Kalkulační arch nebo TMS?

Kamila Bejnar 5.09.2017

spreadsheets or tms-

Je předávání: potřebných údajů, dokumentů, správa a řízení nákladů a analýza nákladů jednodušší v kalkulačním archu nebo v programu třídy TMS? Podívejme se, jaké řešení lépe uspořádá práci ve firmě.

Co uděláte v kalkulačním archu?

Kalkulační arch je univerzální program, který umožňuje tvořit dokumenty v podobě tabulek. V tabulkách jsou umisťována data a prováděny výpočty, operace a analýzy.

Co uděláte v TMS?

TMS je systém určený k řízení dopravy a spedice. Obsahuje funkce, které usnadňují každodenní úkoly – zajímavé navíc je i to, že mnoho z těchto úkolů systém vykonává automaticky. Firmy, které využívají TMS, mohou mimo jiné: spravovat zakázky, pracovat na fakturách, a také vytvářet rozvětvené raporty a analýzy. Toto vše, a nejen to, v rámci jediného programu.

V “cloudu” nebo na disku? Dostupnost má význam.

Programy se dělí na dva druhy:

  • Dostupné on-line – v takovém případě je program dostupný prostřednictvím internetového prohlížeče (přihlašujeme se do něj stejným způsobem, jakým se přihlašujeme do internetového bankovnictví nebo na elektronickou poštu). Výhodou tohoto řešení je dostupnost téměř 24/7 z každého místa na světě, kde je možný přístup na internet.
  • Instalované na počítači – v takovém případě je program dostupný bezprostředně z počítače uživatele. Problém vyvstává v okamžiku, kdy dojde k havárii (počítače, internetu, programu) – uživatel musí takový problém vyřešit sám a po dobu havárie je program nebo počítač (v tom i dokumenty na jeho disku) často nedostupný.

Role a přístup ke klíčovým informacím

Důležité je, aby program měl možnost přidělovat komplexně uživatelům přístup k vybraným oblastem informací. Na rozdíl od kalkulačních archů mají nejlepší programy TMS vestavěno dělení podle rolí: speditér, účetní, předseda představenstva. Dělení na role umožňuje rozdělovat celé oblasti dat, ke kterým mají přístup jednotliví uživatelé.

Není důvod, aby speditér viděl všechny faktury a aby účetní měla náhled na každý náklad. Nikdo z nepovolaných pracovníků by neměl mít přístup ke zprávám s finančními výsledky firmy. Přístup k těmto zprávám náleží pouze předsedovi nebo členům představenstva.

Dělení na role je klíčové. Zajišťuje bezpečnost údajů a umožňuje, aby se pracovníci koncentrovali na své úkoly.

Delegování oprávnění pomocí jednoho kliknutí

Představme si, že jde speditér na dovolenou. Všechna svá důvěrná data, náklady, které jsou nejblíže před realizací, nejdůležitější informace, to vše předá pomocí jednoho kliknutí.

Náklady na zavedení

Je dobré věnovat pozornost tomu, zda nákup programu znamená doplňkové výdaje. Část z nich může být jednorázová, ale stávají se i případy, kde jsou náklady počítány za každý rok.
Obecně používanou praxí je účtování poplatků za:

  • zavedení programu
  • instalaci
  • udržování (server)
  • technická pomoc.

Je dobré místo práce v kalkulačním archu zvážit zavedení TMS?

Samozřejmě, že ano. Program třídy TMS je nástroj, který ideálně odpovídá potřebám každé dopravní a dopravně-spediční firmy. V kalkulačním archu je možné provádět výpočty.
Hledáte nástroj pro efektivní, zorganizovanou a bezpečnou práci? Chcete maximalizovat zisky podniku? Vsaďte na TMS a pracujte v programu, který je určen pro řízení dopravní nebo dopravně-spediční firmy.

1. Lépe zorganizujete práci a ušetříte čas.
2. Zjednodušíte proces správy nákladů a zakázek.
3. Získáte nástroj, ve kterém snadno ověříte finanční situaci firmy.
4. Vaši pracovníci získají přístup k potřebným údajům.