Práce v dopravní nebo dopravně-spediční firmě je prací pod velkým časovým tlakem. Speditér disponuje náklady a je ve stálém kontaktu s řidiči. Účetní, na základě zakázek, vystavuje faktury obchodním partnerům. Manažer potřebuje raporty a přístup k aktuálním finančním výsledkům firmy.
Mohou manažer, účetní a speditér pracovat efektivně v jednom programu? Podívejme se, jak tomu ve skutečnosti je.
Povinnosti manažera
Manažer potřebuje vědět, kteří speditéři generují největší marže, jaké zakázky byly nejvíce rentabilní a jaké faktury ještě nebyly uhrazeny.
Problém vzniká při měřítku těchto činností. Dobrá analýza, dlouhodobé hodnocení, zohledňují stovky proměnných ukazatelů a vyžadují jasný a čitelný způsob prezentace údajů.
Co potřebuje k práci speditér?
Práce speditéra, to je především disponování s náklady, vytváření zakázek a kontakt s řidiči. Vykonávaní těchto činností musí být jednoduché, intuitivní a rychlé – nejlepší by bylo, kdyby většina každodenních, opakovaných činností, byla prováděna automaticky.
Jak zlepšit práci účetní?
Úkoly spojené s vystavováním faktur jsou povinností účetní. Na základě dokumentace, která se týká zakázek, účetní připravuje dokument, který zasílá obchodním partnerům.
Nic lépe neuspořádá práci účetního oddělení více, než rychlý přístup k potřebným dokladům. Například zakázky jsou automaticky propojeny s odpovídající fakturou. Znamená to, že speditéři nemusí odbíhat od práce, aby do účetnictví dodali odpovídající informace nebo doklady.
TMS – nejlepší pro práci ve firmě
Přirozeně, že je možné i nadále ručně vyplňovat dokumenty. V šanonech hledat odpovídající faktury a ručně doplněné údaje analyzovat v kalkulačním archu.
Ale proč, když všechny tyto práce nám může usnadnit TMS? Jednou z hlavních předností tohoto programu je účinné propojení práce všech pracovníků – dokonce i tehdy, jestliže jsou rozeseti po mnoha pobočkách.
Výhod je mnoho – od těch, které získá celá firma, až po ty, které získávají jednotliví pracovníci.
Výhody pro manažera:
- rychlý přístup k čitelným raportům,
- raport denních obratů,
- raport obratů podle poboček,
- marže konkrétních speditérů,
- raport podle klientů,
- možnost otevření vnitřní databáze,
- snadné dělení povinností,
- bezproblémové předávání povinností.
Výhody pro speditéra
- intuitivní zadávání nákladu
- možnost kopírování nákladů
- rychlé vytváření zakázek
- automatizace mnoha činností, např. program si dokáže zapamatovat již jednou zadané údaje a následně je napovídá v průběhu další příležitosti.
Výhody pro účetní
- bleskový přístup k potřebným dokumentům,
- dokumenty „připnuté” k zakázce, náklady – přímo z náhledu zakázky je možné přejít např. na fakturu za tuto zakázku,
- možnost vystavování pro forma faktur, opravných faktur, oznámení o dluhu,
- snadné monitorování plateb,
- export dokumentů do účetních programů.
TMS – výhody pro celou firmu
- účinně propojuje práci všech pracovníků,
- je dostupný on-line,
- manažer, speditér, účetní – všichni pracují s jedním nástrojem,
- všichni pracovníci mají současný přístup k požadovaným údajům,
- každý pracovník vidí jen údaje, které potřebuje.