Tachograf und fahrerkarte – datenerfassung in aller kürze

Agnieszka Szubert 19.12.2014

Viele länder, gleiche vorschriften

Dank der offenen Grenzen der Europäischen Union bildet der Straßengütertransport ein dynamisches und zukunftsweisendes Gebiet. Diese Branche wird für so wichtig gehalten, dass beschlossen wurde, die Vorschriften für diesen Bereich zu vereinheitlichen. Für Frachtführer ist dies eine sehr gute Nachricht, denn durch das Kennenlernen der aktuellen nationalen Vorschriften machen sie sich mit den Regeln vertraut, die in der gesamten Gemeinschaft gelten. Im Endeffekt unterliegt der Kraftfahrer der gleichen Pflichten hinsichtlich seiner Arbeitszeiterfassung, unabhängig davon, wo er sich innerhalb der Europäischen Union aufhält. Wie oft soll er also die Daten aus dem digitalen Tachografen und der Fahrerkarte auslesen? Mal schauen…

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Die fahrzeugdaten einmal in drei monaten

Die Pflicht, in jedem Lkw einen Tachografen zu haben, wurde in den europäischen Rechtsvorschriften über den Straßentransport geregelt: in dem AETR-Abkommen aus dem Jahr 1970 und in den Verordnungen des Rates (EWG) Nr. 3821 aus dem Jahr 1985 und des Europäischen Parlaments und des Rates (EG) Nr. 561/2006 aus dem Jahr 2006. Die erwähnten Regulierungen bilden die Basis, auf Grundlage derer die Unterzeichner des Abkommens verpflichtet sind, ihre eigenen internen Vorschriften zu verfassen.

Gemäß der Vorschriften müssen die Daten aus der Fahrzeugeinheit mindestens alle 90 Tage ausgelesen werden. Gleichzeitig wurden bestimmte Ausnahmen von dieser Regel vorgesehen – und so ist der Kraftfahrer zum sofortigen Abspeichern der erfassten Daten in folgenden Fällen verpflichtet:

  • vor einer dauerhaften Übergabe des Fahrzeugs an ein anderes Unternehmen
  • im Falle einer Fehlfunktion des digitalen Tachografen, falls die Daten trotzdem heruntergeladen werden können
  • bevor ein Fahrzeug mit einem digitalen Tachografen aus dem Verkehr gezogen wird

Zusätzlich kann das Ablesen der Daten in folgenden Fällen erforderlich sein:

  • öfter als alle 90 Tage, falls das Risiko des Verlustes der gespeicherten Informationen besteht oder
  • auf Verlangen einer berechtigten Behörde der öffentlichen Verwaltung oder einer anderen berechtigten Einrichtung

Denken sie öfter an die fahrerkarte

Außer den Daten über das Fahrzeug ist jeder Kraftfahrer dazu verpflichtet, ein Verzeichnis der eigenen Arbeitszeiten zu führen – zu diesem Zweck dient u.a. die Fahrerkarte. In ihrem Fall soll das Auslesen der Daten öfter als im Fall des Fahrzeugs erfolgen – die vorschriftsmäßige Häufigkeit beträgt mindestens alle 28 Tage.

An dieser Stelle sollte man auch die Ausnahmen von der Regel erwähnen. Das Auslesen der Fahrerkartendaten an einem anderen als dem vorgeschriebenen Termin muss in den folgenden Situationen erfolgen:

  • vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses des jeweiligen Fahrers
  • vor Ablauf des Vertrages, aufgrund dessen der Fahrer Beförderungsdienstleistungen zugunsten des sich mit Straßenbeförderungen beschäftigenden Unternehmens erbracht hat
  • vor Ablauf der Gültigkeit der Fahrerkarte

Analog zu den Fahrzeugdaten kann die Notwendigkeit, die Informationen von der Karte früher herunterzuladen, auch in den folgenden Fällen auftreten:

  • bei Gefahr von Datenverlust oder
  • auf Verlangen einer berechtigten Behörde der öffentlichen Verwaltung oder einer anderen berechtigten Einrichtung

Formalitäten bis aufs letzte detail vorbereitet

Wenn es an der Zeit ist, die Daten aus dem Tachografen und der Fahrerkarte auszulesen, denken Sie an die richtige Herangehensweise beim Auslesen der Daten. Die Informationen müssen vor allem im ursprünglichen Format abgespeichert werden. Derzeit gibt es vier solcher Formate. Am häufigsten wird das DDD-Format verwendet und – etwas seltener – das ESM-Format.

Die abgespeicherten Daten müssen 12 Monate lang aufbewahrt werden. Man sollte auf die Daten achten, denn die Vorschriften weisen deutlich darauf hin, dass die Informationen geordnet und vor eventueller Beschädigung oder unberechtigtem Zugriff geschützt werden müssen.