo di garantire la sicurezza informatica del Titolare; ai fini di sondaggi sulla soddisfazione del cliente, affermare reclami e difendersi da reclami, nel marketing diretto dei prodotti e servizi del Titolare e di quelli delle entità di Trans.eu Group, nonché di altre entità a cui il Titolare fornisce servizi in base ad accordi separati, per il Finalità amministrative interne del titolare del trattamento, come la preparazione di statistiche, analisi, ad es. delle modalità di utilizzo del sito web, delle preferenze dell’utente,
  • sulla base del consenso dell’Utente (art. 6(1)(a) del GDPR), prestato per specifiche finalità (es. fornire all’Utente informazioni relative a servizi/newsletter, qualora l’Utente manifesti interesse, o il trasferimento dei dati nell’ambito gruppo Trans.eu).

Se l’Utente ha prestato tale consenso, il Titolare invia informazioni sui prodotti e servizi attuali e futuri del Titolare e delle entità del Gruppo via e-mail sotto forma di campagna informativa o pubblicitaria.

Per quanto riguarda i dati personali, la revoca del consenso è possibile in qualsiasi momento, sebbene ciò non pregiudichi il trattamento dei dati personali prima della revoca.

I dati personali possono essere trattati con mezzi automatizzati (compresa la profilazione). Lo scopo della profilazione è raccogliere informazioni sull’attività all’interno della Piattaforma e sulle preferenze degli Utenti, il che ci consente di personalizzare meglio la proposta e i messaggi loro indirizzati, nonché di rilevare eventi che potrebbero compromettere la sicurezza degli Utenti. La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare (art. 6(1)(f) del GDPR).

Destinatari dei dati personali

I dati possono essere condivisi con altri destinatari al fine di eseguire l’accordo con l’Utente, per adempiere a un obbligo legale del Titolare, sulla base del consenso dell’Utente o per scopi derivanti dai legittimi interessi del Titolare o di terzi.

I destinatari possono essere, in particolare: entità del gruppo di capitali Trans.eu, istituzioni legalmente autorizzate a ricevere i dati degli utenti ai sensi della legislazione pertinente (ad es. forze dell’ordine o autorità giudiziarie), nonché entità che trattano dati per conto del Titolare e dei loro dipendenti autorizzati , mentre tali soggetti trattano i dati sulla base di un accordo con il Titolare e solo in conformità alle istruzioni ea condizione di riservatezza. Le entità che svolgono compiti per e per conto del Titolare includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, entità che forniscono servizi nella misura necessaria per fornire strutture tecniche per la fornitura di servizi, come fornitori di servizi di pagamento e IT ed entità che si occupano della Piattaforma. Il Titolare eserciterà la dovuta diligenza nella trasmissione dei dati, applicando misure e garanzie per impedire l’accesso non autorizzato ai dati (es. SSL, connessioni criptate).

Trasferimento dei dati al di fuori della Comunità Europea

Il livello di protezione dei dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE) può differire da quello previsto dal diritto europeo. Con questo in mente, il Titolare trasferisce i dati personali al di fuori del SEE solo quando necessario. In caso di tale trasferimento, il Titolare assicura un adeguato livello di protezione dei dati personali principalmente:

  1. il trasferimento di dati personali verso paesi per i quali è stata emessa una decisione della Commissione europea che riconosce al paese un livello adeguato di protezione dei dati personali,
  2. l’utilizzo di clausole contrattuali standard emanate dalla Commissione Europea,
  3. l’uso di altre adeguate garanzie.

Diritti dell’interessato

L’Utente ha il diritto di accedere ai dati personali, nonché di richiedere la rettifica, la limitazione o la cancellazione dei dati personali, di revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento dei dati nei limiti di tale consenso, nonché di trasferire i dati personali.

L’Utente ha il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo, che nella Repubblica di Polonia è il Presidente dell’Ufficio per la protezione dei dati personali, se l’Utente ritiene che il trattamento dei suoi dati violi le disposizioni del GDPR.

Inoltre, l’Utente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati per motivi connessi alla sua situazione particolare, laddove il Titolare tratti i dati per finalità derivanti da interessi legittimi, per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione.

Una volta confermata l’identità dell’Utente, il Titolare eserciterà i diritti indicati sulla base di un’analisi di legittimità della richiesta e della normativa applicabile. Il Titolare compirà ogni ragionevole sforzo per soddisfare le richieste degli Utenti in materia di dati personali, a meno che i dati non debbano essere conservati in forza della legge applicabile o di altri legittimi interessi legali del Titolare.

