Una política de compliance en una empresa de transporte ordena los procedimientos que te ayudan a gestionar tu negocio de forma ética y conforme a la normativa. Aunque actualmente su implantación no es obligatoria, conviene entender qué abarca realmente el compliance corporativo. ¿Qué es exactamente y cómo se implementa una política así en tu empresa? Te lo explicamos a continuación.
¿Qué es una política de compliance?
Cada vez más empresarios deciden implantar el compliance en sus empresas. ¿Qué significa? La palabra inglesa compliance significa “conformidad” o “cumplimiento”. En el ámbito empresarial, se refiere a operar de acuerdo con las leyes y normativas, los estándares, las recomendaciones y las buenas prácticas aplicables. Implantar procedimientos de compliance en una empresa genera confianza entre empleados, clientes y accionistas, y además ayuda a reducir el riesgo de:
- pérdidas financieras y de reputación,
- problemas derivados de no adaptar la empresa a nuevas normativas,
- responsabilidad civil, penal y fiscal-penal.
¿Qué abarca el compliance?
Una política de compliance en una empresa no consiste solo en seguir los cambios legislativos y cumplir la normativa: también implica establecer estándares de conducta voluntarios. Un enfoque integral del compliance reduce el riesgo de pérdidas económicas y daños reputacionales. Por eso, el compliance en una empresa debe funcionar en dos niveles:
- dentro de la empresa – implantación de políticas internas y códigos que definan procedimientos y estándares. Para que la implantación sea eficaz, es necesaria la formación. Mediante cursos de ética empresarial y áreas concretas de compliance (p. ej., anticorrupción, conflictos de interés o rendición de cuentas), los empleados aprenden cómo actuar en situaciones específicas y comprenden las consecuencias de posibles incumplimientos.
- fuera de la empresa – aplicación de buenas prácticas en las relaciones con las autoridades públicas y los socios comerciales, abarcando ámbitos como la ejecución de contratos, el intercambio de información, el patrocinio, la entrega y recepción de regalos, la protección de datos personales y el cumplimiento de las obligaciones contractuales de lealtad.
¿Cómo implementar el compliance en una empresa de transporte?
Implantar el compliance en una empresa de transporte requiere un sistema bien organizado que apoye y controle la operativa del negocio conforme a normativas y estándares cambiantes. Para lograrlo, una política de compliance en una empresa de transporte debe incluir un conjunto de procesos y procedimientos eficaces. También hay que garantizar una formación adecuada para los empleados. Igual de importante es la monitorización continua de los cambios en la legislación de transporte y la actualización periódica de las directrices internas.
¿Cómo se implementa el compliance en una empresa de transporte? El sector del transporte está sujeto a numerosas normativas legales que cambian de forma dinámica. Por eso, una política de compliance en transporte debe tener en cuenta tanto el alcance (p. ej., transporte nacional o internacional) como las particularidades del negocio (p. ej., servicios de mensajería, transporte especial/sobredimensionado o mercancías peligrosas ADR). En la práctica, el compliance en una empresa de transporte significa asegurar que los procedimientos internos estén alineados con la ley y realizar un seguimiento continuo de los cambios normativos relacionados, entre otros, con el tiempo de trabajo y la liquidación de salarios de los conductores, el cabotaje, los estándares de emisiones de escape y las normativas vinculadas a la seguridad de la carga transportada.
Un sistema de compliance bien implantado minimiza el riesgo de sanciones económicas, protege la reputación de la empresa y aumenta la confianza entre los socios comerciales. A largo plazo, también puede agilizar la operativa diaria y facilitar la obtención de nuevos contratos. Una política de compliance en una empresa de transporte también debe definir el estatus de los denunciantes (whistleblowers): personas que informan de irregularidades dentro de la empresa, como incumplimientos de las normas de seguridad, acoso laboral o aceptación de beneficios económicos.
¿Qué ejemplos de compliance existen en una empresa?
El compliance en una empresa de transporte puede abarcar muchas áreas. Un ejemplo es la obligación de proteger los datos personales. Crear procedimientos conformes al RGPD ayuda a evitar sanciones económicas importantes. Otra aplicación del compliance en el transporte por carretera es establecer normas éticas para la cooperación con socios comerciales, incluyendo medidas anticorrupción y la prevención de prácticas comerciales desleales.
La política de compliance de un transportista también debería incluir procedimientos para verificar las órdenes de transporte, especialmente para detectar cláusulas desfavorables sobre tiempos de espera, intercambio de embalajes de transporte o motivos para ampliar los plazos de pago. También conviene incluir instrucciones para verificar clientes y subcontratistas.
Más allá de los requisitos legales, el compliance también incluye estándares y normas internacionales o nacionales, como la ISO 27001 (implantación y mantenimiento de un sistema de gestión de la seguridad de la información) o la ISO 9001 (requisitos para sistemas de gestión de la calidad). La implantación de estos estándares no es obligatoria por ley. Sin embargo, conviene recordar que muchos clientes se fijan en ellos, y cumplir determinados estándares puede ser un requisito para iniciar la colaboración con un transportista.
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