Ako rýchlo plánovať náklad a zákazky pre vozidlá? Príručka špeditéra

Martina Zatkalikova 1.09.2017

how to plan loads and fleet

Špeditéri pracujú vo veľkej časovej tiesni. Situáciu nezľahčuje ani fakt, že majú nedostatok informácií na efektívne plánovanie tovarov a zákaziek pre jednotlivé vozidlá. Počet prevážaných nákladov sa každú chvíľu mení, preto častým problémom špeditérov je určiť, aký počet vozidiel v danom momente môžu využiť. A to je predsa nevyhnutné, ak chceme rezervovať vozidlá a plánovať pre ne trasu.

Jednou z najdôležitejších úloh špeditéra je riadne plánovanie. Každý špeditér sa musí postarať o to, aby:

  • všetky tovary boli pridelené
  • vozidlá boli optimálne využité.

Na jednej strane špeditér si musí zaistiť dostup k požadovanému počtu vozidiel (tak, aby celý náklad bol rozdelený). Na druhej strane musí to urobiť tak, aby sa využilo čo najmenej áut.

Samozrejme tento scenár sa vzťahuje na situáciu, keď firma má vhodné množstvo tovaru.
Často sa stáva presný opak – špeditér má síce požadovaný počet vozidiel, no musí pre ne nájsť náklad, ktorý by sa mal previezť.

Schopnosť sa „presne trafiť“, čiže určiť aký počet vozidiel bude v danom momente potrebný, je jednou z najnáročnejších vecí. Ako by sme teda mali konať, aby plánovanie bolo efektívne?

1. Vytvorte si zoznam tovarov, ktoré sa musia rozdeliť

Je to každodenný bod programu. Časť nákladu z tohto zoznamu pochádza z trvalých zmlúv so zákazníkmi. Špedičné firmy majú zabezpečené trvalé zákazky, ktoré sa realizujú v určenom čase a v daných dňoch v týždni. Miesta nakládky a vykládky sa obyčajne nemenia.

No okrem takýchto zmlúv musia špeditéri každý deň naplánovať prevoz nových nákladov z jednorazových zákaziek. Aj keď množstvo tovaru z trvalých zákaziek je stále, objem tých druhých je ťažké odhadnúť. Na to je potrebný proces efektívneho plánovania. Ako ho uskutočniť?

2. Vytvorte si zoznam vozidiel, ktorým chcete prideliť zákazky

Špedičné firmy majú tiež uzatvorené trvalé zmluvy s konkrétnymi prepravcami. Aby táto spolupráca bola výhodná pre obidve strany, každý prepravca by mal mať zaistený určitý počet kilometrov, aký musí dané vozidlo „vyjazdiť“ a tým vypracovať zisk. Takým vozidlám sa musia prideliť náklady na trasách požadovanej dĺžky.

Je to ďalšia premenná, ktorú musí zohľadniť špeditér zaoberajúci sa plánovaním nákladov a zákaziek pre jednotlivé vozidlá.

3. Vytvorte si plán

Vašou úlohou ako špeditéra je optimálne a čo najrýchlejšie naplánovať náklady a zákazky pre vozidlá. Je to ťažká úloha, ak Vaša firma plánuje prepravu na základe zákaziek vytlačených na papieri alebo v tabuľkovom editori, napr. v Exceli. Takýto model prináša veľké riziko vzniku chyby, omylu alebo jednoducho meškania.

Mnoho dynamicky sa objavujúcich informácií vrátane nového tovaru na prerozdelenie, či nových vozidiel, ktoré čakajú na úlohy – to je obrovské množstvo informácií, ktoré si vyžadujú istý poriadok. Vozidlá sa musia využívať optimálne, náklady sa musia dodať včasne a výdavky by pritom mali byť, samozrejme, čo najnižšie.
Nie je to jednoduchá úloha, najmä ak nemáte naporúdzi profesionálne nástroje.

4. Problémy s plánovaním? Siahnite po TMS

Akým spôsobom možno zjednodušiť a optimalizovať proces rozhodovania? Využite technológiu, ktorá to urobí za Vás. Vašim pomocníkom bude program pre špedíciu FireTMS s dvomi jednoduchými funkciami:

Plán nakládky

Plán nakládky to je vlastne zoznam vozidiel, ktoré dnes začínajú realizovať zákazky. Vďaka tomu špeditér vie, kedy vozidlá sú na ceste a aké zákazky realizujú.
Je to čitateľný panel, v ktorom sa zobrazí: ktoré vozidlá dnes realizujú zákazky, aké sú ich výdavky, aký je príjem a prirážka na každom z nich. A ešte najdôležitejšie: program Vás informuje o tom, kedy dané vozidlo skončí realizovať danú zákazku.

Zoznam voľných vozidiel

Pre špeditéra je tiež veľmi nápomocný modul voľných vozidiel. FireTMS tu ukazuje všetky vozidlá, ktoré v príslušnom dni končia realizovať zákazky. Vďaka tomu viete, ktorým vozidlám môžete prideliť nové úlohy a ktoré môžete využiť na nákladku v nasledujúcich dňoch. Je to pohodlné, však?

Efektívna správa vozidiel

Po vybraní vozidla môžete ho napr. rezervovať, ba dokonca môžete vyhľadávať nový tovar, ktorý sa nachádza nablízku (na základe ponúk nakládok, ktoré sú na Trans.eu). Vyhľadávanie dodatočného tovaru.