La numérisation du processus de gestion des transports est-elle une exigence ou un fantasme?

La numérisation des processus dans la logistique est discutée depuis de nombreuses années. Ce sont les processus qui attendent la numérisation? Eh bien, non. Derrière eux, il y a des gens qui doivent être écoutés afin de connaître et comprendre leurs attentes. Par conséquent, afin d’évaluer chaque processus, il est primordial d’analyser la situation d’au moins trois perspectives: les clients externes et internes et les personnes engagées dans le processus.


En fait qui a besoin de la numérisation

Le processus c’est l’ensemble des actions menant à un résultat spécifique. Parfois, il se fait d’une façon inapercevable. Une autre fois, il peut se faire d’une manière désordonnée. Certains processus sont perçus comme efficaces (ils apportent des résultats), mais peuvent-ils être considérés comme appropriés? Forcément, pas toujours.

Prenons pour exemple l’organisation du transport des marchandises. C’est un excellent exemple de processus important dans la chaîne d’approvisionnement, apparemment simple à organiser et à mettre en œuvre. Cependant, quand on regarde de plus près, il s’avère qu’il y a pas mal de parties impliquées dans la livraison des marchandises, et leurs attentes sont souvent contradictoires.

La première dimension – le processus répond aux besoins d’un client externe. Il ne commande pas toujours le transport mais attend la livraison à l’heure convenue. C’est le résultat qui l’intéresse  et non le processus lui-même.

La deuxième dimension – le processus répond aux besoins du client interne. Avant que les informations sur la demande de transport ne soient transmises au services de la logistique, ils passent très souvent par le service commercial et le service client, qui sont « le point de contact avec le monde extérieur ». Les exigences se posent également ici, principalement  les clients internes ont besoin d’informations sur le statut de l’ordre.  

Troisième dimension – le processus répond aux besoins de ceux qui participent à sa mise en œuvre. Le client a acheté la marchandise, le service commercial a suivi le plan, et le service client a confirmé la disponibilité et la date de livraison. C’est le moment où il faut “trouver le transport ». Le logisticien contacte donc les sous-traitants – transporteurs ou affréteurs – afin qu’ils acceptent l’ordre de transport. Une fois les termes définis, il confirme le prix du contrat ou négocie les conditions de transport individuel. Et à la fin l’ordre de transport… Une communication quotidienne est un mélange d’e-mails, de téléphones et de messages… Ensuite, les données du chauffeur et du véhicule sont collectées pour être envoyées à l’entrepôt et au service des ventes et du service client pour informer le client.

Dans cette partie du processus, le logisticien reste au centre. Cela dépend de lui si le client reçoit les marchandises commandées. Il envoie donc des e-mails, fait des appels, envoie des réponses aux SMS. Tout est sous contrôle…. jusqu’à ce que quelque chose change. Par exemple, jour d’expédition possible. Ensuite, pour le logisticien, le processus recommence … e-mails, appels téléphoniques, offres, négociations, SMS. Il vaut la peine de réfléchir à éviter ce travail.

Si quelque chose fonctionne bien, pourquoi le changer?

Usain Bolt est un maître incontournable des sprints de 100 m. Il a couru plus vite que ses concurrents car il était meilleur à chaque élément. Il commençait mieux, bougeait plus efficacement ses jambes, prenait une meilleure position du corps à chaque étape du sprint. Je sais que cela peut sembler étrange qu’un sprint de 9,58 secondes soit divisé en étapes. Divisé – comme n’importe quel processus. Prendre la position de départ, démarrer la réaction, sortir des blocs, accélérer, atteindre la vitesse maximale, maintenir la vitesse, finir au plus vite possible. Y aura-t-il jamais quelqu’un de plus rapide … je l’espère. Et ce sera très excitant de pouvoir regarder le prochain record … peut-être qu’il sera battu par seulement 0,01 seconde, mais il sera.

Alors que faire pour être plus rapide à 100 m, pour battre le record? Il suffit de courir une fois mieux qu’Usain Bolt. 

Comment cela est-il lié au processus d’organisation des transports? Eh bien, plus vous essayez d’améliorer le processus actuel, plus les gains auxquels vous pouvez vous attendre dans le futur seront faibles. Une amélioration de 0,1% sera-t-elle satisfaisante? Vous connaissez probablement déjà la réponse. C’est la façon d’avancer et d’être meilleur. 

