Přemýšlíte o tom, proč jedny dopravní firmy, které působí na trhu, zaznamenávají stálý růst příjmů a zisků, zatímco jiné firmy se potýkají s problémy v oblasti nedostatku řidičů, špatné organizace práce a v důsledku pak také s problémy v oblasti platební schopnosti?
Co odlišuje dopravní firmy, které dosahují úspěchů, od firem, které doznávají porážky? Přistup ke kontrolování nákladů a příjmů? Blízko… Schopnost získávat hodnotné obchodní partnery? Samozřejmě. Spokojení řidiči? Zcela jistě. Dobré řízení firmy? Určitě ano!
V čem však přesně vězí účinné a moderní řízení dopravní firmy? V zavedení speciálně přizpůsobeného programu, čili TMS. Jakým způsobem může takový program pomoci vaší firmě? Odpovídající program zajistí všechny nástroje, které jsou pro dopravce nezbytné pro účely komplexní správy zakázek, řízení nákladů a vyúčtovávání pracovníků.
Jaké funkce by měl obsahovat dobrý TMS?
1. Snadná správa zakázek
Dobrý TMS Vám umožní rychle a jednoduše zavádět zakázky do systému. Měl by také obsahovat jednotlivé podrobné opce, aby jej bylo možné přizpůsobit Vašim potřebám. K takovým funkcím patří: výměna palet, ADR nebo rozvinuté scénáře překládek ve skladech.
2. Vyúčtování diet, služebních cest a paušálu řidičů
Velkým usnadněním pro dopravce je vyúčtování nákladů dopravy na základě údajů ze silničních karet a převozních dokladů. Dobrý TMS Vám umožní vyúčtovat diety, služební cesty a paušál, který náleží řidiči, rychle a v souladu s právními předpisy.
3. Kontrola nákladů vozidel
Jedním z nejdůležitějších úkolů (a nejtěžší výzvou), jaké stojí před majiteli dopravních firem, je kontrola nákladů vozidla. Znalost výše nákladů umožňuje nejen tyto náklady optimalizovat, ale pomáhá také správně hodnotit rentabilitu každé zakázky. Pouze v případě, že kontrolujete náklady, můžete zvyšovat zisky a realizovat rozvoj firmy.
4. Ověřování pozice vozidel prostřednictvím GPS
Integrace s dodavateli telematiky GPS je další velkou předností programu typu TMS. Díky tomu můžete průběžné permanentně lokalizovat svá vozidla bezprostředně v dané aplikaci. Budete vždy vědět, jaká je aktuální etapa realizace dané zakázky. Pokud dodavatel telematiky dodává i takové údaje, pak můžete dokonce i kontrolovat rychlost vozidla či spalování paliva.
5. Vyhledávání doplňkových zakázek pro daná vozidla
Každý dopravce chce realizovat co největší možný počet zakázek, především pak těch „získaných během trasy“, protože je tak možné zvýšit příjmy bez značného zvyšování nákladů. Každému dopravci záleží také na tom, aby minimalizoval počet jízd bez nákladu, protože to jsou situace, kdy vozidlo generuje náklady a nerealizuje žádnou zakázku.
Moderní program TMS sám vyhledá v databázi dostupné náklady v blízkosti trasy Vašeho vozidla. Umožňuje tak zvýšit příjmy.
6. Efektivní plán nakládek
Plánování zakázek s předstihem je klíčovou potřebou v každé firmě. Optimalizování tras a odeslání vozidla na správné místo ve správném čase přináší nejen úsporu nákladů, ale především umožňuje realizovat zakázky v souladu s uzavřenými dohodami.
Pro zlepšení tohoto procesu je vhodné rezignovat na listy papíru a na tabulku v Excelu, moderní program TMS Vám zajistí funkci Plán Nakládek, díky které je možné jednoduchým způsobem plánovat nakládky pro všechna Vaše vozidla.
7. Fakturování dopravních zakázek
Dobrý TMS zvládá více úkolů a umožňuje automatizovat mnoho každodenních, pracovně náročných činností. Fakturování realizovaných zakázek je jedou z nich. Je to činnost velmi důležitá a potřebná, ale je na ni škoda Vašeho cenného času. Při využívání této aplikace již na tuto činnost nemusíte nikdy ztrácet čas. TMS připraví po ukončené zakázce fakturu. Na Vás je již jen její kontrola a odsouhlasení.
8. Monitorování plateb
Když už je faktura vystavena, pak ji můžete svému obchodnímu partnerovi rychle odeslat mailem přímo z programu.
Díky tomu je kontrolování odchozích i příchozích plateb podniku značně jednodušší a Vy budete dokonale vědět, kdy a kolik peněz dostanete.
9. Plánování tras realizace zakázky
Při zadání zakázky do systému můžete využívat mapy, díky čemuž můžete hned vědět, jaký průběh bude mít trasa Vašeho vozidla. Můžete určit trasu nejkratší, nejrychlejší nebo takovou, která bude bez poplatků.
10. Silniční karty na základě údajů z GPS
Zapomeňte na mozolné přepisování informací ze silničních karet do systému. Díky již popisované integraci s dodavateli GPS může stáhnout informace ze silničních karet a během několika sekund je zadat do systému!
Na základě takto připravených silničních karet můžete rychle vyúčtovat služební cesty, diety a paušál pro řidiče.
11. Raportování
Osoby, které řídí dopravní firmu, potřebují dostávat podrobné raporty. Dobrý TMS musí umožňovat různé raporty automaticky vytvářet a musí zajišťovat přehlednou formu prezentování potřebných údajů.
Díky těmto raportům je možné zkontrolovat mimo jiné náklady vozidel, denní obraty, provize pobočky, marže podle obchodních partnerů nebo příjmy generované konkrétními vozidly nebo řidiči.
12. Pohodlnost a jednoduchost
Programy TMS vznikly s cílem, aby Vám pomohly pracovat efektivněji a lépe. Proto by měly být intuitivní a jednoduché na obsluhu pro každého uživatele a také dostupné prostřednictvím internetového prohlížeče.
13. Rychlé a levné zavedení
Nepochybně důležité, především pro menší firmy, jsou náklady na zavedení programu typu TMS. Je důležité, aby zavedení bylo rychlé a nevyžadovalo velké náklady. V případě http://firetms.com se stačí registrovat a je možné následně využívat všechny funkce aplikace.
Díky intuitivnosti, vysoké estetice a bezplatné technické pomoci nepřinese zavádění programu žádné problémy ani ve velkých firmách.
14. Současný přístup k údajům z mnoha míst
V případě velkých firem, které zaměstnávají mnoho pracovníků a které dokonce mají několik poboček, je důležitá fungující výměna dat. Moderní TMS funguje jako programové vybavení ve vzdáleném úložišti. Každý z pracovníků má přístup k aktuálním údajům a celá firma pracuje s jedním nástrojem.
Je dobré připomenout, že aplikace by měla mít možnost přidělovat role jednotlivým pracovníkům, aby každý z nich viděl jen údaje, které jsou pro něj určeny.
15. Integrace s dopravními platformami
Propojení s transakčními platformami s nabídkami je klíčovou funkcí, protože šetří čas a umožňuje optimalizovat využití flotily.