Manažer, speditér, účetní – mohou pracovat v jednom programu?

Kamila Bejnar 8.09.2017

one program for all

Práce v dopravní nebo dopravně-spediční firmě je prací pod velkým časovým tlakem. Speditér disponuje náklady a je ve stálém kontaktu s řidiči. Účetní, na základě zakázek, vystavuje faktury obchodním partnerům. Manažer potřebuje raporty a přístup k aktuálním finančním výsledkům firmy.

Mohou manažer, účetní a speditér pracovat efektivně v jednom programu? Podívejme se, jak tomu ve skutečnosti je.

Povinnosti manažera

Manažer potřebuje vědět, kteří speditéři generují největší marže, jaké zakázky byly nejvíce rentabilní a jaké faktury ještě nebyly uhrazeny.

Problém vzniká při měřítku těchto činností. Dobrá analýza, dlouhodobé hodnocení, zohledňují stovky proměnných ukazatelů a vyžadují jasný a čitelný způsob prezentace údajů.

Co potřebuje k práci speditér?

Práce speditéra, to je především disponování s náklady, vytváření zakázek a kontakt s řidiči. Vykonávaní těchto činností musí být jednoduché, intuitivní a rychlé – nejlepší by bylo, kdyby většina každodenních, opakovaných činností, byla prováděna automaticky.

Jak zlepšit práci účetní?

Úkoly spojené s vystavováním faktur jsou povinností účetní. Na základě dokumentace, která se týká zakázek, účetní připravuje dokument, který zasílá obchodním partnerům.

Nic lépe neuspořádá práci účetního oddělení více, než rychlý přístup k potřebným dokladům. Například zakázky jsou automaticky propojeny s odpovídající fakturou. Znamená to, že speditéři nemusí odbíhat od práce, aby do účetnictví dodali odpovídající informace nebo doklady.

TMS – nejlepší pro práci ve firmě

Přirozeně, že je možné i nadále ručně vyplňovat dokumenty. V šanonech hledat odpovídající faktury a ručně doplněné údaje analyzovat v kalkulačním archu.
Ale proč, když všechny tyto práce nám může usnadnit TMS? Jednou z hlavních předností tohoto programu je účinné propojení práce všech pracovníků – dokonce i tehdy, jestliže jsou rozeseti po mnoha pobočkách.
Výhod je mnoho – od těch, které získá celá firma, až po ty, které získávají jednotliví pracovníci.

Výhody pro manažera:

  • rychlý přístup k čitelným raportům,
  • raport denních obratů,
  • raport obratů podle poboček,
  • marže konkrétních speditérů,
  • raport podle klientů,
  • možnost otevření vnitřní databáze,
  • snadné dělení povinností,
  • bezproblémové předávání povinností.

Výhody pro speditéra

  • intuitivní zadávání nákladu
  • možnost kopírování nákladů
  • rychlé vytváření zakázek
  • automatizace mnoha činností, např. program si dokáže zapamatovat již jednou zadané údaje a následně je napovídá v průběhu další příležitosti.

Výhody pro účetní

  • bleskový přístup k potřebným dokumentům,
  • dokumenty „připnuté” k zakázce, náklady – přímo z náhledu zakázky je možné přejít např. na fakturu za tuto zakázku,
  • možnost vystavování pro forma faktur, opravných faktur, oznámení o dluhu,
  • snadné monitorování plateb,
  • export dokumentů do účetních programů.

TMS – výhody pro celou firmu

  • účinně propojuje práci všech pracovníků,
  • je dostupný on-line,
  • manažer, speditér, účetní – všichni pracují s jedním nástrojem,
  • všichni pracovníci mají současný přístup k požadovaným údajům,
  • každý pracovník vidí jen údaje, které potřebuje.