Kalkulačka a fax již nestačí. Poznejte nejdůležitější nástroje pro práci speditéra

spedice_trans.eu

Role speditéra v oblasti organizace přepravy nákladů se vyvíjí. Dynamický rozvoj moderních technologií způsobil, že se nejen změnil charakter jeho práce, ale i nástroje, které používá v procesu řízení celého logistického procesu. Kalkulačka, fax, Excel – dosud základní pracovní nástroje – jsou vytlačovány inovačními telematickými řešeními. Speditér s telefonem v ruce a s notesem ležícím vedle stacionárního počítače je již stále méně viditelný.

Technologický vývoj přinesl pracovníkům spedičních a dopravních firem nové možnosti. Profesionálové dnes využívají integrované telematické systémy, které pomáhají co nejefektivnějším a nejrentabilnějším způsobem přepravit náklad a vykonávat správu celé flotily. Ačkoliv ještě není nástroj, který by komplexně obsloužil všechny úkoly spojené s dopravní zakázkou, tak i jen chytré využívání již dostupných řešení může poskytnout firmám konkurenční výhodu.

Odborníci připravující software pro obor dopravy, spedice a logistiky se snaží odpovídat na skutečné problémy, se kterými se potýkají dispečeři. Dodávají na trh aplikace, programy, rozvětvené telematické systémy. Vše má být především užitečné a pomáhající během každodenní práce.

Technologie nezbytná pro řízení a správu podniku

Ještě před několika lety se práce speditéra opírala o bezprostřední kontakt s klientem a se spolupracovníky (telefonické dohadování s dopravci či návštěvy u účetní se složkou faktur k vyúčtování). Mnoho činností si žádalo jeho „fyzickou“ angažovanost (např. ruční doplňování kalendáře, vyplňování dokumentů). Dnes speditérovi pomáhá technologie, která nahrazuje mnohé jeho úkony.

Telematiky umožňují:

  • optimalizovat náklady na dopravu (např. prostřednictvím likvidace tzv. návratů „na prázdno“ nebo prostřednictvím průběžného vyúčtování spotřeby paliva);
  • plánovat přepravu nákladu s využitím inteligentních a přesných silničních map;
  • komunikovat s řidičem v libovolném okamžiku;
  • sledovat polohu vozidla na trase;
  • monitorovat status zakázky;
  • vystavovat faktury – daňové doklady (a exportovat je do účetního programu), přepravní dokumenty, formuláře CMR apod.

Takové možnosti poskytují především dopravní databáze, nástroje odpovídající potřebám oboru dopravy, spedice a logistiky. Platforma Trans.eu, TimoCom, Teleroute to jsou čelní dodavatelé služeb tohoto druhu na trhu. Možnost využívat tyto nástroje je dnes pro speditéry a dopravce zkrátka standardní součástí jejich práce. Databáze je pouze jedním z nástrojů, které používají.

Při snaze optimalizovat náklady na dopravu, při snaze důkladně analyzovat výdaje nebo lépe řídit oběh dokumentů ve firmě, při likvidování ve svých kancelářích zbytečné (a časově náročné) “papírologie”, je třeba udělat krok dále – integrovat se s telematikou a hledat inovační řešení.

Pro efektivnější využití flotily a pro její řízení inteligentním způsobem vznikl WEBFLEET – nástroj, který vytvořila firma TomTom Telematics. Holenďané dodali technologii, která v sobě společně slučuje telekomunikační, informační a informatická řešení. WEBFLEET předává v rychlém tempu informace o stavu flotily a o práci řidičů. Operátor flotily zkontroluje např. styl jízdy řidiče. Pracovník, který dokáže jezdit ekonomicky, spotřebuje méně paliva. Pracovník, který dbá na bezpečnost, způsobí méně nehod, což v důsledku znamená, že vozidla mohou být déle využívána. Znalost těchto záležitostí je bezcenná. Systém transparentním způsobem rovněž vede i evidenci práce řidičů.

Dále pak opce GPS, bez které si dnes už lze těžko představit fungování firmy, umožňuje sledovat a monitorovat intenzitu dopravních zácp na trase. TomTom LINK může také analyzovat takové parametry, jako jsou: zrychlování a prudké pohyby vozidla (jako je náhlé brzdění nebo prudké zatáčení). Dokáže navíc změřit i aktuální rychlost a čas práce s volnoběhem. Tímto způsobem je možné vidět, jakým způsobem řidič řídí vozidlo a v jakém rozsahu to má vliv na množství spotřebovaného paliva. Jestliže to spotřebu ovlivňuje negativně, pak má dispečer možnost se přes systém Active Driver Feedback v každém okamžiku kontaktovat s pracovníkem a sdělit mu své připomínky. Komunikace v reálném čase pomáhá také samotnému řidiči, který se v případě jakýchkoliv problémů na své trase může rychle zkontaktovat se základnou.

Telematické systémy využívají také firmy vyrábějící nákladní vozidla. Scania Polska využívá nástroj Scania Fleet Management. Díky tomuto nástroji lze snadno analyzovat konkrétní parametry vozidla a způsob jeho provozování. Je možné mimo jiné i sledovat množství spotřebovaného paliva, náklady na opravy a prováděné prohlídky – systém v odpovídajícím čase dokonce připomene, že vozidlo by mělo projít komplexní diagnostikou.

