Las ventanas de tiempo en el transporte, también conocidas como time slots, son periodos designados durante los cuales el conductor debe presentarse para la carga o la entrega. Gracias a ellas, los almacenes pueden distribuir las operaciones en el tiempo, evitar colas y coordinar con precisión el tráfico de vehículos. Cada vez más, todo el proceso cuenta con el apoyo de modernos sistemas de gestión de ventanas de tiempo, que automatizan la reserva de citas y agilizan la comunicación entre el transportista y el cargador. En este artículo explicamos cómo funcionan las franjas horarias, quién es responsable de fijarlas y qué ocurre en caso de retrasos.
¿Qué es una time slots?
Time slots: ¿qué significa? El término se traduce literalmente como ventana de tiempo, por eso en logística se usan ambos nombres como sinónimos. Se refiere a un periodo de tiempo definido con precisión en el que se espera que el conductor llegue para la carga o la entrega de mercancías. Es importante destacar que las ventanas de tiempo en el transporte no tienen por qué fijarse únicamente en horas en punto: en grandes hubs logísticos, las time slots suelen planificarse en intervalos más cortos, por ejemplo, cada 15 o 30 minutos, para repartir de forma uniforme la carga de trabajo del almacén y mejorar la gestión de vehículos.
Establecer ventanas de tiempo en el transporte facilita mucho la planificación y la ejecución de las actividades relacionadas con la recepción y la expedición de mercancías. La planificación precisa de las operaciones del almacén ayuda a que los equipos trabajen con mayor eficiencia y minimiza el riesgo de errores provocados por la acumulación de demasiadas tareas al mismo tiempo. Las franjas horarias en el transporte por carretera también benefician a los transportistas. Con horarios de carga y entrega claramente definidos, las empresas de transporte pueden planificar con más exactitud las rutas, los tiempos de conducción y las pausas de los conductores. Además, el uso de ventanas de tiempo ayuda a reducir las colas de camiones a la espera de cargar o descargar.
¿Cómo establecer ventanas de tiempo para la carga y la descarga?
La gestión de ventanas de tiempo suele estar a cargo del cargador o del destinatario. Los transportistas reciben de sus clientes una lista de franjas horarias disponibles y pueden elegir entre las fechas y horas ofrecidas. Los horarios precisos de carga y descarga se utilizan normalmente en almacenes más grandes con un alto volumen de operaciones logísticas.
El transporte por carretera opera en un entorno muy variable, con incidencias frecuentes e impredecibles. No es raro que un camión que, por ejemplo, tiene una franja horaria programada para las 10:00 no pueda llegar al almacén debido a una avería, atascos o retrasos en el punto de entrega anterior. Si se producen demoras, se debe informar al cargador o al destinatario lo antes posible sobre el cambio. En función del nuevo ETA, se asignará una nueva ventana de tiempo. Sin embargo, ten en cuenta que, en centros logísticos con mucha actividad, la siguiente franja horaria disponible puede quedar bastante lejos. Además, los retrasos en las entregas o en la carga pueden afectar negativamente a los KPI y, en algunos casos, no cumplir los plazos acordados puede conllevar penalizaciones económicas contractuales.
Los cargadores más pequeños o las ubicaciones en las que solo se realizan pocas cargas y entregas al día suelen indicar el horario general de apertura del almacén en lugar de ventanas de tiempo . Aun así, merece la pena indicar la hora prevista de llegada del camión, ya que esto ayuda a evitar tiempos muertos provocados, por ejemplo, por la llegada simultánea de varios vehículos.
Sistemas de gestión de time slots
Prácticamente todos los grandes centros de almacén utilizan ventanas de tiempo. La logística de carga y entrega requiere acciones planificadas. De lo contrario, los horarios de operación del almacén tarde o temprano empezarán a solaparse, lo que por lo general provoca colas de camiones esperando para cargar y descargar. Para organizar franjas horarias en el transporte, las empresas suelen utilizar herramientas como un sistema de gestión de ventanas de tiempo.
Lo más habitual es que los sistemas de gestión de ventanas de tiempo estén disponibles como soluciones basadas en navegador. Los transportistas obtienen acceso a través de sus clientes y luego pueden elegir time slots por su cuenta. Si no hay ventanas de tiempo disponibles el día de la carga o la entrega, el operador debe ponerse en contacto con el cliente para acordar directamente un horario viable de entrega o de carga. Todavía es posible encontrar sistemas de gestión de ventanas de tiempo menos avanzados, en los que el transportista recibe por correo electrónico una tabla con franjas horarias disponibles. Después de que la empresa de transporte responda, la persona responsable de la planificación de las operaciones del almacén debe introducir manualmente los datos en el sistema interno.
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