Periodo di conservazione dei dati

I dati personali saranno trattati e conservati dal Titolare per il periodo necessario ad adempiere alle finalità, ovvero:

  • l’esecuzione del contratto concluso tra l’Utente e il Titolare – fino al suo completamento, e successivamente per il periodo previsto dalla legge o per l’esercizio di eventuali pretese;
  • nella misura in cui i dati sono trattati sulla base del consenso – il Titolare li tratterà fino alla revoca del consenso;
  • fino a quando non siano soddisfatti gli interessi legittimi del Titolare alla base di tale trattamento o fino a quando l’Utente non si opponga a tale trattamento, a meno che non sussistano motivi legittimi per un ulteriore trattamento.

I dati raccolti durante le visite degli Utenti al sito web del Titolare saranno trattati fino a quando non diventeranno obsoleti o non più pertinenti. Ciò vale per i dati trattati a fini analitici e statistici, compreso l’uso dei cookie e l’amministrazione delle pagine del Titolare.

Cookies

Il Titolare utilizza i cosiddetti “cookie” per tracciare le visite degli Utenti al sito web e per memorizzare le loro preferenze, ad es. lingua, dati di accesso, nonché per adattare i servizi offerti alle loro esigenze. I suddetti file vengono utilizzati per elaborare statistiche generali sull’uso del sito da parte degli Utenti. I file in questione verranno archiviati fino a quando non diventeranno obsoleti o non più pertinenti. I cookie non saranno resi disponibili ad altre terze parti, saranno trasferiti ai fornitori di servizi solo nella misura necessaria a fornire supporto tecnico per la gestione dei suddetti file ed entità appartenenti al Trans.eu. Group. 

I cookie possono essere disattivati nel browser web dell’Utente, il che non impedirà all’Utente di utilizzare i servizi, ma potrebbero verificarsi alcune difficoltà, ovvero il sito web del Titolare potrebbe non essere più completamente funzionante.

Le categorie di cookie possono essere gestite anche attraverso la finestra “Consensi” che compare quando l’Utente visita per la prima volta il Sito. Informazioni dettagliate sull’utilizzo dei cookie da parte del Titolare sono riportate nella Cookie Policy disponibile sul sito: https://www.trans.eu/en/cookie-policy-eu/.

Social media

Si prega di notare che il Sito web del Titolare può includere plug-in di social network, tra cui Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, ecc. In relazione alla loro inclusione nel Sito web del Titolare, è responsabilità dell’Utente consultare le informative sulla privacy di tali provider al fine di ricevere informazioni aggiornate sulla protezione dei dati personali.

Dati in Google Analytics e altri fornitori di servizi

Il traffico sui siti Web del Titolare è monitorato ad es. Google Analytics o altri fornitori di servizi come Albacross, il cui scopo è raccogliere dati sull’utilizzo e la popolarità del sito Web, nonché identificare gli utenti che visitano i siti Web e adattare i contenuti pubblicitari. Tali dati (es. il browser utilizzato o l’indirizzo IP) non saranno messi a disposizione dal Titolare a terzi.

Sicurezza

Per motivi di sicurezza, il Titolare:

  • utilizza la crittografia SSL,
  • abilita l’accesso all’account solo dopo aver inserito l’indirizzo di login e la password (si consiglia di impostare password composte da minimo 8 caratteri e contenenti lettere maiuscole e minuscole, caratteri speciali e cifre), che l’Utente dovrà conservare esclusivamente per i propri le sue informazioni,
  • controlla i metodi di raccolta, archiviazione ed elaborazione delle informazioni, comprese le misure di sicurezza fisica per la protezione contro l’accesso non autorizzato al sistema,
  • concede l’accesso ai dati personali solo a quei dipendenti, collaboratori e collaboratori che hanno necessità di accedervi al fine di elaborarli per le finalità del Titolare; inoltre, sono contrattualmente obbligati a mantenere la massima riservatezza e, in caso di conferimento di dati, accordi sul trattamento dei dati personali.

Dichiarazione di non responsabilità sulla privacy

La presente Informativa sulla privacy è entrata in vigore il 01.08.23  Potremmo aggiornare l’Informativa sulla privacy di tanto in tanto per riflettere i cambiamenti nelle nostre pratiche di gestione delle informazioni e standard. Tali modifiche possono avvenire senza preavviso all’Utente. In caso di modifiche sostanziali che modifichino i principi del trattamento dei dati personali, l’Utente può essere avvisato tramite e-mail o mediante una notifica resa disponibile sul sito web. Le modifiche entreranno in vigore dalla data di pubblicazione su www.trans.eu/pl/polityka-prywatnosci/ con l’indicazione della data di attuazione.

Dettagli del contatto

In caso di domande o commenti sull’Informativa sulla privacy, contattare il Titolare: Trans.eu Group S.A., Wrocław, ul. Racławicka 2-4, 53-146 Breslavia, (contatto: 71 734 17 00, info@trans.eu).

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati contattabile via email all’indirizzo: iod@trans.eu.

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EN

PRIVACY POLICY    

 

This document governs the policy applied by Trans.eu Group S.A. with its registered office in Wrocław, ul. Racławicka 2-4, 53-146 Wrocław, entered into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register kept by the District Court for Wrocław-Fabryczna in Wrocław, 6th Commercial Division of the National Court Register, under KRS number: 0000720763, NIP: 8942764658, REGON: 932920615 (hereinafter: the Controller), with regard to the protection of users’ personal data and information that may constitute trade secrets of the users.

This policy applies to the services offered by the Controller through the website www.trans.eu. The above policy does not apply to third-party websites and services that can be accessed via links from the above website. Detailed information on data protection is available from each service provider separately. The Controller recommends that the documents in question are always consulted on the service providers’ websites.

Data collection

In order to make full use of the Controller’s services and products, the User may create an account or log in to the Platform. 

In order to make use of the services and products offered by the Controller, it is necessary to register an account via the form provided on the website under Registration/Register New Company/Add Account to Company. When registering, the following details must be provided: VAT number, company name, registered office address, postal code and country. In order to verify the user, the company’s VAT number, telephone number, e-mail address and name are required. When logging in, the User enters the following data: TransID number. In addition, the User can update his/her account profile with other additional data. such as date of birth. 

As part of the service of accessing the Platform, we obtain the majority of the User data directly from the Users themselves (e.g. information, photos, documents). Some of the data we can obtain from public sources such as: National Court Register, Central Register and Information on Business Activity or similar sources and from private entities that collect and provide information on businesses. From these sources we have data such as identifying information, contact details, etc.

The provision of data is voluntary, although necessary for the provision of the service and for contacting the Controller. If the necessary information is not provided to the Controller, the Controller will not be able to proceed and carry out the service.

Some data is also collected passively, i.e. through the use of the website (e.g. IP address, resolution, location, browser type). 

Data use

Users’ personal data will be processed:

  • for the purposes necessary for the performance of the service of providing access to the Platform under the agreement concluded with the User and the Controller or for the performance of activities prior to the conclusion of the agreement (section 6(1)(b) of the GDPR),
  • if necessary, for purposes resulting from the Controller’s or third party’s legitimate interests (section 6(1)(f) of the GDPR), including but not limited to: providing support to the User, responding to queries/complaints, sending the Controller’s newsletter regarding changes to the software, Trans.eu Platform Terms and Conditions, etc., for the purpose of ensuring IT security of the Controller; for the purpose of customer satisfaction surveys, asserting claims and defending against claims, in direct marketing of the Controller’s products and services and those of the entities of Trans.eu Group, as well as other entities to which the Controller provides services under separate agreements, for the Controller’s internal administrative purposes, such as preparing statistics, analyses, e.g. of the manner of using the website, User preferences,
  • on the basis of User’s consent (section 6(1)(a) of the GDPR), given for specific purposes (e.g. to provide the User with information concerning services/newsletters, if the User shows interest, or the transfer of data within the Trans.eu group).

If the User has given such consent, the Controller sends information on the current and future products and services of the Controller and Group entities by e-mail in the form of an information or advertising campaign. 

With regard to personal data, revocation of consent is possible at any time, although this does not affect the processing of personal data prior to revocation.

Personal data may be processed by automated means (including profiling). The purpose of profiling is to collect information about the activity within the Platform and the preferences of Users, which allows us to better tailor the proposal and the messages addressed to them, as well as to detect events that may compromise the safety of Users. The legal basis for the processing is the Controller’s legitimate interest (Article 6(1)(f) of the GDPR). 

 

Personal data recipients

Data may be shared with other recipients in order to perform the agreement with the User, to comply with a legal obligation of the Controller, based on the User’s consent or for purposes arising from the legitimate interests of the controller or a third party. 

Recipients may be, in particular: entities of the Trans.eu capital group, institutions legally authorised to receive User data under relevant legislation (e.g. law enforcement or judicial authorities), as well as entities processing data on behalf of the Controller and their authorised employees, whereas such entities process data on the basis of an agreement with the Controller and only in accordance with instructions and on condition of confidentiality. Entities performing tasks for and on behalf of the Controller include, but are not limited to, entities providing services to the extent necessary to provide technical facilities for the provision of services, such as payment and IT service providers and entities dealing with the Platform. The Controller shall exercise due diligence in the transmission of data, applying measures and safeguards to prevent unauthorised access to data (e.g. SSL, encrypted connections).