Numérisation = stratégie + processus + outils

Tout d’abord, la stratégie:

La numérisation permet de:

  1. Saisir les données une seule fois au même endroit. 
  2. Avoir accès aux données traditionnellement reçues par e-mail, téléphone ou SMS.
  3. Arrêter d’appeler, d’écrire et d’envoyer des e-mails ou des SMS. 
  4. Échanger vite les informations.
  5. Obtenir des opinions et recommandations de la part de la communauté.
  6. Considérer le processus comme de petites activités qui alimentent l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.
  7. Améliorer le flux d’informations entre les clients, les participants du processus et leurs sous-traitants.
  8. Se concentrer opérationnellement sur les exceptions, c’est ce qui nécessite une réaction – une réelle attention, le reste est censé fonctionner automatiquement.
  9. Travailler d’une façon plus simple et efficace.
  10. Automatiser le processus.

Deuxièmement, le processus:

Il ne faut pas réinventer la roue. Le marché des transports est très fragmenté, il a de nombreux acteurs qu’un processus efficace devrait prendre en compte. Comment peut-on l’améliorer?

  1. Utiliser un processus universel pour tous les transporteurs et affréteurs.
  2. Assembler plusieurs participants en un seul processus.
  3. Échanger des informations plus automatiquement et satisfaire vos besoins d’information et ceux de la communauté que vous créez.
  4. Ne pas perdre de temps à chercher des transporteurs – la technologie le fera pour vous grâce aux algorithmes.

Troisième, les outils:

Si vous voulez vous déplacer rapidement, vous n’achetez pas de train ou d’avion, vous ne construisez pas de gares ou d’aéroports. Vous achetez un billet et embarquez dans les moyens de transport. Vous utilisez une solution partagée, une énorme infrastructure pour laquelle chacun paie lorsqu’il veut l’utiliser. Vous la partagez et l’utilisez comme tout le monde. Grâce à cela, vous gagnez.

En plus, les outils ne doivent pas être un obstacle à la réalisation efficace des processus – en particulier lorsqu’il y a de nombreux participants. Selon eux, «leur outil est meilleur que le vôtre», selon vous: «le vôtre est meilleur». La plateforme universelle élimine ce problème. Il relie les deux parties et donne un accès égal à l’information.

  1. Utilisez une plateforme qui met en œuvre un processus universel.
  2. Choisissez une plateforme que la communauté des transporteurs et des transitaires utilisent déjà – y compris vos sous-traitants actuels.
  3. Combinez votre propre outil avec une plateforme universelle – envoyez et recevez des informations automatiquement.
  4. Adaptez vos propres outils au monde numérique.
  5. N’investissez pas dans un outil que vous pouvez avoir pratiquement gratuitement. Si vous avez un budget pour le développement d’outils, investissez dans l’intégration des systèmes.
  6. Ne construisez pas un outil pour vos propres besoins, auquel vous tentez de convaincre la logistique, le service client, le service commercial, le client, le transporteur ou l’affréteur. Ils ont besoin d’accès à l’information, pas à votre outil.

La numérisation consiste à partager, échanger des données et les utiliser efficacement pour atteindre un objectif plus vite et plus simple.

La numérisation  c’est également l’accès aux informations en temps réel, de n’importe où, automatiquement (sans demander). Les informations une fois saisies, sont immédiatement disponibles pour l’expéditeur et le transporteur ou l’affréteur.

De telles possibilités dans le domaine de la gestion du transport routier sont offertes par la Plateforme Trans.eu. Elle permet une communication efficace entre les contractants à chaque étape de suivie de l’ordre –  en commençant d’un échange d’informations sur le fret, par l’envoi de l’ordre à un transporteur sélectionné et le suivi de sa mise en œuvre, en finissant par l’obtention des données du véhicule et du conducteur à des fins de notification, l’échange les documents nécessaires au règlement de la commande (par exemple CMR, la facture).

Tout est entièrement numérique – pas d’emails, dExcel, de SMS ou de téléphones. 

Et lorsque vous décidez de connecter la plateforme à votre propre système via API, vous pouvez automatiquement avoir toutes les informations « chez vous », et vous et vos contractants pouvez travailler sur vos propres systèmes. Ce n’est plus un fantasme, c’est une obligation.

Le processus de numérisation, même s’il peut sembler difficile, long et compliqué, il ne doit pas l’être. Contactez-nous et voyez par vous-même que la logistique 4.0 est plus proche que vous ne le pensez. Écrivez à volteanu@trans.eu ou visitez son profil sur LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/victorolteanu1/

 

 

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