La implementación de la telemática no es suficiente para que una empresa de transporte reciba el calificativo de moderna. Un componente importante del transporte 4.0 es la adquisición y la gestión automatizada de órdenes.
En el siglo XXI, ¿puede funcionar el transporte sin tecnologías modernas? Imagínese una empresa que no utiliza la telemática y se comunica con los contratistas solo por teléfono y fax. Hoy en día, es esencial el uso de herramientas en línea integradas que garantizan el intercambio de datos en tiempo real. El conocimiento de estas herramientas y su aplicación en el trabajo caracteriza a una empresa de transporte moderna y garantiza una ventaja sobre la competencia.
Estilo 4.0 de gestión de órdenes
Muchos transportistas siguen gestionando los pedidos con herramientas tradicionales como las hojas de cálculo de Excel.
«Excel es útil para crear informes o listados según las necesidades. Sin embargo, el efecto es que una gran cantidad de conocimiento se almacena en los ordenadores personales», observa Agnieszka Nikiel, experta en nuevas tecnologías de Trans.eu Group S.A. «El intercambio rápido de información es esencial para la organización del transporte. Los documentos en formato Excel deben grabarse y enviarse a la otra persona. Estos archivos a menudo requieren una actualización continua, lo que significa que deben devolverse al destinatario. El proceso es cada vez más largo y más complicado. Este procedimiento no tiene nada que ver con en el espíritu de la logística 4.0.», concluye la experta.
La falta de integración entre los sistemas de las partes de una orden de transporte conduce a la formación de islas de datos (data islands en inglés), es decir, conjuntos de información cerrados en un solo dispositivo. Esto hace que, por ejemplo, el cargador que no tenga acceso en tiempo real al calendario de la flota del transportista tenga que ponerse en contacto personalmente con contratistas potenciales para determinar si uno de ellos puede hacerse cargo de su mercancía. Para el cargador, esto constituye una pérdida de tiempo. Para el transportista que dispone de vehículos libres, una oportunidad perdida para hacerse cargo de la mercancía en cuestión. Estas islas de datos no sincronizadas ralentizan toda la cadena de suministro.
Los sistemas modernos de almacenamiento de datos en la nube (cloud computing en inglés) cambian completamente la forma de procesar y transmitir los datos. Para utilizar estos sistemas solo se requiere acceso a Internet. Los usuarios pueden introducir información en el sistema simultáneamente y los datos se actualizan y se archivan en tiempo real. Este es el funcionamiento de los servicios populares como Dropbox o Google Drive.
Algoritmo que encuentra el mejor cliente
Las plataformas logísticas innovadoras también se basan en la tecnología del cloud computing. Entre otras cosas, permiten la facturación automática o la integración con la telemática para actualizar el estado de las órdenes y compartir la ubicación del vehículo con el cargador (para quien el conocimiento de la carga es fundamental para la seguridad de la cadena de suministro). ¿Cómo influye esto en el trabajo en la empresa?
«Se trata principalmente de la automatización de procesos manuales. La tecnología permite evitar la escritura innecesaria y la transmisión manual de datos, así como reducir las actividades repetitivas a un solo proceso», señala Agnieszka Nikiel. Por otro lado, los datos disponibles en tiempo real pueden ser analizados para una mejor planificación y una rápida reacción cuando sea necesario.
Las plataformas logísticas basadas en algoritmos están diseñadas de tal manera que el sistema «aprende» las preferencias del usuario en función de su actividad. En la práctica, esto significa que las actividades del transportista son analizadas por el sistema con el fin de sugerirle los cargadores cuyas cargas están adaptadas a su flota. Por lo tanto, el transportista no tiene que perder el tiempo buscando clientes, ya que ellos acuden a él.
Seguridad de datos en la nube
Algunas empresas son reacias a utilizar soluciones basadas en la nube porque no saben si en este espacio sus datos estarán protegidos. Esto se debe a la opinión errónea de que la nube es un espacio abstracto fuera de control. Sin embargo, el intercambio de datos en un sistema en línea bien protegido solo se realiza entre un pequeño grupo de personas. Paweł Dżumaga, experto en asistencia técnica al cliente de Trans.eu Group S.A., explica cómo funcionan los sistemas de seguridad en plataformas logísticas modernas:
«Los datos de la flota del transportista solo están disponibles para las entidades definidas por el transportista y para el administrador de la plataforma», explica el experto. Si dichos datos se facilitan en el marco de una orden de transporte, podrán transferirse a todas las entidades que participen en la ejecución de la orden. Sin embargo, la decisión al respecto corresponde a las personas que participan en la orden.
La información introducida en el sistema está encriptada de modo que, una vez se encuentre en la nube, no es posible identificar a la empresa a la que pertenece.
«En el sistema solo se almacena información clave, sin contexto, que permita verificar a quién corresponde. El resto se elimina», explica Paweł Dżumaga. Otra forma de proteger los datos de la empresa es utilizar un identificador de empresa personalizado que dificulta su identificación inequívoca.
En el sector del transporte, el uso de herramientas basadas en la tecnología del cloud computing es una tendencia que seguirá creciendo. Su uso ya no es indicativo de innovación, sino que se convierte en una condición necesaria para mantener una posición significativa en el mercado. Cada vez más empresas trabajan «en la nube» y esperan lo mismo de sus socios comerciales. La integración de la tecnología en todo el proceso de transporte hace que la cadena de suministro sea más transparente y que sus partes puedan aumentar su competitividad en el mercado.