Data transfer outside the European Community

The level of protection of personal data outside the European Economic Area (EEA) may differ from that provided by European law. With this in mind, the Controller only transfers personal data outside the EEA when necessary. In the event of such a transfer, the Controller shall ensure an adequate level of protection of personal data primarily by:

  1. the transfer of personal data to countries for which a European Commission decision recognising the country as providing an adequate level of protection for personal data has been issued, 
  2. the use of standard contractual clauses issued by the European Commission, 
  3. the use of other appropriate safeguards. 

Data subject rights

The User has the right to access personal data, as well as to request rectification, restriction or erasure of personal data, to withdraw at any time consent to the processing of data to the extent of such consent, as well as to transfer personal data. 

The User has the right to lodge a complaint to the supervisory authority, which in the Republic of Poland is the President of the Office for Personal Data Protection, if the User considers that the processing of his/her data violates the provisions of the GDPR

In addition, the User has the right to object at any time to the processing of data for reasons related to his/her particular situation, where the Controller processes data for purposes arising from legitimate interests, for direct marketing purposes, including profiling. 

Upon confirmation of the User’s identity, the Controller shall exercise the rights indicated on the basis of an analysis of the legitimacy of the request and the applicable legislation. The Controller shall make every reasonable effort to comply with Users’ requests concerning personal data, unless the data must be retained due to applicable law or other legitimate legal interests of the Controller. 

Data retention period

Personal data will be processed and stored by the Controller for the period necessary to fulfil the purposes, i.e.:

  • the performance of the agreement concluded between the User and the Controller – until its completion, and thereafter for the period required by law or for the exercise of possible claims;
  • to the extent that the data are processed on the basis of consent – the Controller will process it until the consent is withdrawn;
  • until the legitimate interests of the Controller underlying such processing are satisfied or until the User objects to such processing, unless there are legitimate grounds for further processing.

Data collected during Users’ visits to the Controller’s website will be processed until it becomes outdated or no longer relevant. This applies to data processed for analytical and statistical purposes, including the use of cookies and the administration of the Controller’s pages.

Cookies

The Controller uses so-called “cookies” to track Users’ visits to the website and to store their preferences, e.g. language, login data, as well as to adapt the services offered to their needs. The aforesaid files are used to compile general statistics on the use of the website by Users. The files in question will be stored until they become outdated or no longer relevant. Cookies will not be made available to other third parties, they will only be transferred to service providers to the extent necessary to provide technical support for the handling of the aforesaid files and entities belonging to Trans.eu Group. 

Cookies can be deactivated in the User’s web browser, which will not prevent the User from using the services, but some difficulties may occur, i.e. the Controller’s website may no longer be fully functional. 

Categories of cookies can also be managed via the “Consents” window that appears when the User first visits the Website. Detailed information on the Controller’s use of cookies is set out in the Cookie Policy available on the website: https://www.trans.eu/pl/polityka-plikow-cookies-eu/.

Social media

Please be advised that the Controller’s Website may include social networking plug-ins, including Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, etc. In connection with their inclusion on the Controller’s Website, it is the User’s own responsibility to consult the privacy policies of these providers in order to receive up-to-date information on the protection of personal data. 

Data in Google Analytics and other service providers

Traffic on the Controller’s websites is monitored by e.g. Google Analytics or other service providers such as Albacross, whose purpose is to collect data on website usage and popularity, as well as to identify users visiting the websites and to adapt advertising content. This data (e.g. the browser used or IP address) will not be made available by the Controller to third parties.

Security

For security purposes, the Controller:

  • uses SSL encryption,
  • enables access to the account only upon entering the login address and password (it is recommended to set up passwords consisting of min. 8 characters and containing upper and lower case letters, special characters and digits), which the User should keep exclusively for his/her information, 
  • controls the methods of collecting, storing and processing information, including physical security measures to protect against unauthorised access to the system,
  • grants access to personal data only to those employees, contractors and collaborators who need to have access to it in order to process it for the Controller’s purposes; furthermore, they are contractually obliged to maintain strict confidentiality and, in the case of data entrustment, personal data processing agreements. 

Privacy Policy Disclaimer

This Privacy Policy entered into force on ………………………….. We may update the Privacy Policy from time to time to reflect changes in our information handling practices and standards. Such modifications may take place without notifying the User. If there are any material changes that modify the principles of personal data processing, the User may be notified by e-mail or by means of a notification made available on the website. Modifications will be effective from the date they are published on www.trans.eu/pl/polityka-prywatnosci/ with an indication of their date of implementation.

 

Contact details

If you have any questions or comments about the Privacy Policy, please contact the Controller: Trans.eu Group S.A., Wrocław, ul. Racławicka 2-4, 53-146 Wrocław, (contact: 71 734 17 00, info@trans.eu).

The Controller has appointed a Data Protection Officer who can be contacted by email at: iod@trans.eu.