Monitoring práce řidičů je rovněž jednou z možností FireTMS-u, programu k řízení dopravy a spedice. Nástroj má mnoho funkcí potřebných při práci speditéra. Nástroj mimo jiné umožňuje kontrolovat výdaje díky rozvětvené funkci raportování (analýza rentability zakázky, denních obratů a zisků poboček – to jsou jen některé z možností). Intuitivní vystavování faktur pomocí jednoho kliknutí, bezproblémové vyúčtování diet a služebních cest řidičů (stažení údajů na základě silničních karet a GPS), rychlé vyhledávání dokumentů v archívu (např. skeny, faktury), to jsou další řešení, která výrazně zlepšují efektivitu práce uživatele FireTMS-u.

Administrativní náklady a čas, jaký je zapotřebí věnovat organizaci chodu kanceláře, pomáhá omezit Comarch EDI Network. Systém, který nabízí klientům „rychlé a bezpečné zasílání dat mezi partnery po celém světě“. A navíc „garantuje automatizaci procesů v celém řetězci dodávek, začínajíc od objednávky, přes odběr zboží a dodání, až po fakturaci a platbu“. Při využívání EDI (čili electronic data interchange) je možné jednoduchým způsobem např. exportovat faktury. Není nutné je doplňovat ručně a např. přechovávat v šanonech. Dokumenty je možné zaslat obchodnímu partnerovi elektronickou cestou s úplným vynecháním standardní pošty. Problém s dlouhými frontami pak zmizí automaticky.

Jak optimálně naplánovat nakládku?

Jedná se o jedno z klíčových dilemat během nakládání zboží do vozidla. Otázky: “Vleze se všechno zboží do nákladního vozidla?” nebo “Co se stane, jestliže špatně odhadnu velikost zboží?” zní hlavami speditérů každý den. Chyba během etapy plánování může vystavit firmu vážným finančním ztrátám, zpoždění v přepravě, smluvní pokuty, a ve finále může znamenat i ztrátu klienta.

Chyba může být velmi drahá, proto je také velmi cenným nástrojem během plánování nakládky program Goodloading – inteligentní planer nákladů. Program umožňuje simulovat proces ukládání zboží tak, aby byly plně využity přepravní možnosti vozidla. Optimální zaplnění místa v náklaďáku nebo na přívěsu přináší konkrétní finanční výhody: umožňuje redukovat náklady na přepravu a efektivněji řídit flotilu. Dokonce i tehdy, jestliže je nutné dopravit zboží s nestandardními rozměry. V takových situacích se planer osvědčuje vůbec nejlépe.

Náhled nakládky v 3D

Uživatel si sám volí typ nákladu a vyplňuje pole týkající se parametrů. Zcela stejnou činnost provádí, když chce vybrat sladěný automobil. Může jej vybrat ze seznamu nebo ve vlastním rozsahu vepsat rozměry. Vždy má volbu. Rozhoduje o typu nákladu (např. paleta Euro), druhu vozidlové nástavby, způsobu přepravy (např. opce „stohování” umístí jedno zboží na druhém). A když budou všechna pole zaplněna, stačí kliknout na tlačítko „Vložit na vozidlo“. Výsledek práce se okamžitě zobrazí v podobě vizualizace 3D. Pokud jsme precizně zadali výpočet nákladních metrů, hmotnosti a obejmu, prostor bude optimálně zaplněn. Pokud ne, pak je možné jednoduchým způsobem editovat již vložený náklad, stačí na něj přímo kliknout a změnit chybné údaje.

Je dobré mít na paměti, že správné uložení nákladu ve vozidle není jen záležitostí maximálního využití nákladních možností flotily, ale jde také o bezpečnost vozidla. Jestliže bude hmotnostní zatížení nápravy správné, řidič si uchová dobrou schopnost řízení a brždění. Podobně se děje s tíhou nákladu, který je nutné rozložit rovnoměrně. Přetížení kterékoliv ze stran hrozí tím, že vozidlo vypadne ze silnice. Při ukládání zboží je nutné věnovat pozornost umístění těžiště zboží. Pro zachování stabilizace ve vozidle je nutné nejtěžší náklad položit co nejblíže podloží. Všechny tyto činnosti směřují k tomu, aby řidič s nákladem dojel bezpečně do cíle. Je nutné mít na paměti, že s každou dopravní nehodou mohou být spojeny škody na vozidle a s tím – náklady na opravy. A to už ani nevzpomínáme o ohrožení zdraví a života řidiče, o kterém by při své práci měl přemýšlet každý speditér.

Dodejme, že program Goodloading se dokonale osvědčuje také tehdy, když je hlavní zboží již v nákladním vozidle, ale je známo, že po opuštění základny má řidič ještě dobrat náklad z jiného skladu. Rychlý náhled na rozmístění zboží v první etapě (vizualizace 3D) okamžitě přinese odpověď na otázku, jaký (a v jakém množství) náklad lze ještě doložit. Plánující osoba již nemusí stavět pouze na své představivosti a kreslit na listu papíru.

Výše představená řešení nejsou samozřejmě všemi opcemi, které může speditér využít. Je však vidět, že obor dopravy, spedice a logistiky je pro dodavatele IT technologií velmi široký trh. Stále se objevují nové služby a nástroje, a ty, které již fungují, se stále rozvíjejí. Automatizace procesů, přechovávání (a také zpracovávání) dat na vzdálených úložištích, internet věcí, využití umělé inteligence – všechny tyto elementy jsou již nyní využívány během aktuální práce pracovníků spedice a vše ukazuje na to, že se tento trend bude i nadále prohlubovat.

Podobné články: